У трудовій книжці відображають дані про кожному робочому місці. Даний документ оформляють з моменту його видачі першим роботодавцем. Після цього працівник подає її на кожному наступному підприємстві. Фахівець відділу кадрів вносить дані згідно з визначеними інструкціями та правилами.
Головні правила
Ринок праці умовно можна класифікувати на тіньовий та офіційний. Більшість громадян прагнуть офіційно працевлаштуватися і отримати трудову книжку, яка надає переваги, пов’язані зі стажем. Вона представляє собою основний документ, в якому відображені факти трудової діяльності. Загальні правила заповнення трудової книжки регламентують певний порядок її ведення. З плином часу трудова книжка наповнюється важливою інформацією про накопичений стажі.
Відповідно до Трудового кодексу, працівник надає трудову книжку роботодавцю. Винятком будуть лише випадки, коли він є сумісником. У тому випадку, якщо раніше працівник ніде не працював, трудову книжку йому зобов’язаний виписати роботодавець. Це правило діє і тоді, коли кандидату ще не виповнилося 18 років. Основними документами, якими керується роботодавець при її оформленні, є Інструкція щодо заповнення трудової книжки, а також різні правила і норми.
Трудова книжка містить відомості про всіх організаціях, у яких раніше працював фахівець протягом усього життя. Разом з тим, якщо працівник виконує трудові обов’язки за сумісництвом і бажає, щоб інформація про іншому місці роботи була відображена в трудовій книжці, можна звернутися до роботодавця за основним місцем роботи з даної проханням. Це пов’язано з тим, що саме він здійснює зберігання документів співробітника, тому має право вносити доповнення до них. Інструкція Мінпраці щодо заповнення трудових книжок встановлює загальний порядок заповнення.
Трудова книжка містить інформацію про будь-які зміни, пов’язані зі службовим становищем. Інструкція щодо заповнення трудової книжки вимагає певним чином оформляти заохочення, переведення на іншу посаду, підвищення кваліфікації та отримання нагород. У графу 2 слід внести дату нагородження, у третій вказати особу, яка нагородила працівника з конкретизацією досягнення і види заохочення (грамота, звання тощо). Графа 4 призначена для зазначення найменування документа, на підставі якого вносять запис. Тому Інструкція щодо заповнення трудової книжки заохочення та інші нагородження регламентує оформляти певним чином. Розроблені уніфіковані правила, яких дотримуються співробітники кадрової служби.
Стягнення не фіксують в трудовій книжці. Однак якщо в результаті вчинення певної проступку працівника звільнили з роботи, що називається, «по статті», роботодавець зобов’язаний вказати дану інформацію у ній. У тому випадку, якщо вона була загублена, роботодавець зобов’язаний завести на співробітника новий документ. Постанова Мінпраці, Інструкція щодо заповнення трудових книжок зобов’язують вести їх коректний облік і оформляти при цьому спеціальну книгу по їх руху. Якщо працівник не отримав її при догляді, компанія зберігає даний документ згідно з правилами архівної справи. В результаті трудова книжка може зберігатися протягом тривалого періоду часу в компанії до запиту співробітника.
Якщо розірвання трудового договору відбувається з причин, зазначеним у 77-й статті ТК РФ, фахівець з кадрів робить запис про звільнення і вказує посилання на певний пункт норми. Якщо договір припинений у результаті виникнення таких обставин, які не залежать від волі сторін, слід внести відповідний запис.
