Оформлення трудової книжки: правила, порядок і терміни

Кожна людина, яка працює офіційно, повинен мати трудову книжку. Вона містить записи про всіх місцях, де раніше працював громадянин. Здійснюється оформлення трудової книжки на першому місці роботи, причому зазвичай саме сам здобувач повинен принести в кадровий відділ компанії даний документ, куди ставляться відповідні позначки.

Призначення документа

Необхідність у трудовій книжці прописана в ст. 66 ТК. Тут вказується, що вимагається оформлення трудової книжки при прийомі на роботу вперше, після чого цей документ слід надавати при наступному працевлаштуванні. На підставі записів з нього можна визначити трудовий стаж і інші параметри роботи громадянина.

Призначається він для різних цілей:

  • містяться дані про стаж громадянина з того моменту, коли він в перший раз офіційно влаштувався на певну роботу;
  • допомагає визначити, з якої причини пішов людина з минулого місця працевлаштування;
  • включається інформація про різні нагороди, які були надані спеціалісту за сумлінне і якісне виконання своїх посадових обов’язків.

Записи вносяться виключно працівниками відділу кадрів різних підприємств. Титульний аркуш заповнюється при першому працевлаштуванні людини, причому процес цей повинен виконуватись у присутності працівника, щоб він переконався в правильності внесення різних відомостей. На цій же сторінці їм ставиться підпис, яка підтверджує, що всі наявні дані відповідають дійсності.

Нюанси використання документа

Трудова книжка призначається для підтвердження того, що громадянин працював на тому чи іншому підприємстві. З її допомогою можна оцінити його кваліфікацію, досвід роботи і напрям професійної діяльності.

За допомогою правильного оформлення трудової книжки можна дізнатися, де саме працював громадянин, яку посаду він займав, як довго був працевлаштований в компанії, а також з якоїсь причини звільнився. Формується вона не тільки за спеціальної уніфікованої формі, закріпленій в ТК. Саме в цьому кодексі зазначаються основні вимоги до оформлення, видачі, обліку, зберігання та повернення документа.

Способи оформлення документа

Первісне його створення може виконуватися трьома різними способами. Оформлення трудової книжки вперше реалізується методами:

  • Роботодавець самостійно представляє цей документ працівникові. Цей варіант вважається найбільш поширеним. Зазвичай заповнюється документ відразу після підписання трудового договору. Якщо ж роботодавець не володіє відомостями про те, як правильно формувати та заповнювати книжку, то це може стати причиною появи проблем у майбутньому у спеціаліста з використанням цього документа при влаштуванні на іншу роботу.
  • Передача трудової книжки випускників освітніх установ. Зустрічається такий метод рідко, так як в ТК відсутня інформація про те, що дані заклади повинні видавати всім випускникам книжки. Зазвичай таке рішення приймається добровільно організаціями. Якщо у кандидата вже є трудова книжка, то він повинен повідомити про це роботодавця, щоб на нього не заводився новий документ.
  • Самостійна покупка документа. Сам громадянин, який планує вперше влаштуватися на якусь посаду в компанію, може заздалегідь подбати про купівлю трудової книжки. Найбільш часто цей спосіб використовується людьми, вже не в перший раз устраивающимися на роботу, але при цьому в книжці є записи, які вони не бажають оприлюднювати.

Кожен роботодавець повинен переконатися, що трудова книжка, отримана від претендента, правильно оформлена. Справа в тому, що нерідко громадяни самостійно вносять різні відомості в цей документ, щоб поліпшити свою репутацію найманого працівника. Але це є серйозним правопорушенням, за яке призначається адміністративна відповідальність.

Коли можна почати роботу?

За ст. 63 ТК кожна людина може працевлаштуватися офіційно після досягнення повноліття. На певних посадах і при специфічних умовах допускається працювати з 14 років, але в будь-якому випадку у претендента повинен бути паспорт. Підлітки можуть працювати виключно за наявності дозволу від батьків та органів опіки.

Незалежно від віку працівника для нього створюється окрема трудова книжка. Для цього треба здобувачеві написати спеціальну заяву. У ньому вказується, що вимагається оформлення трудової книжки, куди будуть вноситися відомості про працевлаштування громадянина.

Як отримати бланк?

Самим оптимальним рішенням вважається отримання цього документа на першому місці працевлаштування громадянина. Кожна компанія повинна формувати трудову книжку за строго встановленою формою.

Оформлення та ведення трудових книжок здійснюється відділом кадрів кожного підприємства. Вноситься перша запис у документ протягом 14 днів після того, як буде випущений наказ про прийняття конкретного громадянина на роботу. Заповнення титульного аркуша проводиться безпосередньо при самому працівника, тому він може проконтролювати цей процес.

Чим регулюється процедура?

Заповнення і ведення документа регулюється різними нормативними актами. Порядок оформлення трудової книжки міститься в актах:

  • ст. 66 ТК;
  • ПП РФ №225 «ПРО трудових книжках», в якому є дані про правила формування трудових книжок;
  • Постанова Мінпраці №69, що включає інструкцію щодо правильного заповнення даного документа.

Тому всі записи повинні вноситися тільки на підставі вимог вищевказаних офіційних документів.

Які потрібні документи?

Документи для оформлення трудової книжки представлені такими паперами:

  • паспортом громадянина, який може замінюватися свідоцтвом про народження;
  • документацією, що підтверджує наявність освіти або певних специфічних навичок, наприклад, сертифікат про проходження різних курсів або інші аналогічні папери.

Можуть попросити працедавці додатково пред’явити СНІЛС або ІПН. Але саме відомості з паспорта та документа про освіту потрібні для заповнення першого аркуша книжки.

Які дані вносяться в документ?

При його первинному заповненні потрібно вписати різні значущі відомості. Оформлення титульного аркуша трудової книжки вважається простим процесом. В нього вносяться дані:

  • Ф. В. Про нового працівника організації;
  • його дата народження;
  • наявне освіта;
  • обрана професія;
  • спеціальність нового працівника.

Особисті відомості про працівника повинні вноситися тільки на підставі паспорта, тому не допускається наявність помилок. Дані про освіту повинні вписуватися тільки при наявності відповідних документів.

Як тільки буде внесена вся інформація, правила оформлення трудової книжки вимагають засвідчення цього документа особистим підписом громадянина. Перша сторінка додатково підписується особою, що видала цей документ. Тут же ставиться печатка компанії.

Правила внесення записів

У трудову книжку потрібно вносити різні дані. Вони стосуються влаштування на роботу або звільнення з постійного місця працевлаштування. Будь-який запис у трудовій книжці повинна робитися виключно російською мовою. При постановці дат використовуються стандартні арабські цифри.

Всі дані вписуються акуратно з використанням звичайної ручки чорного або синього кольору. Можна скорочувати слова в трудовій книжці? У законодавстві чітко вказано, що всі відомості повинні вноситися без скорочень.

Кожного запису присвоюється певний порядковий номер. Інформація вписується при різних діях:

  • працевлаштування;
  • переклад на нове місце роботи;
  • звільнення;
  • нагородження працівника.

Для внесення запису в трудову книжку попередньо повинен випускатися наказ керівником компанії. При цьому дається тільки два тижні після видання розпорядження, щоб потрібні дані були внесені в трудову книжку. Не робляться записи про різних стягнення, але винятком є стягнення, результатом якого стає звільнення громадянина.

Порядок внесення даних

Правильне оформлення трудової книжки передбачає, що всі відомості повинні вноситися в правильному порядку. Тому враховуються основні вимоги і нюанси:

  • перша графа призначена для зазначення номера запису;
  • у другій графі ставиться дата, коли робиться конкретна запис;
  • далі прописуються дані про прийняття громадянина на певну посаду, про нагородження людини, його переведення або звільнення;
  • 4 графа містить підстави внесення різних відомостей, причому зазвичай для цього використовуються різні накази або розпорядження керівництва.

Цей документ представлений бланком суворої звітності, тому неодмінно процес внесення запису повинен реєструватися в спеціальному журналі руху трудових книжок. До цього журналу вносяться відомості про номер та серію документа, а також інформація про працівника. Зберігати цей бланк треба до того моменту, поки людина не звільниться з роботи.

Як виправляються помилки?

Працівники кадрової служби при заповненні документа можуть допускати різні помилки. Важливо розібратися, як виправити помилку у трудовій книжці. Неправильно зазначені дати в документі можуть стати причиною складнощів з оформленням пенсії в майбутньому, тому самі працівники повинні стежити за тим, щоб не були порушені правила формування цього документа.

Якщо є помилки в датах прийому на роботу або звільнення, то працівником виконуються дії:

  • складається письмова заява на ім’я директора компанії, де була поставлена запис, причому в цій заяві треба вказати на необхідність виправити помилку;
  • видається керівництвом фірми відповідний наказ, на підставі якого коригуються відомості;
  • фахівець відділу кадрів письмово зазначає в документі, що раніше внесений запис є недійсною;
  • вносяться вірні відомості, після чого прописується номер наказу, на підставі якого виправляється інформація;
  • вказується посада спеціаліста і його Ф. І. Про, а також ставиться печатка і підпис працівника кадрової служби.

Нерідко зовсім виявляється навіть на титульному аркуші помилка в трудовій книжці. Як виправити неправильні відомості при таких умовах? Для цього не допускається користуватися різними коректорами, тому треба тільки зробити позначку про те, що наявні дані є недійсними. Після цього вписуються нові актуальні відомості. У виняткових ситуаціях допускається закреслювати деякі слова. Виправлення неодмінно завіряються керівником компанії, а також ставиться печатка підприємства.

Коли видається дублікат?

Дублікат може видаватися тільки у виняткових ситуаціях. До них відносяться наступні:

  • в документ були спочатку внесені помилкові дані;
  • була загублена трудова книжка.

При наявності помилок доцільно виправити їх. Якщо ж є дуже багато недостовірних відомостей, то може видаватися дублікат. Для цього сам працівник повинен написати заяву на ім’я директора компанії з проханням замінити документацію. Видача документа не вимагає сплати будь-яких коштів з боку громадянина, якщо причиною заміни виступають помилки, допущені працівниками відділу кадрів. Якщо ж сам громадянин втрачає книжку, то доведеться оплачувати її вартість.

У новий бланк вносяться обережно всі достовірні й актуальні відомості, для чого обліковуються дані з минулої трудової книжки. Видається документація протягом 15 днів після передачі заяви роботодавцю. В дублікат не повинні вноситися нові відомості, а також не допускається наявність виправлень.

Нюанси видачі документа при звільненні

Керівники компанії зобов’язані при звільненні працівника передавати йому трудову книжку з уже наявною записом про припинення роботи на конкретному підприємстві.

Відомості про звільнення неодмінно завіряються підписом керівника та працівника відділу кадрів, відповідального за ведення таких книжок. Додатково ставиться печатка компанії. В кінці має бути підпис самого громадянина.

Якщо з вини роботодавця затримується видача документа, то нараховується неустойка, оплачувана керівником компанії. При таких умовах днем звільнення буде вважатися день, коли громадянин отримає на руки документ.

Висновок

Таким чином, трудові книжки вважаються значущими документами для будь-якої людини. Вони містять необхідні відомості, за допомогою яких визначається стаж громадянина, а також займані на різних підприємствах посади. На підставі цих даних можна визначити кваліфікацію та досвід спеціаліста.

Оформлення трудової книжки при прийомі на роботу проводиться працівниками кадрової служби. При здійсненні помилок під час оформлення документа слід знати, як їх правильно виправити.