Порядок дій з відновлення трудової книжки при втраті: покрокова інструкція

У трудовій книжці відображається стаж працівника і його трудова діяльність. Документ знаходиться на зберіганні в кадровій службі господарюючого суб’єкта і видається на руки працівникові при його звільненні. Не всі люди однаково зібрані і відповідальні. В результаті може відбутися втрата документів. У статті буде розглянуто, як відбувається відновлення трудової книжки.

Поняття

Відновлення трудової книжки працівнику провадиться за її псування або втрату. У першому випадку відновлюється тільки та частина, в якій містяться пошкоджені дані. До таких випадків відносяться наступні:

  • намокання книжки;
  • її обгорання;
  • випадковий розрив.

Та інформація, яку можна почерпнути з пошкодженої книжки, дублюється в нову.

Відновлення трудової книжки при втраті виконується в такій послідовності:

  • потрібно освіжити в пам’яті свою діяльність у різних господарюючих суб’єктах;
  • пройти по екс-роботодавцям, у кожного з яких треба написати заяви з проханням надання відомостей про здійснення діяльності в цьому господарюючого суб’єкта, про підвищення і нагородах, які були відзначені в цій книжці;
  • такий документ можна відправити поштою, якщо організація або ПІДПРИЄМЕЦЬ знаходяться на деякій відстані від місця проживання колишнього співробітника.

Відновлення трудової книжки роботодавцем

Іноді винуватцем втрати цього документа є не працівник, а його роботодавець. В останньому випадку відновлення має здійснюватися ним самим. Він повинен розсилати запити з колишніх місць роботи працівника.

Якщо ж роботодавець не віддає книжку працівнику або знищив її, питання має вирішуватися через суд.

За кожний день затримки документа працівник може вимагати компенсації у вигляді відшкодування середньої зарплати, а також такий по відношенню до фінансових витрат і моральному збитку пошуку документів для отримання нової трудової книжки.

Ліквідація господарюючого суб’єкта

З впровадженням ринкових відносин багато організації та ВП стали ліквідуватися. Тому при спробі звернення до них, можна виявити, що писати заяву нікому. У цьому випадку можливі три варіанти дій:

  • Зробити запит в архів, який здаються документи при ліквідації господарюючого суб’єкта. Там є документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, проте не всі організації та ВП здають після ліквідації свої справи в архів, тому цей варіант може спрацювати не завжди.
  • Можна провести відновлення трудової книжки в Пенсійному фонді, в якому є відомості про місце роботи і стаж певного працівника. Фонд розглядає подану заяву через рекомендований лист з повідомленням протягом 10 діб, після чого видає довідку, в якій вказується загальний стаж, період і місця роботи заявника, послуга надається безкоштовно, проте потрібно враховувати, що персоніфікований облік в нашій країні цим органом здійснюється не так давно, тому якщо стаж значний, то відомості про нього в ПФР будуть неповними.
  • Написати заяву в суд, який розішле запити в державні органи, уповноважені надання необхідних даних, при цьому бажано мати свідків, які можуть підтвердити, що позивач працював з ними або без них у конкретному господарюючого суб’єкта. Відновлення трудової книжки у суді є найбільш важким варіантом, до якого слід вдаватися, якщо за попереднім варіантам цей процес здійснити неможливо.
  • Отримання дубліката

    При втраті трудової книжки або якщо вона прийшла в непридатність, вона замінюється дублікатом. У ньому вказують всі місця роботи, а також стаж в кожному з них.

    При перенесенні записів ті з них, які були анульовані, в дублікат не заносяться.

    Його видачу повинен здійснювати останній роботодавець. При цьому йому потрібно подати такі документи:

    • письмову заяву;
    • документи від попередніх роботодавців.

    В якості останніх можуть виступати наступні:

    • відомості та особові рахунки на видачу зарплати;
    • виписки і накази (або їх копії) про прийом і звільнення на відповідну роботу;
    • довідки, отримані в держархівах роботи у певного роботодавця в конкретний часовий період;
    • довідки, отримані від попередніх роботодавців;
    • трудові контракти.

    Копія трудової книжки, яка не була завірена нотаріально, не є підставою для видачі повторного документа.

    Внесення записів

    В дублікат вноситься наступна інформація:

    • на першому аркуші — відомості про працівника;
    • інформація про стаж до влаштування працівника до роботодавця, виконує виписку дубліката;
    • відомості про нагороди на останньому місці роботи.

    Відновлення записів у трудовій книжці провадиться в новий документ, який повинен знаходитися в кадровій службі. На титульному аркуші в правому верхньому кутку зазначається слово «Дублікат». Цей запис може бути виконана від руки або за допомогою штампа.

    Внесення відомостей про місця роботи

    Дублікат оформляється таким же чином, як і звичайна трудова книжка. У третій графі перший запис має містити дані про стаж до пристрою до останнього роботодавця. Кількість відпрацьованих років вказується безвідносно господарюючого суб’єкта і займаної посади.

    Вписуються відомості про ІП або організації, у яких здійснював трудову діяльність співробітник. Тут вказується дата прийому на роботу та всі посади, які він у них займав. При наявності внутрішньофірмового перекладу ці відомості також переносяться в дублікат.

    Після цього вноситься інформація про звільнення з цього господарюючого суб’єкта. При цьому вказується причина, дата, назва та номер документа, що послужив підставою для звільнення.

    Після заповнення дубліката свої підписи ставить інспектор відділу кадрів, яка завіряється печаткою при її наявності в роботодавця, і працівника.

    Масове відновлення

    Воно може знадобитися в разі НС або нещасного випадку, що призвели до втрати трудових книжок всього колективу або його частини. У цьому випадку стаж співробітників відновлюється спеціальною комісією. Вона повинна скласти документ, у якому вказується:

    • період роботи працівників господарюючого суб’єкта по відношенню до кожного з них;
    • загальний трудовий стаж;
    • професії і посади.

    Створює комісію орган виконавчої влади. До її складу включають роботодавців та інших установ, які мають яке-небудь відношення до розглянутого питання.

    Після отримання роботодавцем від комісії необхідних відомостей працівникам видаються дублікати трудових книжок.

    Написання заяви

    Правилами ведення цих документів його форма не передбачена. Зразок відновлення трудової книжки буде розглянуто на прикладі написання заяви.

    У першому абзаці необхідно вказати назву останнього роботодавця. У другому наводиться підстава звернення до нього — приведення трудової книжки в непридатність, крадіжка або втрата. При псуванні останньої її краще докласти до цієї заяви. Розкрадання краще підтвердити копією заяви, поданої до відповідного відділення поліції.

    У третьому абзаці роботодавцю потрібно нагадати, що дублікат трудової книжки виготовляється і видається на руки протягом 15 днів після звернення.

    Заява краще писати у двох примірниках. Один з них віддається секретарю, а на іншому робиться відмітка про прийом, в якій вказується дата. Якщо цю позначку відмовляються проставляти, то заява надсилається рекомендованим листом з повідомленням, при цьому потрібно зробити опис вкладення. В цьому випадку 15-денний термін почнеться з моменту вручення цього листа, про що зроблена відповідна відмітка в повідомленні.

    У разі, якщо дублікат робиться роботодавцем, з яким у співробітника підтримуються трудові відносини в даний час, цей термін не діє. Документ видається на руки при звільненні.

    Обов’язково відновлювати трудову книжку?

    Відомості, що містяться в цьому документі, необхідні ПФР для розрахунку пенсії. Однак, всі дані про стаж, займаній посаді роботодавець і так надає в цей фонд. Таким чином, паперовий варіант трудової книжки для ПФР в даний час не потрібен, тому для нього її відновлювати не обов’язково.

    Людині є сенс її відновлювати, якщо він хоче, щоб новий роботодавець бачив його стаж і займані посади, а також отримані нагороди. Якщо ж він влаштовується на роботу, не маючи цього документа через його втрати або псування, то роботодавець повинен оформити нову трудову книжку. Для цього потенційний працівник повинен написати письмову заяву. Трудова книжка, оформлена заново, не є дублікатом.

    Висновок

    Строго кажучи, відновлення трудової книжки не відбувається. Замість втраченого або зіпсованого документа видається його дублікат. Його оформлює останній роботодавець з сумарною записом стажу по всім іншим роботодавцям, крім нього. При цьому винна у втраті або псуванні особа повинна самостійно збирати відомості про попередніх місцях роботи. Для отримання дубліката потрібно написати відповідну заяву останньому роботодавцю. Однак обов’язковості відновлення розглянутого документа на сьогоднішній день немає. Кожна людина повинна вирішити самостійно — треба йому це чи ні.