Настройка Outlook: інструкції та рекомендації

Наявність електронної пошти у будь-якого користувача персонального комп’ютера в сучасному світі – норма і необхідність. Хтось має один електронну адресу, хто, в силу потреб або переваг – кілька поштових скриньок. Листування з друзями, клієнтами, розсилки, оповіщення про майбутні заходи – все це стало невід’ємною частиною життя. При наявності однієї адреси перевірити надходження нових листів і відправити відповідь досить просто. Положення істотно ускладнюється у разі наявності кількох електронних адрес.

Для одночасної роботи з певною кількістю облікових записів були розроблені поштові програми. Найбільшу популярність отримав Outlook, Microsoft поставляє у пакеті установки Microsoft Office поряд з іншими програмами.

Переваги вибору Outlook в якості поштового клієнта

Використання програми від компанії «Майкрософт» дозволяє:

  • Збирати інформацію з різних поштових скриньок і серверів в одному додатку.
  • Економити час на завантаження і перегляд оновлення списку вхідних листів.
  • Налаштувати період синхронізації для поштових скриньок.
  • Застосовувати сортування, групування та призначати фільтри для надходить кореспонденції у відповідності з пріоритетами.
  • Виконувати резервне копіювання та архівування вміст поштових скриньок.
  • Оперативно відповідати на вхідні листи в одному додатку.
  • Швидко розшукувати інформацію при використанні поштових скриньок, що містять велику кількість листів.

Велика кількість функцій і налаштувань Outlook дозволяє вважати додаток лідером серед аналогічних програм від інших розробників.

За двадцятирічну історію існування поштового менеджера було випущено 8 версій, які «Майкрософт» створював по мірі розвитку і випуску нових релізів операційних систем Windows і Mac OS.

З чого почати

У користувачів, які вперше стикаються з використанням програми, часто виникають питання щодо того, які і де налаштування Outlook виконати, щоб не було проблем і збоїв при роботі з поштою. Налаштування пошти починається з додавання облікових записів при першому запуску програми.

Вітальне вікно і створення поштової скриньки

Майстер настроювання відкриє діалогове вікно, у якому досить натиснути на кнопку “Далі”.

У новому вікні, при наявності діючих електронних скриньок, необхідно переконатися у виділенні пункту “Так” і для переходу на наступний етап знову використовувати “Далі”.

Автоматична настройка

При появі вікна “Додати новий обліковий запис” пропонується вибір між автоматичним і ручним налаштуванням параметрів облікового запису. Автоматична настройка Outlook працює у випадках, коли налаштування для підключення до поштового сервера додаток здатне отримати самостійно. Для цього достатньо вказати логін і пароль до облікового запису електронної скриньки.

Ручне налаштування

Але частіше необхідно виконати додаткові налаштування пошти Outlook для коректних синхронізацій і підключення до скриньки. Доступ виконується при відкритті розділу “Налаштувати параметри сервера вручну або додаткові типи серверів”.

У розпочатому новому вікні вибирається перший варіант “Електронна пошта” з можливих видів підключення.

Інформація, обов’язкова для налаштування пошти Outlook

При переході в наступне вікно користувачеві пропонується заповнити 7 полів:

  • “Введіть ім’я” призначено для інформації про власника, наприклад, імені та прізвища, або вказується зручне скорочення. Ці дані відображаються в якості відправника в повідомленні.
  • “Адреса електронної пошти” – назва поштового облікового запису, який потрібно додати.
  • “Тип облікового запису” – пропонується вибрати один з варіантів стандартного списку. Для коректного доступу до кореспонденції потрібно POP3.
  • “Сервер вхідної пошти” – адресу прописується для одержуваних листів. Адреса формується наступним чином: pop. і адресу поштової служби. Наприклад: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. При наявності корпоративної пошти адреса серверів та параметри додаткових налаштувань можна уточнити у системного адміністратора або у розділах допомоги хостингу.
  • Аналогічним чином формується адреса для поля “Сервер вихідної пошти”, але замість pop. прописується smtp. Наприклад: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
  • У відповідних полях зазначаються логін і пароль для підключення до поштової скриньки.
  • У деяких ситуаціях (наприклад, електронна пошта створена з використанням послуг компанії-хостера) адреси серверів вхідної та вихідної пошти відрізняються від стандартних, і обмін повідомленнями можливий тільки через підключення по певному порту. Для зазначення відповідних налаштувань потрібно зайти по кнопці “Інші налаштування” в розділ вказівки і включення додаткових опцій. У новому вікні слід перейти на вкладку “Сервер вихідної пошти”. Якщо хостер або компанія, що надає поштові послуги, вимагають SMTP авторизацію, необхідно встановити галочку поруч із “SMTP потребує автентифікації”. В полях “Ім’я користувача і пароль” зазначаються відповідні дані. Галочка навпроти “Запам’ятати пароль” дозволить уникнути введення пароля кожен раз для синхронізації даних. Для зазначення додаткових параметрів підключення необхідно виконати перехід на закладку “Додатково”. У цьому розділі слід прописати номери портів для підключення до сервера вхідної та вихідної пошти. Необхідно пам’ятати, що номери відрізняються, і потрібно проявити увагу при введенні даних. Поруч з “Потрібно шифроване з’єднання (SSL)” повинна бути встановлена галочка, а в якості типу шифрування – SSL.

  • Збереження налаштувань виконується після натиснення кнопки ОК.

По завершенні введення даних для електронної скриньки можна перевірити коректність роботи натисканням на кнопку “Перевірити обліковий запис”. Якщо виникли помилки, програма повідомить про те, що трапилося, вказавши причину. Досить усунути проблему і повторити перевірку налаштувань.

Якщо всі правильні налаштування, будуть виконані підключення до поштового акаунту і відправка тестового повідомлення.

Завершення роботи майстра програми та закриття вікна виконується натисканням на кнопку “Готово”.

При необхідності внести зміни в налаштування, додати або видалити поштову скриньку слід знайти розділ “Налаштування облікових записів” у меню “Файл”.

Робота з папками. Правила Outlook

Робота з Outlook також передбачає можливість створення папок і правил, які дозволяють в подальшому здійснювати автоматичну сортування вхідної кореспонденції у відповідності з заданими вимогами і потребами. Використання цієї функції допоможе заощадити час на перегляд отриманих листів і дізнатися про надходження вхідного важливого повідомлення практично моментально.

Для створення нової папки достатньо виконати наступну послідовність маніпуляцій:

  • У лівому меню навігації потрібно знайти і виділити курсором папку “Вхідні”.
  • В меню “Файл” клікнути мишкою на “Папки”, далі вибрати «Створити папку».
  • В області “Ім’я папки” задати потрібну назву. Слід переконатися, що в нижній області Вміст папки” обраний вид “Елементи типу пошта”, а в якості батьківської папки “Помістити в папку” обрана саме основна папка.
  • Завершення створення нової папки виконується після натиснення кнопки ОК.

Далі можна сформувати правила, на підставі яких буде виконуватися сортування листів по папках. Налаштування Outlook і правила прописуються з урахуванням кінцевої папки, куди повинно потрапити вхідне повідомлення, і набором параметрів, в якості яких можна вказати тип письма, відправника, ключові слова, що знаходяться в темі або тексті кореспонденції. Крім цього, можна встановити певний колір для повідомлень від конкретного відправника або особистих листів. Доступ до створення, редагування та видалення правил виконується через пункт «Сервіс», «Правила й оповіщення».

Як скинути налаштування

При необхідності скинути налаштування Outlook до вихідного стану достатньо видалити обліковий запис файлу даних для підключених акаунтів через «Панель управління» в розділі «Пошта». Процедура займає кілька хвилин і дає можливість настроїти Outlook з додаванням нових поштових скриньок.

Після більш глибокого вивчення можливостей Outlook рекомендується використовувати додаток не тільки в якості поштового клієнта, але і як записну книжку, органайзер і планувальник подій. Слід зазначити, що в останньої випущеної версії пакету Microsoft Office багато причин для нарікань користувачів були усунені і програма отримала нові можливості для більш ефективної роботи.