Вечір зустрічі випускників, незалежно від того, де він проходить і кого збирає, вимагає серйозної підготовки і відчутних витрат. Як правило, одній людині осилити організацію такого свята і підготовку до нього досить важко.
Зараз часто користуються послугами агентств, однак результат роботи професіоналів не завжди відповідає очікуванням і може відрізнятися від того варіанту свята, який хотілося влаштувати. Тому краще братися за справу самостійно, бажано компанією з двох, трьох або чотирьох осіб.
З чого почати?
Почати готувати вечір зустрічі випускників потрібно з визначення кількості учасників. Тобто слід вирішити, кого збирати – весь випуск, один клас або групу. Запрошувати педагогічний склад і кого саме з учителів кликати. Від кількості потенційних учасників та гостей заходу залежать усі інші моменти.
Далі потрібно розшукати всіх тих людей, яких планується зібрати. Планується провести вечір зустрічі випускників у школі або ж належить студентська вечірка в ресторані – розшук учасників є найважливішим, довгим і важким етапом підготовки.
Після того, як знайдені всі можливі координати, з людьми слід списатися або зателефонувати, а не просто вислати їм запрошення. Це необхідно зробити, оскільки хтось не піде, а хтось захоче прийти не один. Обдзвонити або ж списатися потрібно і з педагогами. Не слід виключати учасників заздалегідь, орієнтуючись на власні уявлення. Тобто, якщо, наприклад, вечір зустрічі випускників буде проходити в Москві, а хтось з потенційних учасників проживає у Владивостоці, не слід вирішувати самостійно, що людина не приїде.
Потрібно уточнювати переважний час і дати у кожного з тих, хто відвідає вечір, в тому числі і у педагогів. Так само слід акуратно запитати про фінансові можливості, тобто поцікавитися тим, яку суму людина готовий виділити на організацію заходу.
Після цих первинних етапів на руках у організаторів виявиться повний список гостей і учасників заходу, що містить інформацію про їхній вільний час і фінансові можливості.
