Технологія прийняття управлінських рішень: вимоги, методи та аналіз

Технологія розробки і прийняття управлінських рішень є критично важливою для тривалої ефективної роботи будь-якого підприємства. Адже від їх якості та адекватності залежить успіх і процвітання керованої організаційної структури.

Загальна інформація

У більшості випадків керівники не вдаються до консультаційних послуг. Вони виробляють рішення самостійно, покладаючи на себе всі ризики. Щоб збільшити ефективність підприємницької діяльності та забезпечити комунікаційні процеси, використовується технологія прийняття рішення. Реалізації управлінського рішення повинна здійснюватися з виконанням вимог оптимальності, законності, ефективності, конкретності, простоти форми та ясність змісту. Для контролю бажано наявність механізмів саморегуляції. Зокрема, можна забезпечити наявність зворотного зв’язку у сфері управління. Сьогодні не існує єдиної універсальної технології процесу прийняття управлінських рішень, яку можна використовувати де завгодно. Це пов’язано з тим, що кожен керівник володіє специфічними навичками і підходами до вирішення проблем. Так, в залежності від рівня складності прийнятих рішень змінюється кількість етапів і процес прийняття рішень. Крім цього, не слід забувати про особистісні характеристики. Адже вони сприяють різної діагностиці причин виникнення, а також оцінки серйозності управлінської проблеми. Але якщо технологія процесу прийняття управлінських рішень все ж розроблена і застосовується, то це дозволяє забезпечити професійне виконання функцій і досягати поставлених цілей. А необдумані і необґрунтовані рішення сприяють фінансових втрат та банкрутства підприємств. Від своєчасності, раціональності і ефективності залежать конкурентоспроможність, а також успішне функціонування і навіть розвиток підприємства.

Управління діяльністю компанії

Підприємництво має свою специфіку господарської роботи. Як правило, воно супроводжується підвищеним ризиком. Технологія розробки і прийняття управлінських рішень для підприємців володіє цілим рядом особливостей. Розглянемо їх короткий список:

Концентрація виконання управлінських функцій на одній людині, а саме керівника.

Процес аналізу, формування, прийняття та реалізації займає дуже невеликий період часу.

Керівники не вдаються до послуг консалтингових компаній. Вироблення рішення проводиться самостійно. Тому на них покладаються всі наслідки і ризики прийняття непродуманих і помилкових рішень.

Власники комерційних структур часто одночасно є також їх керівниками.

Як виглядає технологія прийняття рішення? Реалізації управлінського рішення після його вироблення сильно відрізняється від інших практик? По суті, вона являє собою логічно упорядковану послідовність етапів, на кожному з яких виконується певний набір процедур. Їх реалізація дозволяє вибрати найкращий варіант вирішення існуючої проблемної ситуації. При цьому проводиться аналіз внутрішнього та зовнішнього середовища, цілей та обраних критеріїв. Враховується потенціал і перспективи розвитку організації. Але, як ми пам’ятаємо, не існує єдино вірного рецепта. Хоча можна говорити про основні технології прийняття управлінських рішень, які використовуються в цій справі. Що мається на увазі?

Інформаційні технології

Комп’ютерна техніка увійшла в наше життя всього кілька десятиліть тому. Але як вона змогла перетворити її! Ефективна підприємницька діяльність і адекватні управлінські рішення на скільки-небудь невеликої організації складно уявити без інформаційних технологій. На них базуються і забезпечується безліч комунікаційних процесів. Крім цього, вони дозволяють більш оперативно діяти, розробляти та приймати рішення. Коли на ринку відбуваються різкі зміни, скорочується тривалість циклу, спостерігається нестійкий споживчий попит, то важливо мати адекватні дані, на яких і буде будуватися стратегія і тактика роботи. Що можна навести в якості інформаційних технологій? В першу чергу, це телефонний зв’язок. З її допомогою можна оперативно керувати на тактичному рівні, зв’язуватися з необхідним фахівцем та інше. Також якщо необхідно провести нараду з декількома фахівцями на значній відстані, то можна використовувати теле-, аудіо – і відеоконференції. Не слід забувати і про можливості бухгалтерської, фінансової та управлінської звітностей. А також про засоби їх формування. Зараз немає потреби перебирати велику кількість паперів і/або шукати підсумкові значення. Впровадження інформаційних технологій дозволило перемістити цю монотонну роботу в комп’ютер, вивудити з якого потрібні дані на порядок легше. Адже немає потреби шукати потрібні папери серед різної макулатури. До того ж можна поставити задачу формування і виведення на екран необхідного масиву інформації, якщо його немає. Благо сучасні системи обробки даних мають надзвичайно широким функціоналом.

Про управлінському рішенні

Що воно собою являє? По суті, це вибір, який повинен виконати людина, що приймає рішення (ЧПР), щоб виконати завдання, покладені на нього посадовими обов’язками. Як його можна розглядати? Виділяють два основних моменти:

Рішення у ролі процесу вибору певного варіанта з декількох доступних альтернатив. В якості критерію вибору можна обрати необхідні зусилля, ризики, вкладення (вартість, витрати), часові терміни, ступінь просування до визначеної мети.

Рішення у ролі результату вибору певного варіанта з безлічі альтернатив. При цьому не виключена можливість обрати більш ніж один.

З цього можна зробити висновок, що рішення – це вибір найкращої, на думку ЧПР, альтернативи з доступного безлічі, кожен представник якого може бути реалізований на практиці і принести певний кінцевий результат. Аналіз технології прийняття управлінських рішень дозволяє говорити про те, що оптимальною є така послідовність:

Розробка і встановлення мети.

Аналіз існуючої ситуації на базі доступних даних.

Формування та обґрунтування набору критеріїв результативності (ефективності) з наступною оцінкою можливий наслідків при виборі певного варіанта.

Визначення оптимального рішення з доступного безлічі.

Затвердження та прийняття обраного варіанту.

Конкретизація з подальшим доведенням до відома виконавця з метою реалізації.

Про стадіях

Вимоги і технологія прийняття управлінських рішень, по суті, є основою менеджменту. Це специфічний процес діяльності, який безперервно здійснюється на всіх рівнях керівництва. В самих загальних рисах він може бути розглянутий комбінацією трьох стадій:

Підготовка управлінського рішення. На цій стадії проводиться аналіз існуючої ситуації, оцінюється зовнішня і внутрішня середовище підприємства, проводиться пошук, збір і обробка необхідної інформації. Крім цього, увага приділяється діагностиці і конкретизації проблеми, яку необхідно вирішити.

Прийняття рішення. На підставі наявної інформації ведеться розробка і оцінка доступних варіантів рішень, а також дій, що потрібні для їх реалізації. Створюється система критеріїв, яка дозволить вибрати оптимальний підхід для досягнення поставленого завдання.

Реалізація рішення. Передбачає наявність та виконання комплексу заходів, спрямованих на деталізацію та доведення до відома конкретних виконавців, здійснення контролю за їх виконанням, внесення необхідних коректив і проведення оцінки отриманого результату.

Ось, основи технології прийняття управлінських рішень вже є. Але чи можна якось деталізувати процес? Так, для цього необхідно поділити на етапи та окреслити окремі процедури, що будуть в них включені. Як орієнтир можна взяти нижерасположенную схему.

Етапи і процедури

У розглянутій моделі технології підготовки та прийняття управлінських рішень виділяється шість окремих складових. Вони ж – етапи. У них включені окремі процедури:

Аналіз проблемної ситуації. В першу чергу йде планова діагностика. Вона проводиться для виявлення потенційних загроз, а також існуючих проблем. Виявляються і фіксуються симптоми незадовільної ситуації, а також корінь проблем. Це може бути зміна зовнішнього/внутрішнього середовищ або неадекватне управління. Після цього проблемна ситуація оформляється в конкретну задачу, щоб її можна було успішно виконати.

Розробка управлінського рішення. Аналізується зовнішня/внутрішня середовище підприємства. Визначаються цілі. Розробляються критерії їх досягнення. Генеруються варіанти можливих рішень. Проводиться їх оцінка та узгодження. Вибирається оптимальний варіант. Після цього він затверджується.

Реалізація управлінського рішення. Здійснюється шляхом зміни параметрів керованої системи.

Контроль реалізації рішення. Здійснюється спостереження за виконанням шляхом зіставлення фактичних параметрів з плановими.

Оцінка ефективності прийнятого рішення. Для цього використовується величина додаткового прибутку, отриманої на одну одиницю грошових коштів, які були вкладені в розробку та реалізацію. Додатково можна взяти і контроль.

Вдосконалення процесу розробки і реалізації управлінського рішення. Аналізуються дані про інформаційної підготовки та якості виконання попередніх етапів. Розширюється інструментарій для розробки і реалізації управлінського рішення.

Про якісному аспекті

Передбачити адекватну технологію – це ще половина справи. Необхідно простежити за тим, щоб вона виконувалась. Тобто необхідно забезпечити єдиний механізм, який буде підтримувати цілісність і послідовність описаних процедур на кожному етапі. Це дозволить збільшити якість виконання і одержати більш задовільні результати на стадії контролю. Що ще дозволить отримати більш приємний результат? На якість впливає:

Правильна постановка (розпізнавання) проблем.

Якість одержуваної інформації (своєчасність, релевантність, достовірність).

Ціннісні орієнтири і кваліфікація ЧПР.

Щоб підвищити загальну ефективність, необхідно приділити увагу ще й планування, обліку, аналізу і контролю. Тобто слід створити єдину систему збору, обробки та узагальнення інформації. Якщо такі дані передавати тим, хто приймає рішення, то якісний показник їх роботи покращиться. Адже рішення, прийняті на повній і достовірній інформації, є більш ефективними і всеосяжними, ніж ті, що з’являються за допомогою інтуїції. Як можна ще поліпшити їх якість? В роботі дотримуйтесь ось таким десяти принципам:

Перш ніж починати вникати у деталі, слід оцінити проблему в цілому.

Не потрібно приймати рішення, поки не розглянуті всі можливі варіанти.

Сумнівайтеся.

Необхідно оцінити проблему з кількох точок зору.

Шукайте аналоги або модель, яка допоможе краще зрозуміти суть вирішується питання.

Варто задавати багато питань.

Не треба задовольнятися першим рішенням, що прийде в голову.

Не слід нехтувати науковим підходом.

Має сенс послухати фахівців.

Потрібно пам’ятати, що проблеми розглядаються людьми з їх унікальною точки зору.

Про вимоги

Якщо вирішується важливе питання, що необхідно чекати від процесу? Наприклад, у нас є інформаційні технології прийняття управлінських рішень. Для них необхідна комп’ютерна техніка. Але ось що з тими рішеннями, які приймаються в людській голові? Як бути в цьому випадку? Щоб уникнути різних проблем, управлінські рішення повинні відповідати таким вимогам:

Мати ясну мету. У протилежному випадку говорити про прийняття обґрунтованих раціональних рішень не доводиться.

Бути обґрунтованими. Для рішення повинна бути кількісна/розрахункова основа, яка і пояснює мотив вибору саме його з цілого ряду інших.

Мати адресата, а також терміни виконання. Тобто необхідно подбати про те, щоб рішення виконував певна особа або підрозділ. Також не слід забувати про обмеження в часі.

Не бути суперечливим. Необхідно передбачити, щоб рішення збігалося з вимогами внутрішніх і зовнішніх обставин. А також з подіями, які мали місце, і що плануються.

Правомочність. Тобто необхідно, щоб рішення мало базу у вигляді нормативних документів, розпоряджень і вказівок керівників. При цьому необхідно враховувати їх права і обов’язки, а також працівників, які обрані в якості виконавців.

Ефективність. Необхідно, щоб рішення було найкращим у плані очікуваного результату.

Конкретність. Воно повинно відповідати на питання, де, коли і як діяти.

Своєчасність. Приймати рішення необхідно тоді, коли воно може сприяти реалізації поставленої мети.

Повнота, стислість, чіткість, зрозумілість виконавцю без додаткових роз’яснень і уточнень.

Ось така організація і технологія прийняття управлінських рішень дозволить максимізувати одержуваний результат.

Про методи

Це єдиний аспект, який залишився не розглянутим. Слід зазначити, що методи і технологія прийняття управлінських рішень при своїй комбінації дозволяють отримати дуже точні і достовірні результати. Хоча для одночасного використання необхідний фахівець високого класу. До речі, методів дуже багато. Тому розглянуті будуть лише найбільш популярні з них:

Теорія гри. Цей метод використовується для моделювання результату рішення в умовах невизначеності. Наприклад, при наявності конкурентів.

Теорія черг. Відома також як модель оптимального обслуговування. Використовується для того, щоб розрахувати найкраще число каналів для взаємодії з відвідувачами і кількісну потребу в них.

Моделі управління запасами. Застосовуються для визначення потрібної кількості ресурсів і готової продукції на складах.

Модель лінійного програмування. Використовується для оптимального розподілу дефіцитних ресурсів, коли є конкуруючі потреби.

Дерево рішень. Це модель, яка будується в графічній формі. При цьому наносяться всі кроки, що можна зробити, і оцінюються різні альтернативи.

Імітаційне моделювання. Передбачає створення спрощеного побудови існуючої ситуації, внесення коригувань і оцінку результату з подальшим застосуванням в реальності.

Економічний аналіз. Об’єднує в собі методи оцінки економічних вигод та витрат. Може бути використовувати і для розрахунку відносної рентабельності діяльності підприємства. Наприклад, для аналізу точки беззбитковості.

Платіжна матриця. Це метод статистичної теорії рішень. Його використовують, якщо необхідно вибрати один з декількох схожих за результатами варіантів.

Прогнозування. Метод, який базується на використанні нагромадженого у минулому досвіду з метою застосувати його для побудови припущень на майбутнє.

Висновок

На жаль, але однією теорією в рамках невеликої статті охопити все складно. Можна було б розповісти ще й про цільові технології прийняття управлінських рішень, які використовуються для окремих завдань, привести приклади з реального життя чи показати, як розраховувати ситуації з розглянутих вище методів. Але, на жаль, не вистачить розміру статті. Для цих цілей більше підійде написання книги. Крім цього, не зайвим було б змоделювати роботу технології з описаних етапів і процедур. Але якщо є розум і розуміння матеріалу, то наданої теоретичної бази повинно вистачити, щоб мати уявлення про те, як і куди рухатися. Адже одними знаннями без практики ситий не будеш. Отриману інформацію завжди необхідно закріплювати, якщо немає бажання попрощатися з нею.