Як правильно проводити співбесіда: поради, тонкощі та рекомендації

Перед походом на співбесіду здобувач завжди ретельно готується і дуже переживає. Але для потенційного роботодавця цей процес не менш хвилюючий. Важливо точно передбачити, наскільки хорошим співробітником буде людина, що сидить перед вами, розпізнати обман, якщо такий має місце. Ну і звичайно ж, потрібно представити свою організацію в найкращому світлі. Тому роботодавцю просто необхідно володіти усіма тонкощами процесу і вміти правильно проводити співбесіду.

Основні формати співбесіди

Щоб розібратися, як проводити співбесіду, насамперед потрібно зрозуміти, у якому форматі воно буде проводитися. На даний момент найбільш поширені такі:

• Структуроване. Проходить у відповідності з наміченим сценарієм і тимчасовим регламентом. Роботодавець проводить співбесіду, використовуючи заздалегідь складені і чітко сформульовані запитання.
• Стресове. В ході співбесіди роботодавець намагається поставити здобувача в незручне становище або вивести його з емоційної рівноваги. Це досягається шляхом обмеження часу на обмірковування або несподіваних провокаційних питань.
• Ситуаційне. В ході співбесіди претендент потрапляє в умови, схожі з реальними робочими. Наприклад, претендент повинен “продати” роботодавцю ручку. Це дає можливість оцінити професійні навички претендента на посаду.
• Спрямоване на виявлення компетенцій. Роботодавець складає перелік компетенцій, істотних для певної посади. За допомогою запитань і завдань виявляється ступінь відповідності кандидата встановленим вимогам.
• Віддалене. Відбувається за допомогою відеозв’язку для встановлення первинного візуального контакту. Такий формат актуальний при пошуку співробітника на віддалену роботу або в якості попереднього етапу відбору перед серією реальних співбесід.

Стилі проведення співбесіди

Плануючи, як провести співбесіду, менеджер по найму може дотримуватися одного з трьох стилів. А саме:

• Строгий. Проводиться у форматі “питання-відповідь” по заздалегідь складеним планом-сценарієм. Актуальний при бесіді з претендентом на посаду рядового співробітника, а також з кандидатами, які не мають досвіду роботи.
• Вільний. Нагадує невимушену дружню бесіду, в ході якої зачіпаються як робітники, так і абстрактні теми. Актуальний, якщо рекрутер впевнений у професійних якостях і досвід здобувача.
• Змішаний. Сувора структурована бесіда плавно переходить у вільний формат.

Як проводять співбесіду на посаду: базові правила для керівника

На жаль, багато сучасні керівники думають, що конкуренція на ринку праці – це боротьба претендентів за робочі місця. Але з таким ставленням до питання досить важко знайти хороших працівників. Досвідчені менеджери знають, що серед керівників підприємств також ведеться запекла боротьба за кваліфіковані кадри. Тому роботодавець повинен готуватися до інтерв’ю не менш ретельно, ніж здобувач. Ось чотири базові правила, як проводити співбесіду:

Підготовка приміщення. У кабінеті, переговорної (або іншій кімнаті, де буде проходити співбесіда), має бути чисто, всі речі повинні знаходитися на своїх місцях. Перед тим як проводити співбесіду при прийомі нового співробітника, потрібно заздалегідь провітрити приміщення і при необхідності включити кондиціонер на комфортну температуру. Важливо подбати про наявність канцелярського приладдя та необхідних документів.

Комфортний емоційний фон. Завдання інтерв’юера – розрядити обстановку, щоб кандидат не нервував і відчув доброзичливе ставлення. Тому починати співбесіду потрібно з якихось абстрактних питань. Наприклад, поцікавитися, як здобувач дістався до місця призначення, чи довго він шукав потрібну будівлю.

Пунктуальність. Керівник (або його уповноважений представник) повинен з’явитися на співбесіду в строго призначений час. Запізнення – це демонстрація зневажливого ставлення до потенційному співробітнику і недисциплінованості в організації. Якщо інтерв’юер запізнюється з-за форс-мажорних обставин, кандидатові потрібно створити максимально комфортні умови для очікування або вибрати зручну дату для перенесення зустрічі.

Самопрезентація. Почніть розмову з розповіді про організації – специфіку роботи і ключових етапах розвитку. Також дайте можливість претенденту у вільній формі розповісти про себе.

Портрет ідеального співробітника

Потрібно чітко знати, хто саме вам потрібен, незалежно від того, чи шукаєте ви двірника або менеджера з продажу. Як проводити співбесіду в будь-якому з цих випадків? Першим ділом складіть портрет ідеального співробітника. Він включає такі елементи:

• Назва посади та її короткий опис.
• Продукт праці. Це те, чого ви в результаті чекаєте від співробітника. Наприклад, від пекаря очікують смачний хліб, а від продавця – обсягів реалізації.
• Детальний опис обов’язків. Це все те, що повинен робити працівник, щоб зробити продукт праці.
• Навіщо потрібен цей співробітник. Це перелік проблем, які вирішаться після найму.
• Професійні якості і навички, необхідні для виконання роботи.
• Особисті якості, які істотні для даної професії і посади.

Базовий набір питань

Перед тим як проводити співбесіду, потрібно скласти перелік питань здобувачеві. Як не дивно, цей момент багатьох роботодавців вводить в глухий кут. Тому буде корисно знати перелік базових питань, який можна зменшувати або доповнювати:

“Розкажіть про себе”. Добре, якщо здобувач веде оповідання чітко і ясно, а не затинається і не мимрить. Також зверніть увагу на зміст монологу. Якщо співрозмовник не переповідає свою біографію, а відразу переходить до професійних питань, це характеризує його як доброго працівника.

“Які ваші погляди на життя?”. З відповіді на це питання ви зможете оцінити, як здобувач реагує на труднощі, як підходить до вирішення проблем, що склалися.

“Чому ви хочете працювати на цій посаді?”. Важливо, щоб ваш співрозмовник сказав не тільки про кар’єрні перспективи, а також повідав про деяких специфічних моментах роботи, якими він глибоко цікавиться.

“Чому саме ви повинні зайняти цю посаду?”. Безумовно, відповідаючи на це питання, здобувач почне розповідати про свої переваги. Тільки хтось зробить це абстрактно, а хтось призведе конкретні приклади своїх досягнень, що значно краще.

“Розкажіть про свої недоліки”. Хороший працівник не буде розповідати про вади свого характеру. Він акцентує увагу саме на тому, що стосується роботи. Більш того, виставить свої недоліки перевагами (скрупульозність, підвищена вимогливість, працьовитість і так далі).

“Чому ви пішли з попереднього місця роботи?” (якщо здобувач раніше працював). Зверніть увагу на те, як людина висловлюється про попередньому колективі і керівництві. Професіонал, швидше за все, не буде говорити про конфліктні моменти і не буде поливати брудом колишнього начальника.

“Чи є у вас інші варіанти працевлаштування?”. Хорошого фахівця, як правило, приходять запрошення відразу в кілька організацій.

“Як ви бачите своє життя через 5-10 років?” Хтось почне розповідати про власному будинку і великій родині, а хороший фахівець повідає вам про свої кар’єрні плани у рамках вашої організації. Погано, якщо здобувач не вміє мислити в довгостроковій перспективі.

“Що б ви хотіли покращити у роботі нашої організації?” На дане питання на першій співбесіді відповість далеко не кожен. Але якщо ваш співрозмовник зможе щось запропонувати, це означає, що він достатньо глибоко цікавився роботою підприємства.

Додаткові питання

Перед тим як проводити співбесіду при прийомі на роботу, потрібно заготовити не тільки базові, але і додаткові нестандартні питання. Ось що потрібно запитати у претендента, щоб трохи краще дізнатися його:

• “Опишіть ідеальне робоче місце”. Це допоможе вам розібратися, наскільки умови праці у вашій організації відповідають запитам співрозмовника. Відповідно, ви зрозумієте, як потенційний працівник буде ставитися до роботи.
• “Що міг би сказати про вас попередній роботодавець?” Відповідь на це питання дозволить вам оцінити об’єктивність самооцінки та рівень самокритичності. Добре, якщо у вас будуть контакти попереднього рекрутера, щоб ви могли оцінити правдивість слів співрозмовника.
• “Як ви плануєте вливатися в новий колектив?” Відповідь допоможе вам зрозуміти, не налаштований здобувач конфліктувати і розкладати дисципліну.
• “Поясніть значення (професійний термін) дитині”. Це питання допоможе вам зрозуміти, чи дійсно претендент на посаду добре розбирається в темі або просто оперує завченими визначеннями.
• “Як ви вчините, якщо під час відпустки з родиною вас терміново викликають на роботу?” Тут важливо оцінити щирість і чесність кандидата, а не його готовність трудитися, нехтуючи особистим часом.
• “За що ви отримували зарплату на попередньому місці?” Як не дивно, багатьох шукачів це питання вводить в глухий кут. Це відображає ставлення до роботи, а також знання посадових обов’язків.

Заборонені теми

Щоб зрозуміти, як правильно проводити співбесіду, потрібно знати, які теми не можна зачіпати в розмові з кандидатом. Ось про що йде мова:

• Релігія. Віросповідання не може бути причиною відмови в прийомі на роботу. А претендент може прийняти таке питання як образу.
• Політичні погляди (з тієї ж причини).
• Особисте життя. Часто інтерв’юери задають дівчатам питання з приводу планів на створення сім’ї і народження дітей. Побоювання рекрутерів з приводу того, що новий співробітник піде в декрет, зрозумілі, але в такому випадку відмова може бути сприйнятий як гендерна дискримінація.
• Інтимне життя. Подібні питання не мають відношення до роботи. До того ж вони можуть бути сприйняті як домагання.
• Стан здоров’я. Претендент не зобов’язаний повідомляти вам про свої захворювання, якщо тільки вони не завадять йому виконувати посадові обов’язки.

Як готуватися до співбесіди

Далеко не всі керівники знають, як правильно проводити співбесіду, та здійснюють процедуру досить формально. Тим не менш рекрутер повинен готуватися до цього заходу не менш ретельно, ніж здобувач. Ось на що звернути увагу:

• Складіть чіткий перелік питань. Обов’язково запишіть їх, щоб вам не доводилося витрачати час на обдумування.
• Складіть оціночну таблицю. Наприклад, по рядкам будуть розташовані параметри, а по стовпцях – критерії оцінки. Такі таблиці особливо корисні, якщо ви розглядаєте відразу кілька кандидатів на заміщення посади.
• Складіть невеликі професійні тести. Буквально 10 питань по специфіці роботи буде достатньо, щоб зрозуміти, як здобувач розбирається в питанні.
• Подбайте про зовнішність. Інтерв’юер – це особа організації в очах здобувача. Неохайний зовнішній вигляд може відштовхнути.
• Стабілізуйте емоції. Перед тим як провести співбесіду, роботодавцю потрібно відкинути весь негатив, пов’язаний з робітниками або особистими неприємностями. Піддавшись емоціям, ви ризикуєте втратити цінного співробітника або зіпсувати репутацію фірми.

Поради від досвідчених рекрутерів

Про те, як проводити співбесіду при прийомі на роботу, краще за все вам розкажуть рекрутери. Ось які поради вони дають новачкам:

• Не витрачайте свій і чужий час. Якщо з перших хвилин співбесіди ви зрозуміли, що чоловік вам не підходить, не варто проводити співбесіду до кінця з ввічливості. Вибачитеся і чесно опишіть ситуацію.
• Не беріть на роботу “не своїх” людей. Якщо людина не підходить вам по духу, швидше за все, ви не вибудуєте з ним плідних робочих стосунків, навіть якщо він – чудовий фахівець.
• Звертайте увагу на мову жестів. Якщо людина метушиться, постійно чіпає ніс і вуха, ховає долоні і не дивиться в очі, значить, він нещирий.
• Використовуйте психологічні тести. Співрозмовник може намагатися вас обдурити і прикрасити свої достоїнства, але тест він не обдурить.
• Контролюйте співрозмовника. Якщо ви помічаєте, що претендент починає говорити на сторонні теми, не соромтеся повернути його до суті питання.
• Укладетеся в 30 хвилин. Півгодини цілком достатньо, щоб отримати розгорнуте думку здобувача.

Ще кілька рекомендацій для початківців рекрутерів

Не можна ставитися до співбесіди формально. І для роботодавця, і для претендента воно є серйозним і часом доленосним заходом. Ось ще кілька рекомендацій, як правильно проводити співбесіду при прийомі нового співробітника:

• Конспектируйте. Записуйте ключові моменти у відповідях здобувача. По закінченні співбесіди сформулюйте короткий висновок.
• Закінчуйте співбесіду на позитивній ноті. Незалежно від результатів, ви повинні по-хорошому розлучитися з претендентом. Це складова частина репутації вашої організації.
• Будьте ввічливі. Говоріть співрозмовнику: “будь Ласка”, “Дякую”. Якщо ви бачите, що людина нервує, не тисніть на нього.
• Відмовляйте аргументовано. Недостатньо просто сказати співрозмовнику: “Ви нам не підходите”. Потрібно вказати об’єктивні причини, виділити недоліки здобувача.
• Поважайте час здобувача. По закінченні співбесіди дайте людині точні дані з приводу того, як і в які терміни йому повідомлять про результати.

Як проводити співбесіду з кандидатом на посаду: зарубіжний досвід

На вітчизняному ринку праці культура рекрутингу почала зароджуватися з приходом іноземних компаній. За кордоном питання “Як проводити співбесіду?” завжди приділялася пильна увага. Найбільший інтерес викликають чотири моделі:

• Британська. Рекрутери цієї держави особливу увагу приділяють особистих питань. Шукачів запитують про біографії й сімейних традиціях. Також приділяється увага родинним зв’язкам.
• Німецька. Перш ніж потрапити на співбесіду, німецький здобувач проводить фундаментальну роботу по збору всієї необхідної документації (дипломи, сертифікати, рекомендації і так далі). Рекрутери ретельно вивчають представлені дані, після чого призначають зустріч тим, хто пройшов відбір.
• Американська. Жителі Нового Світу проходять співбесіду у формі комп’ютерного тестування, в ході якого виявляються професійні навички та психологічні особливості. Як правило, захід проходить у неформальній обстановці.
• Китайська. Співбесіда проводиться у формі письмового іспиту. Перший етап – це твір, в якому потрібно продемонструвати знання історії та культури країни. Ті, хто пройшов первинний відбір, переходять до другого етапу – твору на тему своєї професії.