Завдання та основні функції управління

Якщо хочеш стати професіоналом у чомусь, то необхідно уважно вивчити об’єкт інтересу. Тим, хто думає відкрити підприємство або осягає ази керівництва ним, цікаво, що собою представляють завдання і функції процесу управління. Ми зараз будемо шукати відповідь на дане питання.

Загальна інформація

Управлінська діяльність має свою специфіку. Вона виконує завдання та функції, без яких неможливо уявити роботу підприємства. Яка загальна структура? Функції реалізовуються виключно в рамках певного комплексу управлінських завдань. У чому їх принципова відмінність? Як функцію відрізняють від завдання? Це дуже важливо розуміти для уникнення плутанини.

Принципова відмінність між ними полягає в тому, що функції є повторюваними видами діяльності, тоді як завдання переслідують досягнення визначених результатів за відведений час. Тобто керівник підписує документи – це функція. А він підписує їх, щоб збільшити ефективність підприємства і розмір виручки в два рази за рік – це завдання.

До речі, поговоримо про функції. Вони можуть виконуватися повністю одним підрозділом. Одночасно інші групи відділів часто використовуються для надання додаткових функцій. Якісна налагодження та визначення фронту робіт кожного підрозділу дозволяє забезпечити ефективну роботу підприємства в цілому. Тому при створенні комерційної структури цим питанням необхідно потурбуватися відразу, адже виправляти все буде досить довго і витратно. Вступної інформації вистачить, переходимо до розгляду конкретних моментів.

Про функції

Їх склад і обсяг залежать від ряду умов:

Структури, рівня і масштабу здійснюваної діяльності.

Розміру комерційної структури, місця в системі суспільного поділу праці, самостійності і незалежності.

Зв’язків з іншими організаціями.

Рівня технічного оснащення і доступного інструментарію управління.

Що вони повинні робити? Функції системи управління для керівництва та обслуговування господарської діяльності. Кожна з них повинна мати мету, бути повторюваною, однорідною і виконуваною для персоналу. Вони носять об’єктивний характер. Це визначено самою природою процесу управління. Адже якщо допускати суб’єктивізм, то це з високою часткою ймовірності спричинить збитки.

Також функції управління підприємством є основою для визначення і формування структури і чисельності апарату керівництва. Єдиного підходу до їх класифікації не існує. На підставі ознак формуються різні групи. Найпростіше поділ передбачає класифікацію на:

Загальні.

Спеціальні.

Які їх особливості? Загальні функції управління сформулював на початку двадцятого століття Файоль. Їх особливістю є те, що вони проявляються однаково у будь-якій сфері діяльності. Серед загальних функцій найбільш важливим вважається титрування. Вона полягає в:

Формулюванні цілей на майбутній період.

Розробці стратегії дій.

Складанні необхідних планів і програм для реалізації п. 2.

Тобто йде визначення того, що треба досягти. В якості інструментарію розробки шляхів отримання запланованого результату використовується стратегічне і поточне планування.

Про реалізацію

Практичним втіленням займається організаторська функція. Як вона реалізується? Спочатку створюється сама організація, формуються її структури, розподіляється робота серед підрозділів, співробітників і здійснюється координація їх діяльності. Говорячи про функції органів управління, не можна обійти увагою і мотивацію.

В даному випадку визначаються потреби людей, вибирається найбільш підходящий спосіб їх задоволення, який дозволить забезпечувати максимальну зацікавленість працівників у процесі наближення до мети, що стоїть перед організацією. Виявити завчасно небезпеки, що насуваються, відхилення від прийнятих стандартів, а також виявити помилки допоможе контроль. Він створює основу для вдосконалення процесів.

Раніше говорилося про спеціальних функціях. Вони займаються управлінням певних об’єктів, наприклад:

Виробництвом.

Матеріально-технічним постачанням.

Інноваціями.

Кадрами.

Рекламою і збутом готової продукції.

Фінансами.

Обліком і аналізом господарських процесів.

Хтось може сказати, що це основні функції управління. Це вірно, але з невеликим застереженням: реалізація у них відрізняється. Саме тому, що доводиться підлаштовуватися під кожен певний конкретний суб’єкт, вони і називаються спеціальними. Давайте розглянемо їх детальніше.

Що собою представляють спеціальні функції?

Вони будуть представлені у вигляді назви та короткого змісту:

Управління виробництвом. Це організація поставок матеріалів, сировини, деталей, комплектуючих, інформації. Визначення обсягу випуску продукції і надання послуг. Розстановка людей. Організація своєчасного комплексного ремонту техніки та обладнання. Оперативне усунення неполадок і збоїв у виробничому процесі. Контроль якості.

Управління матеріально-технічним постачанням. Це укладення господарських договорів, організація процесу закупівлі, доставки та зберігання матеріалів (сировини), деталей, комплектуючих.

Управління нововведеннями (інноваціями). Це організація наукових досліджень і прикладних розробок, створення дослідних зразків, впровадження новинок у виробництво.

Управління рекламою і збутом готової продукції. Під цим мається на увазі вивчення ринків, розробка цінової політики, реклама, формування каналів збуту, організація відправлення товарів покупцям.

Управління кадрами. Під цим мається на увазі підбір, навчання та підвищення кваліфікаційного рівня кадрів, мотивування на працю, створення приємного і комфортного морально-психологичного клімату, а також поліпшення умов роботи для співробітників.

Управління фінансами. Сюди відноситься складання бюджету, формування і розподіл грошових ресурсів, портфеля інвестицій, оцінка поточного/перспективного стану і заходів, що необхідні для їх зміцнення.

Облік і аналіз господарської діяльності. Збір, обробка і вивчення інформації про роботу організації. Порівняння з початковими і плановими показниками, а також результатами діяльності інших комерційних структур для своєчасного виявлення наявних проблем та розкриття резервів.

Про основні функції

Ця тема побіжно була порушена раніше. Але тоді була обмовка. Що ми отримаємо, якщо її прибрати? При керівництві переслідується певна мета. Вона досягається шляхом виконання конкретних завдань і функцій. І для цього необхідно впливати на колектив. Тут і проявляють себе у всій красі основні функції управління:

Організація.

Планування.

Нормування.

Мотивація.

Координація.

Контроль.

Регулювання.

Все це проявляється через організаційні структури, процеси, культуру. При цьому раціонально з’єднується цілий набір методів, прийомів і ланок керуючої системи. І потім використовується для встановлення взаємозв’язку з різними об’єктами.

Це функція організації. Без неї складно уявити створення сприятливих умов для досягнення цілей, коли конкретні завдання вирішуються в обумовлений період часу, при цьому по мінімуму витрачаються виробничі ресурси. Але центральне місце серед всіх функцій займає планування. Це пов’язано з тим, що воно необхідне для строго регламентованого поведінки об’єкта під час досягнення поставлених перед організацією цілей. Планування передбачає передачу конкретних завдань певним підрозділам на різні (але обмежені) тимчасові періоди.

Нормування слід розглядати як розробку науково-обґрунтованих розрахунків, які встановлюють якість і кількість елементів, що будуть використовуватися у виробництві та управлінні. Ця функція впливає на об’єкт з допомогою чітких і строгих норм, дисциплінує процес виконання завдань, забезпечує ритмічний і рівномірний хід діяльності та її високу ефективність.

Зміщуємося до людським факторам

Наступною у нас йде функція мотивації. Вона впливає на колектив, пробуджуючи його для ефективної праці. Для виконання цього завдання використовується громадський вплив, а також заохочувальні заходи.

Функція координації необхідна для забезпечення злагодженої та узгодженої роботи всіх учасників процесу. Якщо виробничі та допоміжні підрозділи не будуть ефективно взаємодіяти, то виконання поставлених завдань буде справою тривалою. Координація може здійснюватися по відношенню як до колективу, так і окремим працівникам.

Наступною йде функція контролю. Вона впливає на колектив допомогою виявлення, узагальнення, обліку та аналізу результатів діяльності кожного підрозділу. Зібрані дані доводять до відома їх начальників, керівників і служб управління.

Для цієї функції велику роль відіграє інформація оперативного, бухгалтерського і статистичного обліків, які дозволяють виявляти відхилення від запланованих показників. Після цього проводиться аналіз причин відхилення і їх усунення. Але останнє вже відноситься до функції регулювання. Вона, між іншим, безпосередньо поєднується з контролем і координацією. Ця функція управління діяльністю буде виконуватися тільки в тих випадках, коли із-за впливу внутрішнього або зовнішнього середовища відбувається відхилення виробничого процесу від запланованих параметрів. Якщо немає проблем, то і звертатися до неї немає причин. Ось такі функції системи управління.

Про завдання

Поки що в основному йшлося про те, які функції управління існують. Але ж є і завдання. Про них теж варто замовити кілька слів. Список основних завдань досить великий, тому він буде розбитий на кілька підзаголовків:

Визначення основної мети організації, формування стратегії поведінки і дій, спрямованих на її досягнення. Створення концепції функціонування та розвитку підприємства з максимальною кількістю майбутніх трансформацій – наприклад, в корпорації.

Формування корпоративної культури. Під цим мається на увазі об’єднання працівників навколо однієї общеорганизационной мети. Найважливіше в цьому випадку – не поставити людей в односторонню залежність від керівництва. Таке положення справ часто закінчується низькою ініціативністю і необхідністю контролювати все в ручному режимі, що досить проблематично.

Потрібно добре продумати і раціонально організувати мотивацію і дисципліну персоналу для досягнення заявленої мети організації, що дозволить успішно вирішувати які стоять на шляху проблеми.

Сформувати в комерційній структурі порядок у взаємовідносинах. Необхідно вибудувати систему щодо довгострокових і стабільних ієрархічних зв’язків, норм, посад, стандартів. Для цього можна навіть документально зафіксувати структуру. Наприклад, з допомогою статуту організації.

Також необхідно передбачити всі нюанси взаємодії між організаціями, підрозділами і людьми з приводу здійснення їх функцій. Встановлений порядок повинен втілюватися у вигляді формальної організації, яка дозволить забезпечити стійкість і стабільність комерційної структури, а також результативно керувати нею.

Контрольні завдання

Це друга частина списку:

Чітко визначити, як буде проводитися діагностика керівництва. При цьому необхідно знайти найкращу і найгіршу точки управління. Це дозволяє тримати ситуацію під контролем. Діагностика надзвичайно важлива, адже з її допомогою можна подолати протиріччя, які виникають між ростом, розвитком і масштабами з одного боку, і засобами, методами і цілями – з іншого. Це дозволить відстежувати ситуацію при будь-яких змінах. В якості прикладу ризику можна навести так званий феномен «директора цеху». Це позначення використовується для опису ситуацій, коли начальник середньої руки, просунувшись вгору по службових сходах, продовжував діяти так, наче він і далі керував не підприємством, а тільки його підрозділом. Такий підхід сприяє виникненню проблем, точок некерованості і різкого зниження загальної ефективності системи.

Чітко представляти, як повинно бути реалізоване управлінське рішення. На жаль, цей момент часто не сприймається як самостійний структурний компонент. Через це виникає безліч проблем, які знижують якість реалізації та можливості контролю над виконанням.

Розробка системи моніторингу за впровадженням прийнятого рішення. Також опрацьовуються допустимі стимули для її ефективного виконання. Крім цього, слід передбачити певні санкції проти осіб, підрозділів, соціальних груп чи організацій, які зривають їх впровадження або недостатньо активно і цілеспрямовано працюють для досягнення цілей.

Як працює державна машина?

Розмова йшла про комерційних структурах. А завдання і функції державного управління відрізняються від нього? Так, і ще як. Адже головна мета комерційного підприємства – отримання максимально можливих прибутків, тоді як держава націлена на забезпечення базових потреб громадян. З-за цього структура функцій управління має ряд відмінностей.

У цілому і загальному вони виглядають так само, як і для комерційних підприємств. Але в нюансах криється “диявол”. Так, необхідно відзначити сильну орієнтацію на послуги: освіта, медицина, правозахисні та інші. Функції державного управління також концентруються на забезпеченні бюрократичного супроводу. Причому, якщо на підприємствах це більше організаційні моменти, то в даному випадку все значно серйозніше. Розглянемо кілька прикладів.

Взяти навчання в школі та університеті. Або отримання паспорта. Що видається? Певний документ, що підтверджує що-то. У випадку зі школою та університетом це доводить те, що людина освічена, вміє читати і писати, володіє певною кваліфікацією. Паспорт говорить про те, громадянином якої країни він є. До речі, якщо цікавить перелік усіх завдань, які на себе бере держава, то можна відкрити Конституцію і ознайомитися з ними. Але слід розуміти, що там знаходяться загальні декларації. На практиці вони втілюються за допомогою прийняття законів, заходів, указів, постанов різних рівнів влади.

Висновок

Функції та завдання управління є невід’ємною частиною діяльності будь-якої комерційної структури по досягненню позначених цілей. Велике значення при їх реалізації має масштаб. Так, функція управління персоналом може бути виконана директором, якщо розмова йде про невеликому підприємстві. Але у випадках з великими комерційними структурами доводиться говорити про повноцінні відділах кадрів.

Безумовно, засновник в ролі директора, як правило, знає всю таємницю краще і зможе забезпечити виконання всіх необхідних вимог у потрібному обсязі. Але іноді впоратися з усіма викликами самостійно неможливо. І в такому випадку доводиться передавати частину обов’язків іншим людям. Хоча домогтися від них ефективності роботи, як від засновника, часто не надається можливим, але хороший фахівець зможе показати роботу на рівні.

А якщо поставлені адекватні цілі, правильно сформульовані завдання і функції, налаштовані процеси і взаємодія, то це означає, що існують всі умови, щоб співробітник розкрився на повну. Слід пам’ятати, що найголовніший ресурс у сучасному світі – це люди. І цінних фахівців необхідно берегти і плекати, попутно вирощуючи їх для запитів підприємства. Ось ми і розглянули, що собою являє цей аспект керівництва, а також те, якими завданнями та функціями управління є методи роботи.