Важливий аспект управлінських процесів будь-якого сучасного підприємства – організація контролю за виконанням документів. Сам контроль передбачає складну структуровану послідовність дій, що дозволяють контролювати факт виконання документації у встановлені законами, правилами, розпорядкам, наказами керівника терміни. Відповідальність за дотримання термінів покладено на конкретного співробітника або відділу. Всі їх завдання необхідно коректно прописати в посадових обов’язках.
Навіщо і як?
Мета контролю виконання документів – забезпечення якості, своєчасності виконання документації. Працівники, обрані за це відповідальними, відповідають за якість інформації, на підставі якої оцінюється, якою мірою ефективно виконують покладені на них завдання різні відділення, підрозділи підприємства, окремі посадові особи. Це допомагає проводити аналіз діяльності фірми, формулювати, якою мірою результативно управляють своїми відділами начальники, виявляти ефективність роботи виконавців та проводити загальну аналітику по підприємству. На основі отриманих при проведенні такого дослідження дані можна розробити максимально результативний курс підвищення якості роботи фірми.
Система контролю виконання документів передбачає комплексний підхід до аналізу того, як працюють різні працевлаштовані у фірмі особи. При цьому оцінюють численні фактори, показники. Впровадивши на підприємстві подібну систему, можна зрозуміти, якою мірою всередині компанії працівники дотримуються виконавської дисципліни, а також опрацювати заходи для її поліпшення.
Що робити?
Контроль виконання документів і доручень починається з формування такої системи, через яку можна стежити, в який момент виповнюється документація в межах компанії. Необхідно опрацювати систему таким чином, щоб через неї відображалися як вхідні документи, так і надсилаються зовнішнім адресатам, сформовані і призначені для внутрішньої взаємодії. Звичайно, увагу необхідно приділяти не всім без винятку, а в першу чергу важливих документів, щодо яких керівники сформулювали свої вказівки щодо подальших заходів, операцій. Співробітники, відповідальні за виконання такої системи, повинні узагальнювати дані, отримані при аналізі всього обсягу документації, доводити їх до керівників. Їх завдання – надавати інформацію в такій формі, щоб її можна було легко зрозуміти, сприйняти, проаналізувати та зробити правильні висновки. При необхідності посадові особи відповідальні за надання роз’яснень стосовно зібраної статистики.
Програма контролю виконання документів дозволяє зрозуміти, які проблеми є всередині компанії, які недоліки спостерігаються, а значить, сформулювати припущення щодо вдосконалення чинної системи. Ідеї, що допомагають прискорити потоки документації, їх обробку, а отже, зміцнити дисципліну виконавців, можуть бути реалізовані – це залишається на розсуд керівників компанії. У будь-якому випадку саме контролююча система – основне джерело корисних, об’єктивних відомостей. Без них приймати адекватні рішення щодо удосконалення документообігу не представляється можливим.
За чим стежимо?
Контроль виконання документів у діловодстві реалізується стосовно деяким категоріям документації – немає необхідності відстежувати всі без винятку папери, які надходять у фірму, що формуються всередині або спрямовані зовнішнім адресатам. В обов’язковому порядку доведеться контролювати в першу чергу вказівки, документи, рекомендації, направляються підприємству вищестоящими інстанціями, структурами, органами. Не менш важливі розпорядчі документи, прийняті в межах конкретної компанії, а також специфічна документація, запроваджена на основі вибраного підходу до управління підприємством. Якщо керівником встановлені терміни виконання, значить, вони повинні дотримуватися беззастережно. Якщо стосовно певного типу документів прийнято наказ, що регламентує часові проміжки, такі теж треба виконувати без найменших відхилень.
Не завжди облік і контроль виконання документів – сферу відповідальності служби документообігу. Керівництво може прийняти рішення про покладення таких обов’язків на кожного працевлаштованого в межах компанії. В даний час така практика поширюється все ширше. Іноді керівники беруть контроль на себе, іноді – призначають відповідальних за це, приміром, начальників підрозділів, відділів. Можна покласти контроль за підготовкою документа на будь-якого працівника, якому це максимально близько в силу специфіки його посади. Відділ, що відповідає за документообіг, повинен централізувати всі процеси, відстежуючи виконання важливих паперів. Тільки такий підхід допомагає зробити паперову роботу в межах компанії результативної, ефективної, уникнути «проколів».
Крок за кроком
Загальноприйняті етапи контролю виконання документів передбачають послідовну постановку офіційної папери на контроль, перевірку того факту, що вона доведена до виконавця, попередню відстеження сформованих у ході її виконання документів, рішень. При цьому керівник може регулювати хід виконання доручення. За підсумками роботи документацію знімають з контролю, після чого всі результати аналізують, враховують, узагальнюють.
Самий перший і самий важливий крок реєстрації і контролю виконання документів – виявлення, що конкретна офіційна папір підлягає такій обробці в межах компанії. Постановка на контроль фактично відбувається в той момент, коли деякий документ формується в межах підприємства або надходить сюди від зовнішнього адресата. Вже в тексті може міститися строго визначена дата, до якої всі доручення повинні бути виконані. У деяких випадках строки встановлюються спеціальним переліком для типової документації – це стосується ситуації, коли офіційна папір підпадає під один із пунктів такого списку. Постановкою на контроль займається служба, яка реалізує документообіг у межах компанії. Послідовність проста – реєстрація, слідом – постановка на контроль. Індивідуальні строки може призначити керівництво підприємства, розглядаючи вхідний документ і сформулювавши на нього резолюцію. Це також стає приводом для постановки на контроль.
Технологія контролю виконання документів вимагає особливу увагу звертати на тип документації, що обробляється службою, відповідальними особами. Якщо така належить до числа розпорядчої, тоді необхідно контролювати кожне з рішень, представлених у тексті офіційної папери. Класичний приклад – наказ вищестоящого органу. Для кожного пункту необхідний чіткий, беззастережний контроль. Якщо в документі є доручення, завдання, їх виконання також доведеться відстежувати.
Коли буде готове?
Контроль за строками виконання документів припускає, що відповідальні за це особи знають, як багато часу у них є для підготовки відповіді або реалізації заходів, яких вимагає офіційна папір. Якщо мова йде про періодичної документації, а також такою, яка в межах нашої держави формується досить часто, тоді доведеться слідувати типовими строками. Це поширюється і на діяльність деяких окремих компаній, юросіб. Дізнатися актуальні типові терміни можна, якщо уважно вивчити законодавство, президентські і урядові укази, постанови, розпорядження, інші значущі нормативні акти. Приміром, регламентовано спеціальними правилами, в які терміни потрібно розглядати скарги, запити депутатів, передавати документацію на зберігання або вводити в силу вже підписане рішення. Важливість дотримання таких правил обумовлена необхідністю слідувати букві закону. Порушення строків стає порушенням закону.
Підзаконні акти – ще одне важливе джерело інформації про те, в які терміни необхідно підготувати відповіді і рішення. Управління контролем виконання документів припускає значення спеціалізованої документації, що регламентує правила формування звітності за статистикою, роботі бухгалтерії. Спеціальними правилами встановлено, в який термін потрібно пред’являти претензії щодо якості і коли вони повинні бути розглянуті, як правильно і коли направляти в суд апеляцію, як багато часу має інстанції на відповідь за запитом.
Все регламентовано!
Для коректного контролю виконання службових документів в межах конкретного підприємства можна прийняти спеціалізовані правила, що регламентують типові строки для деяких типів офіційних паперів, не зазначених у законах, інших зовнішніх правових актах. Коли відповідний регламент, наказ, інструкція щодо компанії затверджуються, всі працівники зобов’язані слідувати встановленим правилом. Як правило, нормативи по контролю і термінів вводять в інструкцію діловода або формений табель. Враховувати їх доведеться всім і кожному.
Контроль виконання документів здійснюють або працівники діловодної служби, або керівник, або особи, призначені їм у резолюції на офіційному папері. Якщо конкретний документ не підпадає під перелік типових, керівник має право поставити строки виконання на свій розсуд. Виняток – ситуація, коли автор документа сам встановлює в тексті термін. Якщо керівник бажає, щоб відповідне рішення було підготовлено в інші часові рамки, про це також зазначається в резолюції. Іноді можлива і така ситуація, коли на момент реєстрації, розгляду керівним складом деякої офіційної папери не представляється можливим зрозуміти, в які терміни необхідно виконати положення. Це змушує формулювати уловные рамки, з часом коректовані, якщо в цьому виникає необхідність.
Важливі моменти
Особи, на яких покладено здійснення контролю за виконанням документів, повинні пам’ятати, що документація, яка прибула в організацію, виконується протягом одного місяця з моменту надходження, якщо у тексті документа або резолюції керівника немає ніяких спеціальних вказівок, а також офіційна папір не підпадає під перелік типових документів. Якщо ж у тексті є конкретні терміни, в яких, наприклад, інформація повинна спрямовуватися адресату, тоді надійшов ставлять на контроль, враховуючи ці часові обмеження. Іноді такі рамки більше стандартних, іноді – значно коротше.
Важливо забезпечити коректний контроль виконання документів, що надходять від вищестоящих інстанцій, організацій, включають якісь доручення. Зазвичай така офіційна папір містить терміни, в які всі повинно бути виконано. Якщо документ надходить від колегіального органу, належить до числа розпорядчих, як правило, у тексті також є терміни стосовно до кожного з пунктів. Якщо такого не прописано чітко, необхідно орієнтуватися на типові правила та рішення керівництва підприємства. Цілком можливо, що вхідний документ містить питання, вже не раз зустрічався в робочій практиці компанії. Оптимальний підхід у цьому випадку – сформулювати загальну групу такої документації та відобразити правила роботи з нею у внутрішній інструкції. Це допоможе оптимізувати роботу та скоротити терміни аналізу документів.
Технічні аспекти
Найбільш зручний варіант, доступний практично будь-якого сучасного підприємства – це автоматизований контроль виконання документів, що передбачає застосування спеціалізованої техніки (електронно-обчислювальних машин) і програмних комплексів. Для великої компанії можна замовити індивідуальну розробку з урахуванням всіх особливостей структури підприємства, її галузі роботи. Якщо фірма маленька, а бюджет не дозволяє придбати для себе такий індивідуальний продукт, можна придбати типове рішення, найбільш підходяще під запити і вимоги, реалії бізнес-процесів. Для зовсім невеликих організацій достатньо ведення цифрового архіву. Просту автоматизовану облікову систему можна реалізувати навіть на місці, використовуючи можливості програми Excel із стандартного пакету Microsoft.
Аналіз організації контролю виконання документів у фірмі, що реалізувала облікової саме через автоматизовані засоби, набагато простіше. Значно наочніше можна отримувати інформацію – більшість програм здатні не тільки самостійно робити таблиці і будувати графіки. Можна одержати статистику по конкретному типу документів, виконавцю або відділу. Такі програмні комплекси самі нагадують про пунктах, по яких «горять» терміни. Все це дозволяє зробити роботу юрособи ефективніше, що особливо актуально, якщо документообіг дуже об’ємний.
Особливості оформлення
Контроль виконання документів зобов’язує правильно оформляти всі етапи роботи з офіційною папером. В момент, коли документація реєструється та ставиться на контроль, зверху на порожньому полі відповідальний працівник робить відповідні відмітки (19-й реквізит). Аналогічну оцінку слід вказати в формі реєстрації. Якщо завдання складне, цілком можливо, що термін виконання буде призначений тривалий – місяці, а то й рік. Це змушує ділити роботу на етапи і для кожного з них формулювати індивідуальні терміни, які і доведеться відстежувати в майбутньому. У будь-якому з варіантів сам момент постановки на контроль – звітна точка, після якої відповідальні особи повинні стежити за документом. Діловод (або інший співробітник, в чиї обов’язки це входить) направляє папір виконавцю, фіксуючи цей момент в обліковій книзі. Контролює посадова особа або орган, відповідальний за контроль, перевіряє своєчасність надходження документації безпосередньо виконавцю.
Контроль виконання документів передбачає проведення перевірок, щоб відстежувалися всі кроки попередньої роботи з підготовки відповіді. Результати проміжних етапів необхідно фіксувати в реєстраційній картці офіційної папери або у контрольній системі. Виконавець – посадова особа, відповідальна за надання інформації своєчасно, точно, у відповідності з реальним станом справ. Можна організовувати письмові перевірки, іноді достатньо усних. Служба контролю може регулярно направляти відповідальним особам письмове повідомлення, в яких містяться згадки про всіх документах на контролі в даний момент. Можна регулярно розсилати нагадування про ту документації, яка одночасно перебуває в кількох підрозділів підприємства відразу. Це допомагає більш ефективно координувати діяльність структур.
Важливі аспекти
У нормі терміни, в які в рамках контролю виконання документів здійснюються попередні перевірки, фіксуються у документації, що регламентує роботу підприємства. Якщо регламенту немає, тоді вказівку на такі правила повинне бути в інструкції або посадових обов’язки діловода.
Має право зняти офіційний папір з контролю керівник, згідно з рішенням якого контроль був введений. На підставі доручення вищестоящого особи це може зробити делопроизводственная служба. Про факт зняття з контролю ставиться відповідна відмітка в реєстраційній системі, автоматизованої облікової. Документ, зазначений як виконаний, для тривалого зберігання направляється в справу. Повідомленням про це стає заповнення 28-го реквізиту.
Зміна статусу
Щоб офіційну папір віднести до числа виконаних, необхідно в реальності виконати всі ті доручення, які прописані в її тексті. Виконання повинно мати підтвердження у документальній, офіційній формі. Призначений виконавцем по папері посадова особа зобов’язана відзвітувати перед керівництвом за підсумками проведеної роботи. Крім того, звіти необхідно надати вищестоящим організаціям, інстанціям, особам, якщо такі зацікавлені в отриманні інформації. У деяких випадках посадова особа отримує проект на доопрацювання або стикається з додатковими дорученнями. У цій ситуації говорити про виконання документації рано. Якщо документ був переданий на виконання від однієї посадової особи до іншої, важливість його контролю не зменшується, делопроизводственная служба в будь-якому випадку повинна відслідковувати дотримання термінів, а також контролювати перенесення таких, якщо в цьому є необхідність. Служба, відповідальна за контроль за роботою над документами, може порахувати, що підготовлене посадовою особою за формою, суттю, змістом не відповідає виданим керівництвом завдання. У такій ситуації документацію направляють виконавцю на обробку, не зрушуючи часові рамки.
Всі відомості (як про процес контролю за документацією, так і її підсумки) повинні чітко фіксуватися в обліковій системі. Час від часу інформацію зводять воєдино, аналізують, надають на розгляд керівнику. Найбільш поширена практика – щомісячні звіти про роботу діловодної служби. Керівнику направляють документ у вигляді зведення. Його структуру зазвичай встановлюють в інструкції з виробництва, з місяця в місяць папери надходять, оформлені за однаковим шаблоном. Це спрощує порівняння підсумків за різний час. Результати проведеного аналізу допомагають зрозуміти, які слід вжити заходів для підвищення ефективності робочого процесу та прискорення обробки документації. Конкретні посадові особи відповідальні за формулювання пропозицій щодо оптимізації роботи, а керівники приймають рішення, що з цього слід втілювати і в які часові рамки необхідно виконати роботу.
