На кожному підприємстві має бути штатний розклад. Воно представлено нормативним документом, що містить відомості про кількість співробітників, працюючих на підприємстві, про наявні вакансії, всіх посадах і інших параметрах. Обов’язково вписуються розміри окладів різних фахівців. Перераховуються надбавки, які можуть виділятися працівникам, які працюють у складних або специфічних умовах. Можуть вноситися та інші дані при необхідності.
Поняття документа
Він представлений нормативною документацією, яка потрібна як керівництву компанії, так і перевіряючим державним організаціям. Основним призначенням штатного розкладу виступає оптимальне формування штату фахівців, що працюють в компанії. Визначається на підставі відомостей з цього документа, яка кількість громадян трудиться в організації.
Формується він у вигляді спеціальної таблиці. Зразок штатного розкладу 2018 року можна переглянути нижче. Самі компанії можуть вносити певні коректування при необхідності. Для зручності заповнення рекомендується користуватися формою в Excel.
Нормативне регулювання
Введена спеціальна форма Постановою Держкомстату №1 в 2004 році. Називається така форма Т-3. Саме вона застосовується, коли оформляємо за всіма правилами штатний розклад.
Рекомендується заповнювати цей документ всім компаніям і навіть ІП, у яких є офіційно працевлаштовані працівники. Постанова про затвердження штатного розкладу допускає відходити від наявної типової форми, щоб вписувати додаткові відомості про працівників при необхідності.
У ТК відсутні точні відомості про те, що компанії повинні в обов’язковому порядку вести цю документацію, але при цьому в ст. 57 ТК містяться дані про те, що у кожного найманого працівника є трудові функції. Вони можуть бути визначені виключно на підставі відомостей, наявних у штатному розкладі. Тому і перевіряючі інспектори часто запитують цей документ, щоб переконатися в правильності нарахування зарплати та надбавок.
Призначення документа
Якщо грамотно вести на підприємстві даний документ, то він може виконувати відразу кілька функцій. За рахунок нього гарантується оптимізація роботи будь-якої компанії. Забезпечується структурованість функціонування фірми і всіх її підрозділів і відділів. Якщо є штатний розклад, то можна відразу побачити наявні вільні вакансії, що позитивно позначається на швидкості і ефективності підбору працівників.
За рахунок цього документа виконується кілька важливих завдань:
- відстежується структура організації;
- у керівництва підприємства завжди є доступ до спрощеної таблиці, де можна побачити чисельність найманих працівників, всі вакансії і виплачуються зарплати;
- відстежується, як призначається матеріальна винагорода для кожного спеціаліста, що працює в компанії;
- спрощується процес розробки системи матеріальної мотивації для значущих працівників;
- легко визначити, які вакансії є вільними.
Тому ведення цього документа вважається актуальним для кожного підприємства.
Чи обов’язково створювати документ?
При складанні будь-якого трудового договору є пункт, у якому вказується, що громадянин був прийнятий на роботу на підставі штатного розкладу. Додатково при виїзних перевірках різних фондів і ФНС обов’язково запитується дана документація. Якщо вона відсутня в компанії, то це може розцінюватися як правопорушення, тому можуть призначатися значні штрафи для власників організації. Тому складання цього документа вважається обов’язковим моментом для кожної компанії або підприємця, що приймає на роботу найманих фахівців.
Коли формується?
Створювати такий документ актуально в ситуаціях:
- відкриття нової компанії;
- реорганізації фірми, яка може проводитися на підставі скорочення виробництва або розширення підприємства.
Для формування штатного розкладу на рік потрібно, щоб керівник компанії видав відповідний наказ. Саме на підставі цього документу формується розклад.
Чим відрізняється від розстановки?
Багато фірм користуються спеціальною робочою формою, званої штатною розстановкою. Вона вважається спрощеним варіантом розкладу, причому тут не тільки міститься інформація про всі професії на підприємстві, а також перераховуються замещаемые посади.
Розстановка є оперативним документом, який змінюється протягом короткого проміжку часу, так як залежить від того, як змінюється кількість працівників в компанії. Для його формування не потрібно керівнику видавати відповідний наказ. Зазвичай тут вказуються тільки конкретні працівники підприємства, що займають певну посаду.
У штатному розкладі відсутні відомості про те, яку посаду займає той чи інший громадянин. Документ по ТК не є обов’язковим, але при цьому він повинен бути в компанії, щоб були відсутні проблеми з різними перевіряючими інстанціями.
Коли і на який термін складається?
Документація вважається планової, тому обов’язково формується на рік. Допускається користуватися одним варіантом кілька років, якщо протягом тривалого періоду не вносяться суттєві зміни у кадрову політику підприємства. За таких умов допускається незначна зміна штатного розкладу.
У законі немає відомостей про те, скільки часу може бути дійсним документ. Тому самі компанії в своїх внутрішніх нормативних актах встановлюють особливості застосування розкладу. Зазвичай для цього формується розклад на рік і затверджується 1 січня. Допускається вносити зміни в документ протягом року.
Форма і зміст
Для складання документа використовується стандартна форма Т-3. Зразок штатного розпису на рік міститься нижче. У ньому є кілька граф і рядків. Складається документація з розділів, кожен з яких має свої особливості. Зразок штатного розкладу включає в себе такі пункти:
- список всіх структурних підрозділів, наявних у компанії;
- найменування посад, спеціальностей і професій на підприємстві;
- розмір зарплати та інші винагороди, які призначаються для окремих посад.
Займатися складанням цього документа може будь-який співробітник відділу кадрів. Зразок штатного розкладу розташовується нижче, але при цьому кожна компанія може самостійно вносити певні зміни в структуру, якщо треба вписати додаткові дані.
Правила заповнення
Заповнити цей документ насправді досить просто. Для цього оптимально користуватися певними рекомендаціями:
- спочатку заповнюється шапка документа, для чого вписується назва організації, її код ЄДРПОУ та інші відомості;
- вказується дата складання документа, а також вноситься його номер;
- у змістовній частині є таблиця, що включає 19 граф, які є обов’язковими для заповнення;
- у найменуванні зазначаються всі назви структурних одиниць фірми;
- графа «код» представлена числовим номером будь-якого структурного підрозділу;
- класифікатор професії представлений кодами різних посад працівників підприємства, а також враховується їх розряд і категорія;
- вноситься загальна кількість працівників для кожної посади;
- визначається схема оплати праці, в результаті чого вписується оклад, відсоток від виручки або інші методи розрахунку матеріальної винагороди працівників підприємства;
- виділяється 3 пункту для вказівки компенсаційних надбавок, різних бонусів або додаткових стимулюючих виплат;
- у дев’ятій графі складаються всі підсумовані показники;
- в останню графу включаються різні помітки і примітки.
Таким чином, не складно сформувати грамотно штатний розклад. Правила є стандартними і зрозумілими, а також кожна організація може вносити свої корективи в існуючу форму. Підписується обов’язково цей документ керівником відділу кадрів та головним бухгалтером.
Як стверджується?
Неодмінно складений документ повинен надаватися для ознайомлення керівникам наявних у компанії підрозділів. Далі він вивчається керівником відділу кадрів та головним бухгалтером. Всі вони виявляють, чи правильно виписані посади в штатному розписі, грамотно розрахована зарплата і є всі потрібні дані.
Тільки при відсутності помилок відбувається затвердження документації. Для цього проводиться візування начальником кадрової служби та головним бухгалтером. Тільки після підписання розкладу видається наказ керівництвом підприємства, на підставі якого цей документ офіційно затверджується. Далі в документі проставляється дата, а також йому присвоюється індивідуальний номер. Наказ повинен підписуватися керівником фірми або його заступником, що володіє повноваженнями для підписання офіційних паперів.
Потрібна печатка?
Не потрібно ставити на цьому документі печатку підприємства. Бланк штатного розкладу можна взяти в Інтернеті, для чого вибирається тільки стандартна форма Т-3. Додатково у внутрішніх нормативних документах підприємства можуть затверджуватися інші графи.
Як формує документ ІП?
Якщо у підприємця є офіційно працевлаштовані наймані фахівці, то він також повинен вести регулярно розклад. Хоча така вимога відсутня в ТК, але при перевірках ФНП та інших фондів може залучатися ІП до відповідальності, якщо буде відсутній розклад. Не всі ІП ведуть цей документ, але бажано зайнятися цим процесом, якщо оформлено на роботу більше трьох осіб. Форма штатного розкладу в цьому випадку залишається незмінною.
Які вимоги пред’являються до бюджетним організаціям?
Бюджетні установи можуть користуватися не тільки державними засобами для роботи, так як вони додатково залучають інші джерела фінансування. Тому й праця працівників оплачується за рахунок різних грошових надходжень. За рахунок цього нерідко в бюджетних організаціях зовсім складається два розкладу. Але в законодавстві не закріплюється необхідність поділу документації, тому бажано по всім співробітникам становити єдиний документ.
Як довго зберігається в компаніях?
На підставі Наказу Мінкультури №558 розклад і різні зміни до нього повинні знаходитися в компанії постійно. Після заміни документації бажано минулий варіант залишати в архіві мінімум 5 років.
Штрафи за помилки
Якщо є грубі порушення в цьому документі, то керівництво може притягатися до відповідальності на підставі ст. 5.27 КоАП. За це перевіряючі органи можуть призначити значні штрафи:
- посадові особи сплачують від 1 до 5 тис. руб.;
- розмір штрафу для ІП варіюється від 1 до 5 тис. руб.;
- для юридичних осіб збільшується платіж від 30 до 50 тис. руб.
Тому кожна компанія повинна відповідально підходити до процесу формування даної документації. Нерідко підприємці не погоджуються з тими штрафами, які нараховуються перевіряючими інспекціями. Вони можуть подати позов до суду, але практика показує, що не приносить даний процес позитивного результату.
Як внести зміни?
Нерідко потрібно скорегувати деякі відомості, наявні в документі. Наприклад, з’являється нова вакансія чи змінюється розмір зарплати для певних посад. Зміна штатного розкладу може виконуватися двома способами:
- повна заміна наявного документа, тому формується новий розклад з іншим номером;
- внесення коригувань за допомогою виправлення відомостей, додавання різної інформації або видалення будь-якої штатної одиниці.
Будь-яке внесення змін вимагає складання спеціального наказу, що випускається керівництвом організації. У наказі обов’язково зазначається, з якої причини потрібно скоригувати дані. Для видання наказу використовується вільна форма, причому в ній повинне прописуватися назва підприємства, вказується тип документації, а також дата його формування і номер реєстрації.
З якихось причин потрібно зміна документа?
Внесення коригувань зазвичай пов’язано з такими причинами:
- зміна складу співробітників підприємства;
- формування нового відділу;
- виключення непотрібних посад з розкладу;
- введення нових одиниць в штат.
Конкретне основа повинна обов’язково прописуватися в наказі, що видається керівництвом підприємства. Додатково коригування вносяться, якщо проводиться оптимізація роботи компанії або проводиться її реорганізація.
Правила формування виписки
Допускається працівникам відділу кадру надавати іншим співробітникам компанії виписку з розкладу. В ній відображається інформація про конкретного фахівця, що працює в підприємстві. Зазвичай потрібно виписка громадян, які звертаються за різними довідками в ПФ, ФНС, трудової інспекції або інші державні установи. Для отримання виписки громадянин повинен написати відповідну заяву, де вказується мета оформлення документа.
Для складання виписки спеціаліст відділу кадрів вносить відомості документ:
- найменування підприємства;
- дата формування розкладу;
- реквізити наказу, на підставі якого було затверджено штатний розклад;
- період дії документа;
- зазначаються відомості з розкладу про заявника;
- ставиться підпис уповноваженої особи і керівника кадрової служби.
Скласти документ можна у вільній формі, а після його підписання уповноваженими особами він набуває юридичну силу, тому може використовуватися працівником компанії для будь-яких цілей.
Таким чином, штатний розклад вважається значущим документом для кожного підприємства. З його допомогою виконується відразу кілька завдань. Його формуванням займаються фахівці кадрової служби. Кожен керівник фірми повинен розібратися у змісті та правила складання документації. Якщо будуть матися значущі порушення і грубі помилки, то це призведе до нарахування істотних штрафів.
