Навіщо потрібен відділ закупівель? У кожній організації цей відділ представлений у тому чи іншому вигляді. І його робота безпосередньо впливає на ефективність всієї організації в цілому. Розглянемо більш докладно, як саме впливає робота відділу на результати організації.
Цілі відділу
Відділ закупівель – це відділ, що спеціалізується на придбанні товарів у постачальником на максимально вигідних для компанії умовах.
Робота відділу має прямий вплив на всю діяльність компанії. На асортимент, на продажу, наповненість складів, наявність необхідного товару, ефективне використання оборотних коштів.
Цілі відділу закупівель можуть ранжируватися в залежності від глобальних цілей компанії, але загальний список часто виглядає приблизно так:
- визначати потребу компанії в тому чи іншому товарі;
- купувати товари за максимально вигідною ціною;
- сприяти високій оборотності товару;
- створювати умови для отримання товару в поставлені терміни;
- оцінювати якість товару і закуповувати найбільш високоякісний;
- підтримувати відносини з постачальником або постачальниками;
- ефективно взаємодіяти з іншими відділами компанії;
- ефективно вести облік товарів, що придбаваються;
- стежити за товарообігом, отримуючи максимальну вигоду для компанії.
Основні функції
У різних організаціях функції відділу закупівель можуть істотно відрізнятися один від одного. Але все ж є функції і обов’язки, які будуть характеризувати відділ майже кожної компанії:
- моніторинг ринку постачальників;
- контроль наявності товару на складі;
- своєчасне поповнення асортименту;
- пошук кращих постачальників і цін;
- переговори з постачальниками;
- контроль доставки та вантажоперевезень товару;
- прийом товару;
- контроль якості закупленого товару;
- при необхідності складання рекламацій.
Додаткові функції відділу закупівель, які можуть мати місце в організації, чи ні – в залежності від її специфіки і структури:
- управління асортиментом;
- збір інформації про конкурентів;
- залучення постачальників до організації збуту продукції.
Структура
Структура відділу закупівель вибудовується в залежності від:
- розміру організації;
- галузі;
- кількості асортиментних одиниць в товарообороті;
- кількості постачальників;
- їх географічного положення.
Залежно від типу організації відділ закупівель може управлятися централізовано, або регіонально.
Як правило, це матрична структура, що складається з начальника (керівника, директора) відділу закупівель і менеджерів (фахівців) по закупкам.
Середня кількість товарних одиниць або категорій на одного менеджера близько 7, але воно може змінюватись в залежності від обсягу виробництва або товарообігу.
Обов’язки відділу та його працівників
Для ефективної роботи відділу закупівель необхідно чіткий розподіл обов’язків відділу закупівель між його співробітниками.
Основним обов’язком керівника відділу є забезпечення безперервності та стабільності постачання необхідного товару шляхом оптимізації роботи відділу та координації діяльності працівників. Також керівник закупівель повинен мати уявлення про всі укладені договори і категоріях, щоб організувати і продовжити ефективну роботу відділу навіть при відсутності кого-небудь із співробітників.
В обов’язки менеджерів по закупівлях або рядових спеціалістів відділу входить організація поставок товару, відстеження вантажоперевезень, контроль оплати закуплених партій, планування закупівель.
Ефективною буде модель, де кожен закупник має свою зону відповідальності, що складається з списку артикулів або товарних категорій.
Вимоги до працівників
Враховуючи обов’язки співробітників і функції відділу, можна скласти список вимог до ідеального кандидата на посаду закупника.
Співробітники відділу закупівель відповідно повинні володіти наступними навичками, знаннями та особистими якостями:
- Здатність до аналізу інформації. Вибір постачальника повинен ґрунтуватися на багатьох критеріях. Це і краща ціна, і географічне перевагу, і вибудуваність логістики компанії постачальника і вашої організації.
- Знання принципів ціноутворення.
- Знання правових основ закупівель.
- Вміння складати і укладати договори.
- Вміння вести переговори. Іноді дуже важливо скласти індивідуальні умови з постачальником для своєї компанії. Зниження ціни у постачальника або використання ресурсів постачальника для проведення рекламних акцій, навчання свого персоналу специфіку товару, розстрочка на товар і системи післяплати — все це може послужити хорошою конкурентною перевагою серед аналогічних компаній.
- Уміння підтримувати ділові відносини.
- Уміння планувати свою діяльність.
Мотивація закупників і керівника по закупкам
Система мотивації відділу закупівель повинна будуватися таким чином, щоб співробітник працював з максимальною віддачею. Але при цьому не повинно висуватися суперечливих вимог і вимог, що перевищують можливості співробітника.
Для впровадження щомісячної системи мотивації необхідно:
- Створити модель ключових показників ефективності відділу. Це такі показники, як виконання плану закупівель, коефіцієнт оборотності, прибутковість продажів товару, наявність і відсутність залежаного товару.
- Створити модель ключових показників ефективності кожного співробітника на підставі таких критеріїв, як дельта цін організації, в порівнянні з конкурентами, наявність необхідного товару, якість придбаного товару, запуск нових брендів, індивідуальні умови постачальників та інше.
- На підставі моделі КПІ розраховується премія. Причому ефективно буде виплачувати премію, яка складається з двох частин: премія за показниками відділу і премія за особистим виконання планів.
При цьому кожен критерій KPI повинен володіти такими властивостями, як:
- вимірність;
- прозорість;
- плановий критерій повинен бути створений з урахуванням тенденцій ринку.
Тобто закупник може при бажанні самостійно розрахувати розмір своєї премії.
Премія керівника відділу може будуватися із показників всього відділу, а також включати в себе показники ефективності кожного співробітника окремо.
При цьому преміальна частина рядового співробітника відділу закупівель має становити близько 50% від всієї зарплати, а премія керівника відділу – близько 30-40%. Решта – оклад, тому що не всі показники ефективності відділу можна прив’язати до діяльності певного працівника.
Входять продажу в зону відповідальності закупника
У розрахунках КПІ відділу закупівель можна використовувати такий критерій, як оборотність придбаних товарів – співвідношення продажу до її активів.
Ніби як закупник має займатися тільки покупкою товару, але все ж якість придбаного товару, його цінова привабливість для кінцевого споживача чи клієнта компанії істотно впливає і на виконання плану продажів.
Тому кількість і якість продажів наполовину залежить від грамотно проведених закупівель.
Місце відділу закупівель в структурі організації
Завдання, які вирішуються відділом закупівель, відповідно з сучасними тенденціями маркетингу, повинні вирішуватися в такому порядку:
- Спочатку будується стратегія збуту (готового продукту або придбаного товару).
- Потім, якщо відділ закупівель на підприємстві, вирішується питання стратегії виробництва.
- І тільки потім розробляється стратегія закупівель необхідного товару, сировини чи комплектуючих.
Керівник відділу закупівель часто знаходиться в прямому підпорядкуванні у генерального керівника компанії.
Також повинна бути налагоджена ефективна комунікація відділу постачання з відділом маркетингу і продажів. Без цього багато зусиль по створенню відділу закупівель, поліпшенню його структури і мотивації залишаться без належного результату.
Якщо в холдинг або організацію впроваджена система категорійного менеджменту, то закупник має працювати у зв’язці з категорійним менеджером. При цьому необхідно розмежувати зони відповідальності кожного фахівця, щоб система мотивації залишалася прозорою і зрозумілою кожному.
