Право громадян на щорічну оплачувану відпустку передбачено Кзпп. У цьому ж документі прописаний порядок розрахунку, нарахування і оплати відпусток. В залежності від сфери діяльності за законом людині належить від 28 до 55 днів відпочинку в році. Якщо у працівника немає можливості або бажання відгулювати відпустку, він може отримати грошову виплату в розмірі середньоденного заробітку.
Загальні правила
Щорічно роботодавець зобов’язаний надати кожному співробітнику оплачувану відпустку, тривалістю щонайменше 28 календарних днів. Попередньо бухгалтерія організації формує графік відпусток, який повинні дотримуватися всі співробітники. За згодою сторін цей час може надаватися частинами.
Оплата відпустки повинна бути здійснена мінімум за три доби до його початку. Якщо день сплати збігається з вихідним, то касир повинен виплатити кошти напередодні. Якщо графік відпочинку переривчастий, то грошові кошти нараховуються і виплачуються кожен раз на кількість днів, зазначене у заяві.
Розрахунок і оплата днів відпустки раніше зазначеного терміну законом не заборонена. Але робити це не рекомендується, так як співробітник може захворіти, перенести відпустку або може здійснитися індексація зарплати. Всі ці події впливають на суму нарахувань.
Регламент
Незважаючи на чіткі правила, прописані в Трудовому кодексі, на практиці процес нарахування та оплати часу відпустки викликає труднощі. По-перше, в кінці кожного року бухгалтерія складає графік, який обов’язковий для всіх працевлаштованих осіб. Вносити зміни до нього в процесі роботи досить важко. По-друге, нові співробітники можуть отримати відгул “авансом”, але мінімум через півроку після початку роботи. Наступний буде нараховано вже через 11 місяців. “Гуляти” можна не відразу всі дні, а по частинах. У разі дроблення днів одна з частин повинна становити мінімум 14 днів. Крім того, в балансі може бути передбачений резерв на оплату відпусток. Обсяг його щомісячних поповнень залежить від суми нарахувань. Всі ці нюанси, а також порядок відгулу відпусток на фірмі слід враховувати при розрахунку сум допомог. Якщо змінюється графік і калькуляція здійснюється в поспіху, то ймовірність зробити помилку збільшується. Правильність розрахунків запитають з працівників бухгалтерії.
Процедура «відходу» наступна:
- бухгалтерія / кадрова служба за 2 тижні письмово повідомляє працівника про настання відпустки;
- співробітник пише заяву;
- роботодавець підписує документ;
- видається наказ;
- працівнику нараховують і виплачують допомогу.
Можливі помилки
На жаль, поведінка співробітників може привести до непредумышленному порушення термінів. Наприклад, якщо людина напише заяву за день до дня “ікс”. У цьому випадку бухгалтерія не може здійснити нарахування за три доби, як належить за ТК. Але роботодавець при затвердженні заяви може перенести дату відпустки, щоб уникнути порушення термінів. Тому слід заздалегідь попереджати працівника про настання терміну “відгулу”.
Розрахунок оплати відпустки
Роботодавцю не вигідно оплачувати відгули співробітника по вартості його роботи. Тому допомога виплачується за среднедневному заробітку за минулий рік.
Спочатку потрібно визначити розрахунковий період – початок і закінчення робочого року. Він складається з 12 місяців. Наприклад, людина “йде гуляти” 8 липня 2018 року, а був працевлаштований 21 березня 2017 року, то розрахунковий період буде з 21.03.17 за 20.03.18.
Всі виплачені суми за цей період потрібно скласти і розділити на кількість відпрацьованих днів. Так розраховується сума середньоденного заробітку. Отримане значення треба помножити на кількість днів відпустки. Більш точним вважається розрахунок, коли нарахована сума ділиться на 12 місяців, а потім на 29,3 середньомісячних дня. Розрахована сума допомоги видається працівникові на руки або перекладається на його банківський рахунок.
Виключення з правил
Дотримати всі правила обліку оплати відпусток досить важко. Наприклад, працівник може захворіти або з’явитися на робочому місці за 1-2 дні до відпочинку. У цьому разі він має право написати заяву про перенесення відпустки. Це його право, а не обов’язок. Керівництво не має права без погодження із працівником змінювати графік роботи.
Штрафи
Якщо грошові кошти не встигли виплатити вчасно, то їх потрібно нарахувати та перерахувати співробітникові як можна швидше. Інакше вважається, що роботодавець порушив термін оплати відпускних. Йому доведеться виплатити відсотки. Причиною прострочення може бути навіть хвороба працівника. Тому краще нарахувати та виплатити відпускні на 1-2 дні раніше. Інакше доведеться платити комісію в розмірі 1/150 ключової ставки ЦБ, що діє на момент настання терміну оплати. Додатково на керівника може бути нарахований штраф у розмірі 1-50 тис. руб. Працівник може самостійно повідомити про порушення строків, подавши заяву у Державну трудову інспекцію в ході проведення перевірки.
БО
Сума нарахованої допомоги обкладається страховими внесками. В БУ формуються проводки по КТ рах. 96 в кореспонденції з:
- ДТ 20 – при оплаті днів відпустки працівникам основного виробництва.
- ДТ 26 – при нарахуванні допомоги управлінському персоналу.
- ДТ 44 – при розрахунках з персоналом комерційної служби.
Протягом року суми фактичних нарахувань переносяться з ДТ 96 КТ 70 (69).
Сума допомоги обкладається ПДФО за ставкою 13 %.
Всі ці нарахування враховуються у витратах на оплату праці в НУ в тому періоді, на який вони припадають. Термін сплати сум значення не має. Оскільки термін нарахувань відпускних в НУ та БО різний, то формуються тимчасові віднімаються різниці (ВВР) і відповідні відстрочені податкові активи (ВОНА). По мірі виплати сум БО ці ВВР погашаються.
Календарні чи робочі дні?
Багатьох бухгалтерів цікавить питання, коли всі такі слід здійснювати нарахування? Сам відпустку розраховується в календарних днях. Можливо потрібно і нарахування здійснювати в календарних, а не робочих днях? Відповідно до листа Федеральної служби по праці № 8470 від 2011 року, орієнтуватися потрібно на робочі дні.
Однак, у 2016 році в ТК були внесені поправки, які уточнюють строк оплати часу відпустки. Тепер він становить три календарних дні. Тепер роботодавець не має права затримувати строк виплати допомоги до моменту виплати ЗП і авансу. У той же час за законом не обмежена верхня планка – роботодавець може виплатити допомогу за кілька тижнів. Причиною уточнення термінів стало збільшення кількості святкових днів у році.
Звільнення
Як говорилося раніше, нарахування та оплата додаткової відпустки здійснюється за складеним графіком. На цей термін не впливає звільнення працівника за скороченням штату чи за власним бажанням. У таких ситуаціях допомога виплачується за 3 дні до початку відпустки, а все решта суми – в останній робочий день.
Резерв на оплату відпусток
Недолік ліквідних коштів може стати причиною затримки оплати посібників. Тому організації формують резерв коштів під відпустку. У ньому враховуються не тільки самі допомоги. але і внески. Цей обов’язок поширюється на всі підприємства, крім тих, які працюють на спрощеній системі. Резерв створюється на звітну дату – останнє число кожного місяця, кварталу або 31 грудня. Момент створення резерву повинен бути закріплений в обліковій політиці. Відрахування в резерв на оплату відпусток у бухгалтерському обліку здійснюється по дебету тих же рахунків, на яких обліковується ЗП: ДТ20 (25, 08, 26, 44) КТ96 – створення резерву.
ДТ96 КТ70 – використання резерву на оплату відпустки. ДТ96 КТ69 – відрахування на соціальні заходи.
Якщо резерву не вистачило для оплати допомоги, сальдо рахунку 96 нульове, то компенсацію потрібно відобразити в дебет рахунків 20 (25, 08, 26, 44). Кожна організація самостійно розробляє порядок розрахунку сума і закріплює його в обліковій політиці. Розглянемо найпоширеніші варіанти:
Резерв на оплату відпусток у податковому обліку формується за алгоритмом, відображеному в обліковій політиці для цілей оподаткування. В ній прописується прийнятий спосіб створення фонду, максимальна сума відрахувань. Додатково бухгалтер складає звіт, в якому відображається алгоритм розрахунку щомісячних нарахувань виходячи із загальної суми видатків на оплату ЗП і посібників. Відсоток відрахувань у фонд – це співвідношення річної суми витрат на виплату допомоги до витрат на оплату праці.
Вагітність, пологи
Нарахування допомоги здійснюється протягом 10 днів після написання заяви. Оплата декретної відпустки у розмірі 100 % від ЗП проводиться в найближчий для видачі ЗП строк, але не пізніше 15 днів з моменту нарахування.
Враховуючи особливості перебігу вагітності та перебігу пологів, оплачувана післяпологовий період становить:
- 70 днів — стандартний термін;
- 86 днів — у разі ускладнень при пологах;
- 110 днів — при багатоплідній вагітності.
Тобто ще один – два місяці жінка буде отримувати допомогу у розмірі 100% від окладу.
Догляд за дитиною
На період догляду за дитиною протягом перших 1,5-3 років жінці належить відповідну допомогу. Його розмір для працюючих громадян буде значно вище, ніж державний мінімум. Оформити таку відпустку може не тільки мама, але й тато, бабуся, дідусь або інші працюючі члени сім’ї. За таким працівником зберігається робоче місце, а перші 1.5 року зараховується до страхового стажу.
Нарахування та оплата відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 1,5 років здійснюється у розмірі 40 % від окладу. Що стосується жінок, які усиновили дитину, то алгоритм розрахунку суми допомоги для них залишається такою ж. Якщо на момент усиновлення дитині не виповнилося трьох місяців, то післяпологовий період становить 70 днів, протягом яких мати отримуватиме 100 % свого окладу. Після того як дитині виповниться 1,5 року, жінка може продовжити свій декрет, але допомогу за цей період вже нараховуватися і виплачуватися не буде.
Для отримання допомоги потрібно подати заяву за місцем роботи. Продовжувати трудову діяльність можна на умовах неповного робочого часу. Якщо працівник працевлаштований в кількох організаціях, то подавати заяви потрібно в бухгалтерії кожного з них. Виплачуватися допомога буде тільки за одним місцем роботи, але виходячи з ЗП в усіх роботодавців. Крім письмової заяви, роботодавцю потрібно буде також надати свідоцтво про народження дитини і довідку про невикористання відпустки другим батьком. На підставі цих документів оформляється наказ про виплату коштів.
Період навчання
Працівники, які суміщають роботу з навчанням, також можуть брати “канікули”. Оформляються вони за заявою та за наявності довідки з навчального закладу. Нарахування здійснюються у календарних днях, виходячи з періоду проходження сесії. Оплата навчальної відпустки здійснюється по середньому заробітку, який розраховується за загальними правилами. Нараховану суму співробітник повинен отримати на руки за три дні до канікул. За порушення строків передбачений штраф у розмірі 1-5 тис. руб. Якщо на період відгулу випадають неробочі святкові дні, то вони також повинні бути оплачені.
Компенсація покладена також студентам заочникам, які отримує освіту такого рівня вперше і навчаються в акредитованому закладі. Оплата навчальної відпустки здійснюється за такий період:
- 40 к. д. для здачі сесії на перших двох курсах;
- 50 к. д. для здачі сесії на наступних курсах;
- 4 місяці для захисту дипломної роботи;
- 15 к. д. для здачі вступних / підсумкових іспитів.
Ось як розраховується ЗП за відпустку.
