Регламент складання
Для того щоб видати розпорядчий документ, необхідно наявність підстави. Таким може виступати планова операція, службова записка від керівника відділу, акт сторонньої організації, ініціатива роботодавця. Далі на цій підставі необхідно зібрати всю необхідну інформацію з найрізноманітніших джерел: архіви внутрішніх і зовнішніх документів, законодавчих актів і навіть публікації у ЗМІ. Головна умова – інформація достовірна, актуальна і досить повна для винесення рішення. Підготовкою проекту може займатися група осіб або один фахівець. Зазвичай це завдання покладається на юридичний чи кадровий відділ. Проект не має юридичної сили, а в процесі розробки може неодноразово змінюватися, підлаштовуючись під вимоги різних структур.
Погодження документів
Після процедур по ініціації, збору і аналізу інформації, а також розробки проекту, необхідно узгодити проект документа зі всіма зацікавленими особами: представниками профспілки, керівниками відділів, засновниками. Якщо якісь із цих структур не згодні з представленим проектом, необхідно прийти до компромісних рішень і внести відповідні зміни. Після підписання документ реєструється, йому присвоюється внутрішній порядковий номер. Бланки документів, що стосуються адміністративних або організаційних питань господарської діяльності, повинні зберігатися в архівах не менше п’яти років. Документи, що відносяться до функціонування організації в цілому, її розпорядку та основним положенням, повинні зберігатися протягом всього терміну діяльності компанії. Приклад розпорядження, що відноситься до таких документів, – про заснування товариства.
