Як влаштувати вечір зустрічі випускників?

Вечір зустрічі випускників, незалежно від того, де він проходить і кого збирає, вимагає серйозної підготовки і відчутних витрат. Як правило, одній людині осилити організацію такого свята і підготовку до нього досить важко.

Зараз часто користуються послугами агентств, однак результат роботи професіоналів не завжди відповідає очікуванням і може відрізнятися від того варіанту свята, який хотілося влаштувати. Тому краще братися за справу самостійно, бажано компанією з двох, трьох або чотирьох осіб.

З чого почати?

Почати готувати вечір зустрічі випускників потрібно з визначення кількості учасників. Тобто слід вирішити, кого збирати – весь випуск, один клас або групу. Запрошувати педагогічний склад і кого саме з учителів кликати. Від кількості потенційних учасників та гостей заходу залежать усі інші моменти.

Далі потрібно розшукати всіх тих людей, яких планується зібрати. Планується провести вечір зустрічі випускників у школі або ж належить студентська вечірка в ресторані – розшук учасників є найважливішим, довгим і важким етапом підготовки.

Після того, як знайдені всі можливі координати, з людьми слід списатися або зателефонувати, а не просто вислати їм запрошення. Це необхідно зробити, оскільки хтось не піде, а хтось захоче прийти не один. Обдзвонити або ж списатися потрібно і з педагогами. Не слід виключати учасників заздалегідь, орієнтуючись на власні уявлення. Тобто, якщо, наприклад, вечір зустрічі випускників буде проходити в Москві, а хтось з потенційних учасників проживає у Владивостоці, не слід вирішувати самостійно, що людина не приїде.

Потрібно уточнювати переважний час і дати у кожного з тих, хто відвідає вечір, в тому числі і у педагогів. Так само слід акуратно запитати про фінансові можливості, тобто поцікавитися тим, яку суму людина готовий виділити на організацію заходу.

Після цих первинних етапів на руках у організаторів виявиться повний список гостей і учасників заходу, що містить інформацію про їхній вільний час і фінансові можливості.

Що далі?

На наступному етапі повинні бути визначені місце, час і приблизний сценарій вечора зустрічі випускників. Зробити це не важко, виходячи з приблизного бюджету та кількості учасників. На цьому етапі в бюджет потрібно «заглядати» двічі, як і кількість учасників.

Перше, з чого варто почати продумування сценарію – вибір місця. Якщо на заході очікується більше ста чоловік, але при цьому сума бюджету невелика, слід орендувати кафе або невеликий клуб з мінімальним замовленням на умовах «за відвідувачів». Тобто домовитися з власниками закладу про те, що люди будуть замовляти напої та їжу самостійно. Такий спосіб оренди дозволить суттєво скоротити витрати на оплату закладу.

Інший варіант – провести вечір зустрічі випускників у школі або інституті. Але не завжди такий спосіб організації заходу виявляється більш економним, ніж оренда закладу. Для повноцінного проведення свята потрібно накрити фуршетні столи, тобто закупити спиртне, продукти або вже готові закуски. При придбанні продуктів потрібна людина, яка буде готувати. Знадобляться скатертини, посуд і багато іншого. Також потрібно все прибирати після закінчення свята. Крім витрат і клопоту, проведення заходу в будівлі школи має і ще ряд істотних недоліків, таких як: обмеження за часом і датою, необхідність рухати і переносити меблі, адже обстановка не призначена для святкування.

Найоптимальніший варіант того, як можна провести вечір зустрічі випускників – поєднання відвідування школи або інституту з вечіркою в ресторані. У шкільному актовому залі або студентської аудиторії може пройти урочиста частина, а саме веселощі перенесіть в ресторан або кафе. При такому виборі потрібно спочатку з’ясувати дати та години, в які навчальний заклад зможе прийняти захід, поєднати це з предпочитаемыми більшістю учасників тимчасовими рамками і, власне, вибрати дату.

Не погоджуйте відразу ж вибране число і час з адміністрацією, а домовтеся лише попередньо. Потрібно це для того, щоб знайти підходяще кафе на вибраний час поруч з навчальним закладом, в пішій доступності. Дуже незручно, якщо інститут або школа знаходяться на великій відстані від ресторану. У цій ситуації одні не підуть на урочисту частину, а інші — на веселощі.

Однак у розташованому неподалік кафетерії може бути зайнята обрана дата або ж години, але вільно інше число, яке теж зручно. Тому з навчальним закладом потрібно домовлятися заздалегідь і тільки після того, як буде остаточно обраний ресторан.

Тепер можна приступати до розробки сценарію, знову скориставшись списком гостей і даними про їх фінансових можливостях. Це потрібно для того, щоб визначитися з кількістю конкурсів з призами, меню вечора, яке буде замовлено заздалегідь і іншими подібними моментами. Сценарій вечора зустрічі випускників, на який прийдуть лише десять чоловік, нехай навіть у варіанті «+1», буде сильно відрізнятися від програми заходи для двадцяти однокашників і виявиться абсолютно не схожим на збір сотні людей.

Проте всі вони мають однакову структуру:

  • урочиста частина;
  • перехід в ресторан або ж просто перерву перед початком фуршету;
  • основний час;
  • офіційне завершення;
  • «догуливание».

На етапі вибору сценарію у відповідності з бюджетом і кількістю гостей слід не вдаватися в деталі наповнення кожного пункту, а розподілити кошти. Зробити це простіше всього, відштовхуючись від того, видатки на що можна прорахувати з максимальною точністю, наприклад, від урочистої частини. «Догуливание» в бюджет взагалі вносити не слід, але якщо залишаються вільні гроші, то цілком можна кожному на прощання презентувати за тематичним коктейлю. Найбільш незрозумілою з точки зору бюджету завжди є основна частина вечора, та, яка йде за сценарієм і передбачає різні конкурси, лотереї та призи. Тому її слід залишити наостанок і при виборі того, чим її наповнити виходити з того, скільки залишилося грошей.

У підсумку, вийде досить детальна фінансова кошторис. Її потрібно чітко розписати, для того щоб при питаннях учасників про те, що з них збирають гроші, не намагатися розповідати зміст вечора, а просто вислати в месенджері, або ж на пошту перелік сухих цифр. Це заощадить власні нерви, а у підозрілих однокашників відіб’є бажання торгуватися зі складальником.

Після того, як кошти будуть зібрані, слід приступити до втілення задуманого. При великій кількості гостей заходу зазвичай потрібно багато різних елементів і атрибутів свята. Не варто все робити за принципом «як піде», час та закупівлі або ж замовлення потрібно розпланувати, це набагато зручніше і при чіткому розкладі нічого не забудеться.

Як провести урочисту частину?

Зміст урочистої частини залежить від того, скільки педагогів на ній буде, і хто саме планує бути присутнім. Наприклад, ректор інституту або ж керівник кафедри, шкільний директор на вечорі зустрічі випускників завжди вимовляють мова, відкриває захід. Це традиція, якої потрібно дотримуватися. Якщо ж «високих чинів» немає, а є лише класний керівник або кілька вчителів-предметників, то право відкрити вечір і провести урочисту частину переходить до його організатору. Не важливо, хто з педагогів прийде на захід, всім, хто відвідав вечір зустрічі випускників вчителям, дарують квіти і пам’ятні подячні грамоти.

Урочиста частина не повинна бути затягнута, але і надмірно короткої її робити не варто. Оптимальний час – 30-40 хвилин. Зміст може бути таким:

  • вступна промова або виступ директора;
  • вручення пам’ятних дипломів або атестатів, але лише при невеликій кількості учасників, якщо народу більше двадцяти людей, то грамоти видають після завершення урочистої частини при виході з залу;
  • слова вчителів, а після того, як педагоги закінчать, слід дарувати квіти і красиво оформлену «подячну папір», це ж відноситься і до директора або представнику ректорату;
  • завершення і запрошення пройти у ресторан (треба нагадати адресу і сказати, що він є в запрошенні).

Якщо є бажання у когось з випускників щось вимовити, то це роблять після виступів педагогів і перед завершальною офіційну частину промовою організатора свята.

Якщо є можливість прорепетирувати урочисту частину, то це слід зробити обов’язково. Завжди можуть виникнути якісь нюанси, що відрізняють дійсність від прописаного на папері сценарію. Тривалість промов, непрацюючий мікрофон або ж відсутність стійки під нього і інші дрібниці, які при плануванні неможливо врахувати. Вони стануть очевидні на репетиції, і їх можна буде виправити або усунути.

Завершити урочисту частину можна, не обмежуючись промовою. Хорошим варіантом стане виконання пісні. На вечір зустрічі випускників, при відсутності у навчального закладу гімну, можна підготувати будь-яку відповідну за тематикою і не надто довгу пісню. Її текст і пояснення до нього слід розіслати кожному з учасників разом із запрошенням. Однак при бажанні можна і продублювати, видавши роздруківку зі словами при вході в зал. Якщо планується використання бейджиків, то їх теж видають кожному перед урочистою частиною при вході.

Що потрібно для урочистої частини?

Існують обов’язкові атрибути офіційного етапу заходу, не залежать ні від кількості учасників, ні від розмірів бюджету. До них відносяться:

  • квіти всім педагогам;
  • пам’ятні дипломи або «атестати випускника»;
  • подячні грамоти вчителям.

Це основа, без якої не можна обійтися. Замовити же дипломи та грамоти можна в будь-якому з рекламних агентств або ж безпосередньо в друкарнях. Однак прямий замовлення у друкарів хоч і дешевше, але потребує самостійної підготовки макета. Це не просто малюнок, виконаний в будь-якій програмі, до таких макетів існує ряд вимог. При відсутності розуміння, як саме робиться макет під друк, не варто цим займатися, оскільки результат зажадає переробки і не з вини друкарських верстатів. Тобто доведеться платити двічі.

Крім обов’язкових атрибутів, витрат можуть зажадати і такі елементи заходи, як:

  • бейджі з зазначенням імені, класу чи іншої інформації;
  • прикраса актового залу, фойє та інших місць, за якими в навчальному закладі пройдуть випускники;
  • роздрук тексту пісні, якщо це потрібно.

У тому випадку, якщо на вулиці холодно, слизько, а ресторан розташований далеко від місця, де розпочався вечір зустрічі випускників (лютий або березень, наприклад, не розташовують до тривалих прогулянок), можна орендувати транспорт. Про оренду автобусів слід обов’язково попередити в запрошеннях, так як дізнавшись про наявність транспорту «від порога до порога», люди можуть відмовитися від наміру скористатися власним автомобілем.

Перехід в ресторан: чи можна його чимось заповнити

Заповнювати вмістом час переходу з навчального закладу до місця святкування чи ні – питання індивідуальне. Залежить це від багатьох нюансів, таких як:

  • тривалість і завантаженість урочистої частини;
  • погода і сезон;
  • наявність транспорту або ж піша прогулянка;
  • час, який займе шлях в ресторан;
  • кількість учасників.

Можна при гарній погоді і в літній час задіяти в дорозі клоунів, ростових ляльок, мімів з кульками та інше подібне супровід. Це налаштовує гостей на святковий вечір. Однак якщо шлях занадто короткий, наприклад, потрібно просто перейти на протилежний бік вулиці, то нічим його заповнювати не потрібно.

При поїздці в автобусі, що триває не менше 20 хвилин, можна задіяти клоуна або будь-якого іншого артиста, який розповідає анекдоти «в тему» або ж, що ще краще, виступає в жанрі stand-up. Цей жанр є оптимальним і для основної частини заходу.

Однак якщо збирається менше десяти чоловік, то подібні розваги в дорозі абсолютно ні до чого.

Як провести основну частину вечора?

Структура того, як проходить у закладі вечір зустрічі випускників через рік вони збираються або ж через десять років після завершення навчання, однакова. А ось кількість учасників заходу на структуру святкування впливає. Якщо збирається більше 10-15 чоловік, потрібно ведучий. Якщо учасників 5-7, послуги тамади не потрібні.

Всі конкурси, лотереї або інші розваги обов’язково повинні відповідати тематиці вечора, так само, як і застільні промови. Домогтися цього просто, варто лише використати кілька тематичних елементів в сценарії.

Структура заходу може бути такою:

  • організатору потрібно вимовити коротку застільну мова, іншими словами знову «відкрити» свято;
  • такі ж тости повинні бути адресовані конкретним людям і повідомляти про те, чого вони досягли за минулий час, звичайно ж, говорити можуть і самі випускники, експромтом;
  • між підняттями келихів проводяться конкурси, проходять виступи артистів або учасників вечора;
  • перед завершенням слід влаштувати лотерею з жартівливими призами, наприклад, з сертифікатом на право проведення та пристрої наступної зустрічі.

Останній тост каже організатор. У ньому потрібно прийшли подякувати, висловити впевненість у швидкій зустрічі і пояснити, що ресторан знаходиться в повному розпорядженні всіх тих, хто хоче продовжувати веселитися, позначивши час, зрозуміло. Тобто офіційну частину слід закінчити мінімум за 2 години до закінчення терміну оренди.

Що говорити «адресних» тостах?

Привітання на вечір зустрічі випускників мало чим відрізняються від тостів на інші свята. Тобто це коротка мова, що містить приємні слова про кого-небудь, що розповідає про досягнення цієї людини і закликає за нього випити.

Говорити можна про що завгодно, але, зрозуміло, слід підготуватися. Досягнення є у кожного. Приміром, якщо відмінниця і активістка стала домогосподаркою, то слід згадати про сімейні цінності і підкреслити, що будинок – найголовніше, що є у людини. Якщо однокласник працює слюсарем на заводі, потрібно розповісти про цінності простих професій, без яких немислимі всі зручності сучасного життя. Тобто адресні тости повинні підвищувати самооцінку людини і радувати його.

Після таких промов потрібно вручати диплом «За досягнення». Але це слід робити лише в тому випадку, якщо тости будуть готові для кожного з гостей. Якщо на вечірці присутній сотня людей, дипломи готувати не потрібно. Але самі слід вимовляти тости. Їх треба продумати приблизно для половини учасників. Після кожної пари таких виступів слід провокувати гостей на такі ж промови щодо їх однокашників.

Таким чином, повністю знімається вічне питання про те, за що пити, а кожен із запрошених відчуває себе потрібним, а не зайвою на святі.

Що включити в програму?

Самий оптимальний варіант програми таких заходів – виступи самих учасників. Але більшість людей, як правило, відмовляється від пропозиції виступити, тому організаторам слід це завуалювати конкурсами або лотереями.

Тобто в якості призів за перемогу в якомусь конкурсі виграв повинен, наприклад, прочитати вірші. На вечір зустрічі випускників, який проводиться з організованою за таким принципом програмі, слід заготовити заздалегідь роздруковані тексти. Не всі люди пам’ятають напам’ять якісь вірші.

Можна і зовсім обійтися без конкурсів, а розігрувати виступи у вигляді лотереї чи фантів. Можна влаштувати аукціон. Тобто учасник одержує можливість продати комусь своє право виступу, а гроші за цей лот стануть початком бюджету на наступний вечір зустрічі випускників, дата якого, зрозуміло, повинна бути озвучена, наприклад, в наступному році.

Як готувати мова?

Це питання часто ставить у глухий кут навіть найбільш педантичних і талановитих організаторів. Насправді ж все просто. Слова на вечір зустрічі випускників повинні бути не пафосними, щирими та добрими. Цього достатньо.

Мова не варто затягувати. Відкриття урочистої частини цілком укладається в 5-7 хвилин, зрозуміло, якщо мова не вимовляє директор або ж хтось із «важливих» вчителів. Їх обмежувати в часі не варто — це неввічливо. Завершальна офіційну частину мова триває 4-5 хвилин, її можна почати зі слів: «Вечір зустрічі випускників починається», «Зараз ми переходимо в ресторан і будемо веселитися» та іншої інформації, наприклад, про автобуси, адресу закладу.

Перший тост повністю символічний і повинен звучати просто: «Хлопці! Ось ми і побачились! Давайте ж це відсвяткуємо!». Адресні тости складаються з кількох пропозицій і займають 2-4 хвилини.

Складнощів з застільними промовами можна уникнути, найнявши ведучого або ж максимально задіявши інших учасників.

Про що не можна забувати?

При плануванні вечора потрібно не забути про трьох нюанси, таких як:

  • організація фото — або відеозйомки;
  • пошук ведучого;
  • розсилка запрошень.

Обов’язково слід наймати фотографа та/або відеограф. Це дуже важливий компонент зустрічі. Причому слід замовити послуги на весь вечір – від офіційної урочистої частини до «догуливания». Результати його роботи потім потрібно надіслати в електронному вигляді всім гостям заходу.

Наймати ведучого потрібно для вечорів, на яких збирається більше 10 осіб. Адже сам організатор – теж випускник і йому слід веселитися, а не стежити за програмою і настроєм гостей.

Запрошення слід оформити, включивши в них всю потрібну інформацію: час і місце збору, назву та адресу ресторану, наявність автобуса, якщо планується його оренда, слова пісні, зрозуміло, при включенні цього елемента в сценарій, і так далі.

Друкувати запрошення не треба, їх набагато простіше оформити в електронному вигляді та надіслати через месенджер або ж електронну пошту.