Що далі?
На наступному етапі повинні бути визначені місце, час і приблизний сценарій вечора зустрічі випускників. Зробити це не важко, виходячи з приблизного бюджету та кількості учасників. На цьому етапі в бюджет потрібно «заглядати» двічі, як і кількість учасників.
Перше, з чого варто почати продумування сценарію – вибір місця. Якщо на заході очікується більше ста чоловік, але при цьому сума бюджету невелика, слід орендувати кафе або невеликий клуб з мінімальним замовленням на умовах «за відвідувачів». Тобто домовитися з власниками закладу про те, що люди будуть замовляти напої та їжу самостійно. Такий спосіб оренди дозволить суттєво скоротити витрати на оплату закладу.
Інший варіант – провести вечір зустрічі випускників у школі або інституті. Але не завжди такий спосіб організації заходу виявляється більш економним, ніж оренда закладу. Для повноцінного проведення свята потрібно накрити фуршетні столи, тобто закупити спиртне, продукти або вже готові закуски. При придбанні продуктів потрібна людина, яка буде готувати. Знадобляться скатертини, посуд і багато іншого. Також потрібно все прибирати після закінчення свята. Крім витрат і клопоту, проведення заходу в будівлі школи має і ще ряд істотних недоліків, таких як: обмеження за часом і датою, необхідність рухати і переносити меблі, адже обстановка не призначена для святкування.
Найоптимальніший варіант того, як можна провести вечір зустрічі випускників – поєднання відвідування школи або інституту з вечіркою в ресторані. У шкільному актовому залі або студентської аудиторії може пройти урочиста частина, а саме веселощі перенесіть в ресторан або кафе. При такому виборі потрібно спочатку з’ясувати дати та години, в які навчальний заклад зможе прийняти захід, поєднати це з предпочитаемыми більшістю учасників тимчасовими рамками і, власне, вибрати дату.
Не погоджуйте відразу ж вибране число і час з адміністрацією, а домовтеся лише попередньо. Потрібно це для того, щоб знайти підходяще кафе на вибраний час поруч з навчальним закладом, в пішій доступності. Дуже незручно, якщо інститут або школа знаходяться на великій відстані від ресторану. У цій ситуації одні не підуть на урочисту частину, а інші – на веселощі.
Однак у розташованому неподалік кафетерії може бути зайнята обрана дата або ж години, але вільно інше число, яке теж зручно. Тому з навчальним закладом потрібно домовлятися заздалегідь і тільки після того, як буде остаточно обраний ресторан.
Тепер можна приступати до розробки сценарію, знову скориставшись списком гостей і даними про їх фінансових можливостях. Це потрібно для того, щоб визначитися з кількістю конкурсів з призами, меню вечора, яке буде замовлено заздалегідь і іншими подібними моментами. Сценарій вечора зустрічі випускників, на який прийдуть лише десять чоловік, нехай навіть у варіанті «+1», буде сильно відрізнятися від програми заходи для двадцяти однокашників і виявиться абсолютно не схожим на збір сотні людей.
Проте всі вони мають однакову структуру:
- урочиста частина;
- перехід в ресторан або ж просто перерву перед початком фуршету;
- основний час;
- офіційне завершення;
- «догуливание».
На етапі вибору сценарію у відповідності з бюджетом і кількістю гостей слід не вдаватися в деталі наповнення кожного пункту, а розподілити кошти. Зробити це простіше всього, відштовхуючись від того, видатки на що можна прорахувати з максимальною точністю, наприклад, від урочистої частини. «Догуливание» в бюджет взагалі вносити не слід, але якщо залишаються вільні гроші, то цілком можна кожному на прощання презентувати за тематичним коктейлю. Найбільш незрозумілою з точки зору бюджету завжди є основна частина вечора, та, яка йде за сценарієм і передбачає різні конкурси, лотереї та призи. Тому її слід залишити наостанок і при виборі того, чим її наповнити виходити з того, скільки залишилося грошей.
У підсумку, вийде досить детальна фінансова кошторис. Її потрібно чітко розписати, для того щоб при питаннях учасників про те, що з них збирають гроші, не намагатися розповідати зміст вечора, а просто вислати в месенджері, або ж на пошту перелік сухих цифр. Це заощадить власні нерви, а у підозрілих однокашників відіб’є бажання торгуватися зі складальником.
Після того, як кошти будуть зібрані, слід приступити до втілення задуманого. При великій кількості гостей заходу зазвичай потрібно багато різних елементів і атрибутів свята. Не варто все робити за принципом «як піде», час та закупівлі або ж замовлення потрібно розпланувати, це набагато зручніше і при чіткому розкладі нічого не забудеться.
