Дерево цілей і завдань: особливості, вимоги та зразок

Дерево цілей – відомий термін у менеджменті. Являє собою сукупність цілей економічної системи, програми або плану. Це методика існує понад 50 років, а на даний момент повсюдно використовується під час планування задач.

Це візуальне подання досягнення поставлених результатів. На графіку видно головна і другорядна мета. При цьому завдання з меншим пріоритетом можуть бути складовою частиною як досягнення основної місії, так і додаткової, – такою, без якої можна обійтися, але краще виконати.

Структура

Дерево цілей і завдань – це всі цілі компанії, які побудовані за ієрархічним принципом. У цій структурі існують високі і низькі рівні, у кожного доручення є свій порядок. Такі схеми створюються, щоб краще зрозуміти обсяг роботи і візуально уявити кінцевий результат. Графічне зображення є невід’ємною частиною цього методу. Воно допомагає досягти наміченого, проаналізувати можливі проблеми і придумати рішення.

Що таке дерево цілей, легко зрозуміти на конкретному прикладі.

Вгорі знаходиться генеральна мета. Це те, до чого прагне компанія. Далі йдуть підлеглі цілі, досягнення яких сприяє отриманню головного результату. Чим нижче завдання, тим вони менш важливі, але обов’язкові для виконання, адже при їх невиконанні збільшується ймовірність того, що ця схема не спрацює. Це грубе опис, адже на практиці компанія стикається з ситуаціями, коли доводиться відмовлятися від деяких завдань або придумувати нові способи вирішення питань.

Для правильного створення подібної структури точно формулюються наміри, правильно оцінюється пріоритет, конкретизуються часові рамки.

Принцип

Розглядають шість принципів побудови дерева цілей підприємства:

Облік ресурсів і потреб. Чим складніше завдання, тим ретельніше вона планується.

Розподіл витрат – дуже важливий пункт, адже брак грошей – це поширена причина, по якій зупиняється розвиток компанії.

Конкретизирование доручень. Мету потрібно чітко сформулювати, у них повинен бути кінцевий результат. Описуються параметри, які допомагають визначити, чи досягла завдання кінцевого стану. До цього пункту також ставиться виділення часу на виконання того чи іншого пункту.

Поетапне та послідовне виконання пунктів – обов’язкова вимога, щоб досягти кінцевої мети. Завдання раціонально розбиваються на етапи, встановлюється генеральна і другорядна мета. Аналізуються ресурси, які необхідні для виконання завдання.

Правильно побудована структура визначається сумісністю підцілей та головного наміри. Це означає, що ресурси, необхідні для реалізації завдань, правильно розподілені, їх повинно вистачати на кожний етап.

Кожний відділ підприємства виконує тільки свою мету, спираючись на дерево намірів.

Етапи розбиваються на дрібні завдання. Це називається метод декомпозиції.

Користь

Побудова дерева цілей – важлива частина виконання доручень. Для відображення плану створюється графік, і менеджмент визначає, які ресурси потрібні, щоб досягти задуманого.

Користь візуального представлення цілей:

• координація діяльності структурних підрозділів компанії;
• розподіл обов’язків посадовим особам;
• збільшення взаємної відповідальності виконавців;
• контроль виконання цілей;
• постановка конкретних завдань, термінів реалізації;
• підготовка до зміни напряму, якщо трапляються раптові зміни діяльності компанії;
• збільшення ефективності розробки процесів управління;
• прийняття управлінських рішень.

Як побудувати дерево цілей

Дерево побудувати досить легко. Цього етапу потрібно приділити достатню кількість часу, і всі подальші дії повинні виконуватися згідно з планом.

Менеджмент визначає місію компанії. Вона називається генеральною і є стовбуром, знаходиться на вершині дерева. Це основне завдання, яке не можна виконати моментально. Щоб дійти до кінцевої точки, потрібно виконання дрібних доручень. Тому визначаються підцілі – їх представляють гілки дерева. При необхідності цілі діляться на більш дрібні підзадачі. Чим більше масштаб компанії, тим більше рівнів може бути в структурі.

Кожен вид описується максимально чітко і детально розбираються всі нюанси. Аналізується кількість цілей, необхідних для того, щоб виконати вищу місію. Правильно створена структура містить необхідні кроки їх вирішення, передбачаються необхідні ресурси.

Після визначення всіх моментів обов’язки розподіляються між відділами підприємства. Кожний підрозділ має чітко виконувати своє завдання.

Приклад: вступ до вузу

Потрібно розібрати простий приклад з життя, щоб краще зрозуміти дерево цілей. Як побудувати і використовувати план вступу у вуз?

При розборі необхідно враховувати всі ресурси, виділити підцілі. Ресурси:

• шкільна освіта;
• фінансові можливості;
• допомога друзів і знайомих для надходження і під час навчання.

Щоб стати студентом вузу, необхідно наблизити рівень ресурсів до максимальних настільки, наскільки це можливо. Наприклад, записатися на підготовчі курси, займатися з репетитором, якщо є прогалини в знанні шкільної програми. Знайти рішення в питанні отримання грошей, щоб забезпечити собі подальше навчання: взяти кредит, позичити, знайти джерело додаткового заробітку.

Кожна мета може бути розбита на більш дрібні завдання. Наприклад, пошук репетитора можна розбити на такі етапи:

Організація доходів для оплати послуг репетитора.

Пошук репетитора за обраним напрямом.

Пошук вільного часу на заняття.

При цьому другий пункт може бути поділений на частини. Абітурієнту необхідно визначитися з тим, які прикмети він знає найгірше, що може підтягнути сам, а з чим впоратися самостійно не зможе.

Приклад побудови фінансового благополуччя

Дерево цілей фінансового благополуччя може виглядати наступним чином. Спочатку визначається місія – це постійний дохід, достатній, щоб не обмежувати себе ні в чому. Реалізація розбивається на три підцілі:

• пасивний дохід;
• активний дохід;
• сторонній заробіток.

У цій структурі є три пункту другого рівня. Тепер необхідно створити третій рівень. Пункт про пошук активного доходу містить наступні завдання:

• пошук кращого місця роботи;
• здобуття додаткової освіти;
• зміна місця проживання;
• виділення часу на самостійний розвиток обраної області;
• отримання досвіду.

Графік будується далі, якщо виявляються додаткові вимоги для виконання кожного пункту. В результаті дерево може розростатися до дуже великих розмірів.

Програми для побудови дерева цілей

Управління деревом може здійснюватися з допомогою додаткових програм. До їх числа відносяться як десктопні варіанти, так і версії онлайн. Вони можуть бути використані під час презентації на великому екрані або для співпраці з маленьким колективом.

Сьогодні пропонується величезна кількість інструментів постановки цілей, організації процесу їх досягнення. У подібних програмах користувач вводить назву цілей, визначає їх категорію важливості і отримує структуровану модель.

Висновок

Планувати діяльність з допомогою графіка не тільки дуже зручно, але і ефективно. Це інструмент, який дозволяє наочно побачити, як будуть взаємодіяти завдання, які ресурси знадобляться для їх вирішення. Іноді виявляються відсутні ресурси, з’являються нові завдання. Видно принцип взаємодії між намірами і те, як вони залежать один від одного.

В цілому створення графіка може використовуватися не тільки в бізнесі або в плануванні питань, пов’язаних з роботою. Це корисний спосіб пошуку правильних відповідей на особисті питання, відмінний радник з вибором напрямку, якщо якась важлива задача не є достатньо прозорою.