Інвентаризація – це спеціальна процедура, основним призначенням якої виступає виявлення тих чи інших порушень в різних компаніях. За допомогою цього процесу можна встановити, наскільки вірними і точними є дані щодо наявних на складі товарів. Виявляються помилки в роботі різних фахівців підприємства. Додатково вона виступає певним методом контролю роботи співробітників.
Поняття процесу
Інвентаризація – це певний спосіб бухгалтерського обліку на підприємстві, що володіє контрольними функціями. Вона покликана визначити, чи відповідає фактичне кількість тих чи інших товарів компанії тим відомостям, які містяться в документації організації.
Якщо в процесі інвентаризації виявляються різні помилки чи недостачі, то це стає підставою для проведення службового розслідування стосовно матеріально відповідальних співробітників компанії.
Проблеми виникають не тільки при нестачі, але і при надлишку цінностей, так як це призводить до складнощів при стягненні дебіторської заборгованості або погашення кредитів. Для податкової інспекції важливі результати інвентаризації, так як серйозні розбіжності можуть виступати наслідком протиправних діянь з боку керівництва чи працівників компанії.
Які виконуються функції?
Інвентаризація – це комплексний процес, під час реалізації якого можуть здійснюватися різні функції:
- контролююча;
- облікова;
- виявляє злочину.
Існує декілька видів даної процедури, які вибираються в залежності від мети проведення та наявних обставин.
Особливості процедури
У проведенні інвентаризації зацікавлене керівництво будь-якої компанії. Це обумовлено тим, що за її результатами можна виявити найменші розбіжності між фактично наявним майном і тими даними, які містяться в обліковій документації підприємства.
Займаються перевіркою фахівці, не зацікавлені в її результатах, тому нерідко для цього наймаються керівництвом підприємства незалежні експерти.
Основна мета проведення
Основною метою проведення інвентаризації виступає визначення правильності обліку, для чого порівнюються реальні показники з тими даними, які містяться в численних документах компанії. Тому з допомогою перевірки досягаються різні результати:
- всі об’єкти, задіяні в процесі інвентаризації, перераховуються, піддаються вимірюванню або зважуванням;
- отримані підсумкові показники порівнюються з тими даними, які є в обліковій документації;
- забезпечується контроль виконання правил, встановлених в компанії і призначених для збереження цілісності різних цінностей;
- виявляються товари або матеріали, які незабаром будуть зіпсовані;
- виявляється зіпсоване майно;
- виявляються всі цінності, які не використовуються на підприємстві, які нерідко після інвентаризації просто продаються;
- виявляються розбіжності в різних документах;
- перевіряються умови, в яких зберігаються товари і предмети;
- контролюється правильність відображення численних господарських операцій в бухгалтерському обліку.
Якщо дійсно є серйозні помилки в обліку, то це може стати причиною негативних наслідків для компанії, представлених матеріальними втратами. Тому обов’язково регулярно проводиться інвентаризація каси.
Якщо податкові інспектори в результаті перевірки компанії виявляють, що організація не проводить регулярно інвентаризацію, то це прирівнюється до відсутності бухгалтерського обліку на підприємстві, тому можуть до таких фірмам застосовуватися значні адміністративні санкції. Нерідко результати перевірки оформляються неправильно бухгалтером або іншою відповідальною особою, що вважається адміністративним правопорушенням, за яке призначається покарання податковою інспекцією.
Законодавче регулювання
Правила проведення та обліку інвентаризації можна вивчити в положеннях Наказу Мінфіну №49. Додатково є спеціальні Методичні вказівки, що містять відомості про порядок проведення перевірки.
Кожна компанія додатково може створювати власні внутрішні нормативні акти, на підставі яких закріплюються унікальні правила виконання цього процесу. Деякі фірми воліють проводити інвентаризацію майна щомісяця або раз на квартал. Саме керівництво підприємства самостійно вирішує дане питання.
Обов’язковою є перевірка, що проводиться перед безпосередньою підготовкою річної звітності. Якщо відсутня така інвентаризація, то фірма може притягуватися до адміністративної відповідальності, а також накладаються штрафи на посадових осіб компанії.
Основні різновиди процесу
Існує декілька класифікацій, які характеризують цю перевірку. Вони відрізняються за численними ознаками.
Вибір того чи іншого виду залежить від цілей проведення інвентаризації.
Щодо обов’язковості перевірки
Інвентаризація може бути обов’язковою або ініціативною. У першому випадку потрібно її проведення на підставі вимог законодавства, тому зазвичай у компанії виникають ситуації, зумовлені законом. Наполягати на такій перевірці можуть працівники ФНС або інших державних органів.
Ініціативна перевірка проводиться на підставі прийняття відповідного рішення керівниками організації. В цьому випадку відсутні будь-які обмеження щодо підстав для проведення процесу. Зазвичай потреба в цьому процесі виникає, якщо у керівництва з’являються сумніви в чесності співробітників.
За місцем проведення
Інвентаризація – це процедура перевірки відповідності фактичного майна з даними документів, тому вона може проводитися компаніями в різних місцях.
Тому може реалізуватися процедура в касі підприємства або на виробництві, в складських приміщеннях або в магазині.
Об’єкти перевірки
Об’єктами інвентаризації можуть виступати різні цінності, що належать конкретній компанії. Сюди належать основні засоби, представлені будівлями, спорудами та устаткуванням, матеріальні запаси, гроші, готова продукція або навіть фінансові зобов’язання підприємства.
Конкретний об’єкт вибирається попередньо ініціатором перевірки, після чого дані відомості передаються комісії, яка займається процедурою.
За методом реалізації процесу
Процедура може бути повною або частковою. Кожна різновид володіє своїми особливостями:
- Повна перевірка. Вона проводиться перед формуванням річної звітності або перед аудиторською перевіркою. Нерідко реалізується при ревізії. Перевірці піддаються всі матеріальні цінності, гроші і зобов’язання, наявні на підприємстві і відбиваються в обліку компанії. Інвентаризації підлягає навіть майно, отримане компанією на основі орендного договору.
- Часткова. Вона може проводитися в будь-який час, для чого потрібно лише відповідне рішення керівництва компанії. Для цього звичайно охоплюється майно, об’єднане за типом, місцем знаходження або іншими принципами. Наприклад, перевірці може зазнавати тільки один склад або цінності, за які відповідальний один працівник.
Самі компанії повинні бути зацікавлені в тому, щоб регулярно виконувалася часткова інвентаризація коштів, так як в цьому випадку можна відстежувати правильність роботи різних фахівців в компанії.
За методом
За методом проведення інвентаризація може бути вибірковим або суцільним.
Вибіркова перевірка виконується на підставі прийняття рішення керівництвом підприємства. Обстеження проводиться у відношенні декількох цінностей, обираних директором. Часто такий спосіб перевірки застосовується в великих фірмах. Якщо за результатами такої інвентаризації виявляються навіть незначні розбіжності, то неодмінно призначається повна перевірка.
Суцільна інвентаризація може проводитися в будь-який момент часу після прийняття рішення керівництвом фірми. Під час даного процесу оцінці підлягає все майно компанії, а також різні цінності, що перебувають у підрозділах чи філіях.
З несподіванки проведення
Інвентаризація може бути:
- плановою, яка враховує графік, складений на початку року керівництвом підприємства, причому заздалегідь додатково оголошуються строки її проведення;
- позаплановою, що реалізується при виникненні певних непередбачених обставин, наприклад, змінюється відповідальна особа або відбувається на підприємстві надзвичайна ситуація;
- повторної, яка призначається за умови, що підсумки минулого перевірки вважаються недостовірними або сумнівними, тому потрібно підтвердити ті чи інші факти;
- контрольної, що проводиться після завершення повної інвентаризації, для чого оцінюються всі дії комісії та засвідчується точність дотримання процедури.
Всі вищевказані види інвентаризації можуть проводитися на підставі рішення керівництва компанії.
Поняття технічної перевірки
Технічна інвентаризація представлена описом майна, що визначає всі його характеристики і кадастрову вартість. Зазвичай проводиться щодо різних об’єктів нерухомості.
Повинна виконуватись процедура перед складанням річної звітності. На підставі складеного акту можна зрозуміти, наскільки змінилася кадастрова ціна об’єкта.
Коли проводиться інвентаризація обов’язково?
Неодмінно потрібно дана перевірка в таких ситуаціях:
- майно викуповується, продається або орендується;
- перед складанням річної звітності;
- змінюється відповідальна особа;
- виявляється розкрадання або псування майна;
- після стихійного лиха або інших надзвичайних ситуаціях;
- при закритті або реорганізації компанії.
Також може виконуватися інвентаризація в інших ситуаціях, передбачених законодавством.
Процедура перевірки
Порядок інвентаризації вважається простим, для чого виконуються послідовні дії:
- видається відповідний наказ керівництвом компанії;
- формується інвентаризаційна комісія;
- встановлюються терміни проведення процесу;
- передаються документи матеріально відповідальними працівниками;
- проводиться безпосередня інвентаризація, яка передбачає зважування, підрахунок, обмірювання та виконання інших аналогічних дій;
- порівнюються результати, отримані після реалізації опису, з даними, наявними в обліковій документації фірми;
- виявляються розбіжності;
- визначаються причини появи проблем;
- оформляються результати.
По закінченні перевірки формується акт інвентаризації. У ньому містяться всі факти, виявлені в результаті опису. На підставі даного документа можна зрозуміти, наскільки результативною була інвентаризація. Зразок даного документа розташовується нижче.
В акті повинна міститися різна інформація. До неї відносяться відомості:
- дата проведення перевірки;
- перераховуються всі особи, які є членами інвентаризаційної комісії;
- наводяться об’єкти, що піддаються вивченню;
- описуються всі використовувані методи для отримання інформації;
- вписуються отримані результати;
- в кінці ставляться підписи всіх учасників.
Акт вважається важливою документацією в будь-якій компанії. Він може піддаватися перевірці з боку працівників ФНС, тому він зобов’язаний зберігатися на підприємстві не менше п’яти років. Якщо виникають сумніви у достовірності інформації, яка міститься в цьому документі, то керівником компанії може призначатися повторна перевірка.
Висновок
Інвентаризація вважається важливим процесом, на підставі якого відбувається звіряння фактичних даних з тими відомостями, які прописуються в обліковій документації підприємства. Вона може бути представлена в численних видах.
Існують ситуації, коли перевірка повинна проводитися в обов’язковому порядку на підставі вимог державних органів. Виконується процес тільки спеціально створеної інвентаризаційною комісією, в яку входять виключно професіонали, причому нерідко сюди запрошуються навіть сторонні експерти, незацікавлені в результатах інвентаризації.
