Навіть при незначному штаті, включає лише керівника та його найманих працівників, необхідний відповідальний працівник, який був би організуючою силою, здатною спрямовувати та контролювати робочий процес – саме ця думка визначає текст посадової інструкції офіс-менеджера.
Така посада передбачає наявність у претендента набору певних навичок і відповідної освіти, а також уміння взаємодіяти з людьми. Втім, цим список вимог не обмежується.
Посадова інструкція
Вже на стадії здобуття посади кандидат може ознайомитися з нормативним актом, що регулює його права, обов’язки і зону відповідальності в компанії. Такий документ називається посадовою інструкцією. Вона складається з п’яти основних розділів:
- Загальні положення. В них міститься вся організаційна інформація: найменування підприємства, займаної посади та структурного підрозділу, до якого вона належить. Там же вказуються субординація, порядок заміщення посади і звільнення, а також вимоги до освіти та кваліфікації.
- Обов’язки. У цьому розділі наводяться перелік обов’язків працівника, а також способи їх реалізації.
- Права службовця, тобто всі додаткові можливості, що сприяють ефективному виконанню обов’язків.
- Відповідальність. У відповідності з цим розділом керівництво приймає рішення про оцінку якості праці, заохоченні або штраф.
- Взаємини. Цей розділ регулює всі зв’язки із зовнішніми і внутрішніми підрозділами, які можуть виникнути у працівника в процесі здійснення своїх функцій.
Принципи складання посадової інструкції
Нормативною базою для складання такого роду документів є Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (1998). При його розробці значна увага приділялася опису посади та умов виконання працівником своїх обов’язків. Специфіка роботи включається в заголовок документа, наприклад, “Посадова інструкція секретаря (офіс-менеджера або головного бухгалтера).
Крім того, якщо існують дві посади з однаковими назвами, але різними завданнями, то повинні бути підготовлені різні документи, що відображають ці відмінності. Посадові інструкції офіс-менеджера, кадровика мають певні відмінності від такого ж нормативного акта для секретаря.
Вимоги до офіс-менеджера
Кандидату на посаду так чи інакше доведеться керувати людьми. Це може бути всього лише пара людей в невеликій компанії або весь адміністративний персонал на великому підприємстві. Природно, здобувач повинен бути впевненим користувачем ПК і вміти працювати з іншою офісною технікою (сканер, принтер або факсом). Офіс-менеджер часто є представником компанії, тому обов’язковою вимогою є грамотна мова та вміння складати ділові листи. Дуже часто компанії вимагають від таких співробітників знання основ діловодства та трудового законодавства. Володіння щонайменше однією іноземною мовою поки ще є бажаним навиком, однак при влаштуванні на велике підприємство це вже одна з обов’язкових вимог.
У ряді випадків офіс-менеджеру доводиться поєднувати свої обов’язки з функціями інших працівників. Це призводить до збільшення необхідних навичок. Так, офіс-менеджер з функціями бухгалтера повинен мати відповідну освіту та володіти спеціальними програмами.
Основні обов’язки
Типова посадова інструкція офіс-менеджера з функціями секретаря включає в себе наступні пункти:
- обробка поштових відправлень, як вхідних, так і вихідних; їх перерозподіл всередині компанії;
- контроль за термінами виконання прийнятих зобов’язань за договорами і угодами;
- здійснення вихідних і прийому вхідних дзвінків;
- робота з клієнтами та представниками партнерських компаній;
- контроль за наявністю необхідних канцелярського приладдя;
- підтримка офісної техніки в робочому стані і виклик фахівців в разі її поломки;
- розподіл часу всередині робочого графіка (в деяких випадках і для керівника);
- організація необхідних заходів (зустрічей, конференцій, відряджень, корпоративних вечірок);
- протоколювання ходу нарад;
- оновлення та поповнення свіжим контентом корпоративного сайту.
Цей список включає в себе лише базові вимоги. Інші пункти можуть бути додані у відповідності зі специфікою укладеного трудового договору. Посадова інструкція офіс-менеджера з функціями кадровика, наприклад, наказує співробітникові вести і своєчасно надавати всю звітну документацію або заміщати начальника відділу кадрів в разі його відсутності.
Додаткові обов’язки
Крім основних функцій у посадовій інструкції офіс-менеджера міститься перелік різних обов’язків, які можуть змінюватись в залежності від напрямків діяльності компанії. Офіс-менеджера може бути наказано працювати з адміністративними органами, тобто отримувати дозвіл на проведення торгівлі, відкриття філії або дочірнього підприємства і т. д.
Однією з найвідповідальніших завдань є фактичне керівництво компанією у відсутність її директора. Зрозуміло, це можливо лише в тому випадку, коли працівник зарекомендував себе як відповідальний і надійний чоловік, на якого можна покластися. Крім того, посадова інструкція офіс-менеджера часто містить пункт про необхідність оформлення генеральної довіреності. Такий документ може знадобитися, наприклад, для одержання поштових відправлень високого ступеня важливості.
Неформальні вимоги
Великі компанії зазвичай заздалегідь дозволяють ознайомитися зі зразком посадової інструкції офіс-менеджера кандидатів на цю посаду, щоб ті в повній мірі віддавали собі звіт про переліку вимог та обов’язків.
Але навіть при вигляді таких повноважень здобувач повинен розуміти, що він залишається одним з багатьох співробітників підприємства. У зв’язку з цим не слід забувати про те, що не прописано в посадовій інструкції. Офіс-менеджер з функціями секретаря повинен бути людиною, тонко відчуває час, щоб мати можливість розподілити його необхідним чином.
Завдання по організації робочого процесу
Найголовніша вимога до його праці полягає в ефективності, тому людина, що займає таку посаду, зобов’язаний економно витрачати офісні матеріали, контролювати обсяг споживаної електроенергії.
За інших співробітників компанії офіс-менеджер відповідає чи не нарівні з керівником. У силу цього він повинен стежити за тим, щоб умови праці відповідали прийнятим санітарним нормам і правилам безпеки. Нарешті, виконуючи свої прямі обов’язки, офіс-менеджер отримує доступ до секретної документації, тому однією з вимог стає підписання договору про нерозголошення комерційної таємниці або будь-якої іншої інформації, яка могла б завдати шкоди позицій компанії на ринку.
Права офіс-менеджера
Зрозуміло, виконання такого числа обов’язків дозволяє співробітникові користуватися особливими правами. Вони теж прописані в посадовій інструкції офіс-менеджера. Суть деяких з них, таких як можливість доступу до конфіденційної інформації, безпосередньо випливає з необхідності виконувати свої робочі обов’язки. Інші пов’язані з владними привілеями. Так, офіс-менеджер має право вимагати від інших працівників виправляти допущені ними за небрежению помилки у виробничих документах, встановлювати для них розміри заохочення або застосовувати до недбайливих штрафні санкції.
Найчастіше офіс-менеджер виявляється сполучною ланкою між співробітниками і керівними особами. Така позиція дозволяє йому домагатися поліпшення умов праці та представляти колективні побажання по поліпшенню якості роботи як окремо взятого відділу, так і підприємства в цілому.
Особливості посадової інструкції офіс-менеджера відділу продажів
Офіс-менеджери давно стали незамінними у великих і не дуже компаніях, тому для заміщення такої вакансії їм потрібні спеціальні навички. Поширеним є випадок, коли на одному підприємстві працюють відразу декілька офіс-менеджерів з особливими функціями, над якими варто старший. Їх посадові інструкції по суті своїй збігаються, але відрізняються додатковим набором функцій.
Так, якщо офіс-менеджер працює у відділі продажів, його посадової інструкції можуть містити такі пункти, як:
- пошук нових точок збуту;
- відстеження змін у структурі попиту;
- підготовка звітних документів по зроблених продажу;
- безпосередня робота з клієнтом по прийому замовлень та їх наступної обробки;
- робота з інформування клієнтів про можливі зміни в асортименті товару і перерахунку цін;
- організація необхідних нарад;
- підписання контрактів про поставки товару.
Подальші вимоги можуть бути пов’язані зі специфікою пропонованих компанією товарів. Якщо фірма пов’язана з купівлею-продажем нерухомості, то в число обов’язків офіс-менеджера можуть входити підготовка інформаційних буклетів та оформлення специфічних документів.
Відповідальність офіс-менеджера
У разі невиконання своїх обов’язків, при вчиненні правопорушень, в тому числі розголошення комерційної таємниці, або вчинення інших дій, що завдають шкоди іміджу компанії, офіс-менеджер несе відповідальність згідно з нормами адміністративного, цивільного і кримінального кодексів. Якщо було завдано матеріальної шкоди організації, то покарання виноситься згідно з приписами трудового кодексу.
