У сучасному світі обійтися без контролю досить складно. На жаль, але людське суспільство ще далеко до того, щоб навчитися добре і якісно робити те, чим займається. І тут на допомогу приходять методи контролю. По суті, це способи, завдяки яким визначається результативність діяльності людини. Що ж вони собою являють?
Загальна інформація про методи
Давайте спочатку пройдемося по теорії. Існують різні форми і методи контролю. Поки що ми не будемо зачіпати конкретику і поговоримо узагальнено. Основні методи контролю це:
Постійне спостереження. Воно дозволяє керівнику скласти судження про ставлення учня до занять, а також про доступності і посильності для нього вказівок, розпоряджень, посадових інструкцій. Крім цього, можна спостерігати рівень кваліфікації.
Усне опитування. Існує трьох видів: індивідуальний, фронтальний і комбінований (ущільнений). Перший варіант передбачає розгорнуту відповідь на певне запитання або їх групу. Фронтальний опитування передбачає роботу з великою кількістю людей. Необхідно відповісти на питання, що вимагають незначних за обсягом відповідей. І комбінований відповідь – коли викликається кілька людей, і від них вимагаються усні і письмові пояснення. Приклад – дії керівництва при виявленні недостачі. Спочатку йде усне опитування, потім пишеться пояснювальна, про те, що і як.
Перевірка письмової документації. Головна мета пошуків – звірка даних про становище (компанії, реалізації тощо). Також використовується для проведення аудиту, бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку.
Перевірка рівня кваліфікації. Використовується для того, щоб визначити, чи достатньо у фахівця досвіду для виконання певної роботи чи ні, чи відповідає він займаної посади або його необхідно перевести на нижчу.
Ось які методи контролю існують. Звичайно, це лише загальна інформація, яка потребує додаткової деталізації та більш детальному вивченні.
Загальна інформація про форми і види контролю
Вони залежать від специфіки організації роботи. Всього їх виділяють п’ять:
Фронтальна форма. Передбачає надання коротких відповідей на поставлені питання та вимоги пояснити дані та інформацію.
Групова форма. Робота ведеться тільки з певною кількістю співробітників або даних. Їм же і адресуються певні питання про щось. Хоча слід зазначити, свої пояснення можуть вносити й представники інших груп, які в даний момент не контролюються.
Індивідуальна форма. Використовується для ознайомлення з уміннями, навичками і знаннями окремих співробітників, а також з результатами їх діяльності.
Комбінована форма. Передбачає поєднання пунктів 1-3.
Самоконтроль. Передбачає наявність спостереження самих співробітників за якістю їх роботи, функціональністю обладнання, достовірністю та своєчасністю інформації своїми силами без зовнішнього примусу. У багатьох випадках це найбільш привабливий, хоча і важкодосяжний варіант.
Крім цього, слід згадати про інші види:
Поточний контроль. Він здійснюється безпосереднім керівником під час повсякденної роботи, наприклад, начальником цеху за певними ділянками.
Періодичний контроль. Проводиться після закінчення певної логічно закінченої частини роботи. Наприклад, виробничого циклу або в кінці кварталу.
Підсумковий контроль. Проводиться перед складанням звітності за цілий рік.
Додатково можна ще згадати про плановому, попередньому, тематичному і відстроченому контролі. В цілому існують різні форми, види і методи контролю, які дозволяють тримати руку на пульсі життя. І на користь чого зробити вибір – вирішується в певній ситуації.
Яке їх місце в спостереженні за ситуацією?
Давайте розглянемо приклад на підставі вже викладеної інформації:
Попередній контроль. Він, як правило, виконує діагностичні задачі. Здійснюється він для виявлення умінь, знань та навичок фахівця, достатніх для виконання певних завдань. Проводиться він при прийомі на роботу або перед дорученням нових обов’язків. Він дозволяє вибрати найбільш ефективний варіант виконання покладених функцій.
Поточний контроль. Йде під час певного процесу (наприклад, виробничого), і дозволяє визначити, наскільки виконано створення продукції, робіт, надання послуг. Також він необхідний для визначення їх якості. Поточний контроль дозволяє своєчасно виявляти прогалини і робити необхідні дії для їх усунення. Також він стимулює відповідальність за виконувану роботу.
Періодичний контроль. Підводить підсумки за певний період часу. Наприклад, за квартал або півроку.
Підсумковий контроль. Покликаний визначити кінцеві результати діяльності. Наприклад, за рік або при ліквідації підприємства. Охоплює всі можливі моменти.
Відстрочений контроль. Проводиться через певний час після здійснення дій. Хорошим прикладом є аудит. Покликаний скласти думку про ефективність процесу функціонування за підсумками певного часового відрізка.
Можуть бути й певні специфічні ситуації. Наприклад, якщо приймається студент з університету. В такому разі може бути проведений практичний контроль, щоб виявити сформовані вміння і навички реальної роботи. Окремо слід згадати про гроші. Існують спеціальні методи контролю фінансів, завдання яких – недопущення нецільового використання і/або розтрат.
Використання інформаційних технологій
Засоби і методи контролю постійно удосконалюються. Розвиток комп’ютерних технологій внесло нове слово в процес моніторингу. Машинний контроль дозволяє економити час як перевіряючих, так і робітників. Адже з допомогою техніки легко можна встановити єдині вимоги до оцінювання і вимірювання знань. Також робочу інформацію, отриману завдяки машинам, дуже легко обробляти. І на додаток усувається суб’єктивізм при оцінці результатів.
Ще один важливий момент – використання машинного контролю дозволяє збільшити ефективність самоконтролю. Можна навести приклад з особистого життя, коли людина стежить за всіма своїми витратами і доходами з допомогою мобільних помічників. Звичайно, можна обійтися і без них, але тоді підведення підсумків та пошук інформації буде займати значну кількість часу, поки не будуть перебрані всі папірці і чеки. Тоді як техніка дозволяє швидко підсумувати всю необхідну інформацію і виводити в привабливому вигляді.
Слід визнати, що самоконтроль можна забезпечити і без машини. В такому випадку доведеться самостійно шукати помилки, аналізувати причини неправильних рішень, зводити всі дані і робити багато іншої монотонної і нудної роботи. На сучасних підприємствах виробничого профілю методи контролю якості часто автоматизовані і людська участь зведено до мінімуму. Це дозволяє отримувати високоякісний результат і за меншу ціну. Що, в свою чергу, веде до збільшення конкурентоспроможності та дозволяє вижити в умовах жорсткого ринку. Не можна упускати і ту потребу, яку мають інформаційні технології у сфері обліку. Адже вони теж сприяють контролю! Бухгалтерський, фінансовий, управлінський облік на будь-якому щодо активно діючому малому підприємстві зі штатом більше одного засновника, середній і великий бізнес неможливі без інформаційних технологій.
Про вимоги
Припустимо, нам необхідно забезпечить адекватні та ефективні методи контролю якості. Для цього вони повинні відповідати певним вимогам. А саме:
Систематичність і регулярність здійснення контролю на всіх етапах.
Різноманітність форм.
Всебічність. Необхідно перевірити якісні та кількісні показники, теоретичні знання, інтелектуальні та практичні навички і вміння, рівень кваліфікації.
Індивідуальний характер контролю. При роботі з співробітниками не можна підміняти результати одну людину діяльністю колективу і навпаки.
Об’єктивність. Необхідно виключити помилкові і суб’єктивні висновки і судження.
Диференційований підхід. Необхідно враховувати індивідуальні властивості, особистісні якості, умови.
До всіх об’єктів повинно дотримуватися єдність вимог.
Слід зазначити, що методи проведення контролю повинні бути простими у використанні. Також відрізняються підходи залежно від умов, у яких доводиться діяти. Наприклад, в освітньому закладі можна говорити про одне, на підприємстві висуваються зовсім інші вимоги. Досі можна було проводити подібне узагальнення. В подальшому концентрація уваги буде проведена для методів контролю на підприємстві.
Моделюємо ситуацію з комерційною структурою
Методами контролю є кошти, що базуються на представленні даних (в тому числі і графічно), які дозволяють ознайомитися, зрозуміти і вирішити певну проблему. В якості основи беруться вихідні дані, що піддаються спеціальній переробки статистичними і математичним інструментарієм. Якщо говорити про графічному поданні, то найбільш популярними є:
Загальний список дефектів.
Гістограма.
Контрольна карта якості.
Діаграма Парето.
Графічне зображення причин і наслідків.
Кореляційна діаграма.
Мозковий штурм.
Перші три застосовуються для виявлення дефектів, інші чотири – для його аналізу. Якщо необхідно використовувати, наприклад, методи фінансового контролю для виявлення проблем, то вони цілком підходять для цієї задачі. Давайте уявимо, як працює група фахівців:
Загальний список дефектів. Це не дорогий і простий метод обліку, який дозволяє сортувати певні події за кількістю та видовим розмаїттям. Дефекти перераховуються в двомірної таблиці, і кожна похибка фіксується, наприклад, за допомогою штриха. Можна вставляти окремі рядки для непередбачених і очікуваних проблем.
Гістограма. Цей інструмент дозволяє графічно зобразити табличні дані про дефекти. Завдяки цьому можна наочно ознайомитися з ними. Такий вид також зручний для виявлення структури і характеру наявних даних, що складно помітити в табличному поданні. Як вони будуються? В даному випадку передбачено перенесення таблиці в колонковую діаграму. По осі «х» можна розмістити інтервали змін, тоді як за «у» відобразити значення частоти дефектів. Завдяки гістограмі легко оцінити відбувається процес та висловити припущення про майбутнє.
Інші моменти модельованої ситуації
Припустимо, що методи контролю фінансів знадобилися через виявлення шлюбу. Надалі необхідно використовувати такі методи:
Контрольна карта якості. Вона являє собою графічну інтерпретацію випадкових подій в певній системі координат. При виробництві працівники можуть самостійно контролювати якісний аспект діяльності, довільно вибираючи випадкові вироби на лінії і відправляються на перевірку. Її результати заносяться в спеціальний документ. З їх допомогою можна судити про наявність відхилень, виходять вони за встановлену норму. Якщо проблем немає, то вважається, що процес керований.
Діаграма Парето. Використовується для графічного відображення причин виникнення проблем у послідовності їх впливу на внутрішні процеси. Оцінка дефектів відбувається на підставі їх значущості або за сумою витрат, що потрібні для їх виправлення. Тут діє відомий принцип Парето, який свідчить, що 80 % проблем нам доставлять 20 % проблем. Тому діаграма використовується для ранжирування послідовності проблем в порядку їх вирішення.
Графічне зображення причин і наслідків. Також відома як діаграма Ішикава. Цей графічний спосіб використовується для аналізу і подальшого формування причинно-наслідкових зв’язків. З його допомогою розпізнаються і досліджуються всі можливі причини, що відносяться до проблеми. При цьому виділяється п’ять основних груп, які присвячені: людині, машині, методів, матеріалів і навколишньому середовищу. При потребі може проводиться їх деталізація.
Кореляційна діаграма і мозковий штурм
Закінчуємо розглядати модель з підприємством:
Кореляційна діаграма. Є графічним поданням статистичного взаємини між певною кількістю вимірюваних факторів (не менше двох). При цьому встановлюється величина їх взаємозв’язку. В якості прикладу можна навести діаграму, де містяться точки, що відповідають за ознаки «ширина» і «температура». Позитивна кореляція в даному випадку говорить про те, що чим більше температура, тим значнішими ширина. В якості прикладу можна навести лід, воду і пар. Негативна кореляція забезпечує наявність зворотного взаємозв’язку, тобто чим вище температура, тим меншою буде ширина.
Мозковий штурм. Це орієнтований на групу метод пошуку ідей, а також формування спільного шляхи вирішення проблем. В ньому передбачені наступні правила: у фазі пошуку ідей не повинно бути ніякої критики; орієнтуватися необхідно на кількість, а не якість; неприборкана фантазія тільки вітається; все необхідно представити і записати. Спочатку ведучим на дошці записується існуюча проблема. Також необхідно нагадати присутнім про дотримання правил. Потім починається перша фаза пошуку ідей, тривалість якої обумовлюється. На вимогу групи вона може бути продовжена. Отримані результати вносяться в протокол та ідеї записуються на дошці. Потім члени групи починають їх оцінювати та вибирають найкращі.
Ось з таких семи етапів складається один з варіантів вирішення проблем, що виникають на підприємствах. Звичайно, не слід думати, ніби все обмежується тільки ними. Це всього лише один приклад можливої діяльності, який більшою мірою підійде для звичайних підприємств, орієнтованих на виробництво та/або торгівлю. А що, якщо не все так просто?
Про методи неруйнівного контролю
Поговоримо про технічні моменти. Методи неруйнівного контролю – найчастіше це аналіз надійності, основних робочих характеристик і інших необхідних властивостей для певного об’єкту або його елементу, за умови, що він не демонтовано або не виведений з роботи. Тобто вони використовуються для перевірки якості виробу без його руйнування. Розглянемо приклад, коли необхідно оцінити верхню межу навантаження, що веде до пошкоджень, за яких неможлива експлуатація: краш-тест автомобіля. А що, якщо це занадто дорого, складно, недоцільно? У такому випадку на допомогу прийде ГОСТ-18353-79. Він пропонує нам такі методи:
Вихровий.
Радіохвильовий.
Оптичний.
Акустичний (також називається ультразвуковим).
Магнітний.
Тепловий.
Проникаючий.
Електричний.
Дещо окремо стоять фізичні методи контролю, які використовуються для перевірки якості зварних робіт, покриття залізних поверхонь та інше. Повертаючись до неруйнівним, то слід зазначити, що незважаючи на досить значне різноманіття, найчастіше використовується магнітний і акустичний методи. Хоча радіаційний може забезпечити більш широкі можливості. Також його істотною перевагою є те, що його можна використовувати при діагностиці матеріалів, з якими не можуть впоратися інші, наприклад, з композитами. Звичайно, конкретний випадок застосування залежить від того, з чим ведеться робота, оскільки завжди необхідно пам’ятати про витратності.
Про роботу підприємства
І ще наостанок потрібно розглянути методи податкового контролю, щоб приділити увагу максимально можливій кількості зустрічаються на практиці аспектів. Що вони собою являють? Методи податкового контролю є способами і прийомами перевірки законності господарських операцій, а також того, чи вірно вони відображаються в документах і податкових регістрах, повністю нараховані і сплачені податки до бюджету і чи немає в діях платника податків ознак правопорушень. При цьому вони досить тісно переплетені і розділити їх досить складно. Але спробувати можна:
Документальні. До них відноситься витребування та вилучення документів, а також облікових регістрів, перевірка правильності і достовірності звітності, відповідність нормам права, обґрунтованості проведених операцій, збігу арифметичних значень.
Фактичні. Сюди відносять експертизи, інвентаризацію майна, перевірка фактичного обсягу робіт, що були оплачені, контрольна закупівля, аналіз якості матеріалів і сировини.
Розрахунково-аналітичні. Це проведення економічного аналізу даних, здійснення технічних розрахунків та логічної оцінки, контроль ціноутворення.
Інформаційні. Запит та отримання пояснень з боку платника податків, витребування письмових довідок, роз’яснення чинних законодавчих норм.
Ми розібрали методи і способи контролю, здійснюваного у різних сферах життя людини.
