На сьогоднішній день у країні діє безліч самих різних організацій з певною організаційно-правовою формою, напрямком діяльності, метою існування. Всі вони відрізняються за розміром, кількістю штатних одиниць, займаної ніші на ринку, функціями в соціальній сфері та в інших категоріях. Але незалежно від усіх цих критеріїв, всі вони ведуть документообіг, як зовнішній, так і внутрішній. У цій статті розглядаються наступні зразки документів: розпорядження, накази, постанови, рішення начальства, їх призначення, форма, бланки, а також реквізити та нормативно-правова база.
Діловодство та документообіг
Всі компанії складають певну звітність, необхідну для їх роду діяльності, а також ведуть внутрішній документообіг. Локальні акти не менш важливі нормативно-правових актів законодавства. Вони визначають внутрішнє пристрій компанії, її організованість, підготовленість до різних ситуацій. Також у завдання внутрішніх наказів і розпоряджень входить конкретизація прав і обов’язків працівників та роботодавця, визначення правил внутрішнього розпорядку та багато інших аспектів діяльності фірми. Саме внутрішні акти, накази і положення є юридичним доказом прийому на роботу, звільнення, переміщення, відпустки та інших операцій, пов’язаних з співробітниками.
Різноманітність внутрішніх документів
Існує кілька різновидів внутрішніх документів, кожна з яких несе свої функції. З них виділяють наступні види: статутні, штатні, службові документи, довідки, протоколи, акти, договори, положення, посадові інструкції, а також розпорядчі документи. Розпорядження – зразок документа, який відноситься до розпорядчим. Також до цієї групи відносяться наказ та рішення керівника. Інші види документів відповідають за такі функції, як установа організації, встановлення прав та обов’язків її учасників, визначення кількості штатних одиниць, їх ставлення до відділів і ієрархію підпорядкованості. Довідки, службові та пояснювальні записки можуть стосуватися різних моментів у діяльності організації. Всі вони покликані упорядкувати діяльність відповідно до законодавства та внутрішнім режимом.
Для чого потрібні розпорядчі документи?
Як було зазначено вище, наказ, рішення і розпорядження – зразки документів розпорядчої групи. Вони спрямовані на вирішення різного роду проблем і питань, що виникають протягом господарської діяльності компанії. Більш докладне роз’яснення з призначенням можна представити наступним чином:
- Наказ – документ, що видається керівництвом організації з метою вирішення виробничих і організаційних питань компанії. Розрізняють кілька підвидів наказів за напрямом дії: спрямовані на вирішення виробничих питань (розподіл фінансів, управління роботою відділів, постачання і реалізація), а також на управління людськими ресурсами (відпустка, звільнення, переміщення, прийом на роботу, відрядження, преміювання та штрафи).
- Рішення та розпорядження – зразок документа, спрямованого на максимальну оперативність та ефективність вичерпання питань, пов’язаних з виробничою діяльністю. Зазвичай відноситься до вузького кола осіб.
Порядок видання розпорядчих документів
Порядок видання наказів, рішень і розпоряджень директора залежить від сфери діяльності компанії, організаційно-правової форми, складу і кількості засновників, керівництва, наявності у ній окремих структур, підрозділів та філій, а також відокремлених організацій трудящих. Чим менше компанія, тим простіше відбувається цей процес. В організації з одним засновником, в якій він виступає в ролі директора, видання розпорядчого документа відбувається без погоджень, розглядів та відгуків інших учасників господарської діяльності.
Всього виділяють вісім етапів видання наказів, рішень і розпоряджень:
- ініціація видання розпорядчого документа;
- обробка інформації, законодавчих актів і положень, правил, що стосуються питання;
- підготовка проекту документа;
- узгодження проекту;
- доробка і пошук компромісу;
- підписання;
- реєстрація у внутрішніх регістрах діловодства;
- інформування зацікавлених осіб про зміст документа.
Регламент складання
Для того щоб видати розпорядчий документ, необхідно наявність підстави. Таким може виступати планова операція, службова записка від керівника відділу, акт сторонньої організації, ініціатива роботодавця. Далі на цій підставі необхідно зібрати всю необхідну інформацію з найрізноманітніших джерел: архіви внутрішніх і зовнішніх документів, законодавчих актів і навіть публікації у ЗМІ. Головна умова – інформація достовірна, актуальна і досить повна для винесення рішення. Підготовкою проекту може займатися група осіб або один фахівець. Зазвичай це завдання покладається на юридичний чи кадровий відділ. Проект не має юридичної сили, а в процесі розробки може неодноразово змінюватися, підлаштовуючись під вимоги різних структур.
Погодження документів
Після процедур по ініціації, збору і аналізу інформації, а також розробки проекту, необхідно узгодити проект документа зі всіма зацікавленими особами: представниками профспілки, керівниками відділів, засновниками. Якщо якісь із цих структур не згодні з представленим проектом, необхідно прийти до компромісних рішень і внести відповідні зміни. Після підписання документ реєструється, йому присвоюється внутрішній порядковий номер. Бланки документів, що стосуються адміністративних або організаційних питань господарської діяльності, повинні зберігатися в архівах не менше п’яти років. Документи, що відносяться до функціонування організації в цілому, її розпорядку та основним положенням, повинні зберігатися протягом всього терміну діяльності компанії. Приклад розпорядження, що відноситься до таких документів, – про заснування товариства.
Склад документа
Будь приклад розпорядження складається з двох логічних частин: преамбула і розпорядча частина. У першій відображається суть проблеми, друга містить рішення керівного складу з цього приводу.
До оформлення розпорядчих документів є певні вимоги. Вони докладно визначені в Гост Р 6.30-2003. Він визначає обов’язкові реквізити: найменування організації, її організаційно-правова форма, найменування документа, дані директора, а також всіх що беруть участь в узгодженні співробітників і їх посади, дата, номер та термін дії документа. Оформляються накази, рішення і розпорядження на фірмовому бланку документів організації.
