Адаптація співробітників: особливості, етапи та рекомендації

Для кожної людини нове робоче місце – це свого роду стрес. Він повинен звикнути до абсолютно оригінальним установок, познайомитися і освоїтися в колі невідомих людей, довідатися про поведінкові норми і правила компанії. Щоб спростити, полегшити і прискорити процес адаптації співробітників, допомогти їм почати працювати з максимальною ефективністю, пропонуємо керівництву скористатися порадами, наведеними в статті.

Попередження

Для організації адаптація нового співробітника являє собою процес ознайомлення з діяльністю компанії, поведінковими нормами, дрес-кодом.

Якщо ви керівник, то вам потрібно більш серйозно ставитися до такого поняття, як адаптація співробітників. У більшості випадків директора, керівники та начальники відділів пускають все на самоплив, сподіваючись, що колектив сам знайде спільну мову і ознайомить з усіма правилами новачка. Але найчастіше це не так, чому згодом виникають такі проблеми, як втрата концентрації і уваги, повільність на робочому місці та відсутність зацікавленості.

Що це таке

Адаптація співробітників – важливий і невід’ємний процес у кожної компанії. Він являє собою пристосування людей до певної структури, умов та правил в організації. Адаптація співробітників не змінює їх особу, але допомагає швидше освоїтися на новому місці, приступити до роботи, виконувати її вкрай ефективно і бути продуктивним.

Дві сторони однієї медалі

Крім того, не варто забувати, що це двосторонній процес. З одного боку, той факт, що людина почав працювати в компанії, говорить про його усвідомленому виборі, заснованому на мотивації і відповідальності за прийняті рішення.

З іншого боку, компанія впроваджує деякі певні зобов’язання, наймаючи працівника для якоїсь конкретної роботи.

Статистика, яка була надана західними компаніями, доводить, що програма якісної адаптації здатна знизити плинність кадрів більш ніж на 20 відсотків у рік.

Для чого це потрібно

Співробітники є невід’ємною і важливою частиною будь-якої організації чи галузі. Без них жоден бізнес не може процвітати, жодна компанія не здатна досягти своїх цілей.

Співробітники – це ті, хто щось робить для своєї компанії, дає бажаний результат, опрацьовує різні операції і встановлює стандарти. Насправді, прибутковість ніколи не може бути забезпечена без працівників.

Багато що потрібно враховувати у випадку наймання нового персоналу. Адаптація працівників має відбуватися на регулярній основі, навіть якщо з’являються нові керівники, змінюються власники компанії, відбувається плинність кадрів, впроваджуються нові правила і видозмінюється офісна політика.

Тому дуже важливо допомогти вашим кадрів легко пристосуватися до всіх видів змін, щоб натомість отримати хорошого, кваліфікованого та відповідального працівника. У світі чимало випадків, коли великі бізнес-імперії руйнувалися тільки тому, що не могли допомогти своєму персоналу або недооцінювали своїх людей.

Пропонуємо прислухатися до порад, які допоможуть спростити процес адаптації співробітників.

Організації можуть допомогти працівникам пристосуватися до змін?

План адаптації співробітників може бути наступний:

• Перший крок. Допоможіть своєму працівникові зрозуміти зміни або нові умови. Важливо проаналізувати поточну ситуацію, щоб пояснити кожну зміну. Так співробітник опиниться в кращому становищі і усвідомлює, що саме відбувається.
• Другий крок. Допоможіть працівникові зрозуміти, що він не втрачає стабільність. Коли ви поясните співробітнику про всі зміни, необхідно буде додати, що його посада збережена, і зміни не вплинуть на заробітну плату і/або положення в організації. Більшість співробітників просто бояться втратити свою роботу.
• Третій крок. Допоможіть вашим співробітникам адаптуватися до змін з відповідним навчанням. Не змушуйте ваших працівників відчувати, що вони не підходять для зміни або недостатньо освічені, щоб продовжувати працювати в оновленій організації.
• Четвертий крок. Тримайте своїх співробітників високо мотивованими. Мотивація – важливий момент у програмі адаптації співробітників, оскільки це допомагає працівнику легко пристосуватися до змін. Розкажіть їм, наскільки зміни будуть ефективні і корисні для їх майбутнього.
• П’ятий крок. Грошову винагороду – найкраща форма мотивації. Майже кожен у цьому світі працює, щоб отримати як можна більше грошей. Людей-альтруїстів практично не існують, так і рабовласництва вже давно скасували. Коли ви бачите, що працівник зацікавлений і прагне змін, може довго і вперто боротися, щоб отримати бажаний результат, то не соромтеся запропонувати йому грошову винагороду. Таким чином, людина буде більш мотивованим, стане працювати старанніше, і йому легше буде адаптуватися до деяких нових ініціатив, котрі організацією.

Приклади адаптації співробітників

Ми пропонуємо розібрати два поширені випадки, які нерідко відбуваються в різних організаціях:

Менеджер з продажу влаштувався на роботу в многосекторальную групу компаній, яка займається промисловою комерційною діяльністю. Чоловік звільнився з нового місця після двох днів. Виявилося, що працівник не був забезпечений робочим місцем, у нього був відсутній стіл і телефон, але найголовніше, що ніхто не пояснив йому, чому цих речей не було. Справа була в тому, що директор відділу продажів, в підпорядкуванні якого і знаходився цей співробітник, після кількох хвилин розмови з ним в перший же день вранці відбув у відрядження, не давши жодних вказівок нікому. Ситуація не могла бути вирішена, чоловік не повернувся в компанію, і організація дуже пошкодувала про це. Звільнений працівник дуже швидко знайшов нове місце і через кілька місяців вже обіймав хороший пост, отримуючи гідну заробітну плату.

На великий завод з виробництва продуктів харчування був найнятий менеджер транспортного відділу. Після першого дня чоловік пішов з компанії, так як в кінці зміни на виході охорона попросила його показати сумку для огляду. Співробітник розглянув це як образу, хоча це був природний процес на підприємстві, який також застосовувався і до керуючої групі. Просто ніхто не повідомив про це новачкові. Якщо б організація заздалегідь оповістила працівника про своїх правилах, то конфлікту можна було б уникнути.

Ці приклади адаптації нового співробітника допоможуть йому освоїтися на новому місці, швидко звикнути до розпорядку і правил організації, зрозуміти всі робочі моменти і прийняти нюанси, щоб стати незамінним і високооплачуваним кадром.

Порядок організації

Ось ще перелік порад для професійної адаптації працівників. Ознайомчий день нового працівника рекомендується починати трохи пізніше, ніж зазвичай, щоб всі люди зайняли свої місця, і можна буде знайомитися без суєти. Як правило, новенького зустрічає хтось з відділу кадрів, і в першу чергу вони приступають до заповнення важливих і потрібних документів. Після всіх процедур людини вручають куратору (необов’язково директор), який відповідає за реалізацію планів по впровадженню посади.

Спочатку співробітник отримує необхідну для його роботи обладнання. Потім він прямує до свого робочого місця і знайомиться з колегами.

Список можливих тем для обговорення

Соціальна адаптація працівників не менш важлива в даному процесі. Коли люди спілкуються між собою, діляться історіями, то вони починають довіряти один одному. Це створює сприятливу обстановку всередині компанії. Отже, представляємо вашій увазі список можливих тем для знайомства з організацією:

• докладна історія компанії та її розвитку;
• найбільш важливі деталі організації;
• опис бізнесу підприємства і політики у сфері роботи з клієнтами;
• зміст і опис роботи, відповідальність;
• знайомство з охороною праці на підприємстві (інструкції, розпорядок);
• список документів, яких в першу чергу повинен знати новий співробітник;
• перелік посадових обов’язків.

В перший день

Перш ніж зустрічати нового члена компанії, необхідно підготуватися. Приблизний алгоритм наступний:

• разом з новим співробітником вивчіть його трудові обов’язки, нехай працівник задає навідні запитання;
• поясніть правила компенсації можливих витрат;
• поясніть вимоги конфіденційності інформації;
• поясніть правила внутрішнього розпорядку;
• обговоріть стиль управління, особливості культури, традиції, норми організації;
• познайомте його з основними кадровими процедурами і політикою, організаційною структурою і структурою підпорядкування (при необхідності);
• підготуйте правила безпеки праці та дії у разі евакуації, складіть інструкцію першої медичної допомоги;
• познайомте з порядком спілкування, з вимогами до зовнішності, з правилами відкриття і закриття офісу, догляду за робочим місцем;
• дайте йому інформацію особистого характеру: місцезнаходження їдальні, туалети, кімнати відпочинку, місця для куріння.

До кінця адаптаційного періоду

Не соромтеся проводити збори чи опитування про те, що, на думку співробітників, можна і потрібно змінити в організації. Це, безумовно, змусить їх відчувати себе більш комфортно. Крім того:

• ознайомте його зі спеціальними процедурами, специфікою роботи у відділі і в організації в цілому, з вимогами і стандартами роботи, з системою звітів;
• зробіть аналіз компетентності та розробіть індивідуальну програму перспективного навчання;
• поясніть, як працює адміністративна система організації.

Розмовляйте зі своїми співробітниками, незалежно від того, що відбувається

Нехай ваші працівники знають, що ви з ними будете протягом всього шляху. Нові зміни можуть бути досить важкими для них, але співробітникам буде набагато простіше, коли роботодавець надає підтримку і допомогу.

Скажіть їм, що ви готові надати будь-яку інформацію, щоб їм було легше прийняти зміни. Це, безумовно, зробить адаптацію простіше як для вас, так і для ваших співробітників.

Створюйте нові команди і проекти

Організуйте нові пари. Спробуйте зв’язати молодих професіоналів зі старшими, щоб вони могли обмінятися досвідом і технологіями. Створення нових команд може відкрити друге дихання в організації.

Важливо розуміти, що компанії ніщо без співробітників. Змусьте їх відчути, що вони важливі і цінні для керівництва.