Робота з папками. Правила Outlook
Робота з Outlook також передбачає можливість створення папок і правил, які дозволяють в подальшому здійснювати автоматичну сортування вхідної кореспонденції у відповідності з заданими вимогами і потребами. Використання цієї функції допоможе заощадити час на перегляд отриманих листів і дізнатися про надходження вхідного важливого повідомлення практично моментально.
Для створення нової папки достатньо виконати наступну послідовність маніпуляцій:
- У лівому меню навігації потрібно знайти і виділити курсором папку “Вхідні”.
- В меню “Файл” клікнути мишкою на “Папки”, далі вибрати «Створити папку».
- В області “Ім’я папки” задати потрібну назву. Слід переконатися, що в нижній області Вміст папки” обраний вид “Елементи типу пошта”, а в якості батьківської папки “Помістити в папку” обрана саме основна папка.
- Завершення створення нової папки виконується після натиснення кнопки ОК.
Далі можна сформувати правила, на підставі яких буде виконуватися сортування листів по папках. Налаштування Outlook і правила прописуються з урахуванням кінцевої папки, куди повинно потрапити вхідне повідомлення, і набором параметрів, в якості яких можна вказати тип письма, відправника, ключові слова, що знаходяться в темі або тексті кореспонденції. Крім цього, можна встановити певний колір для повідомлень від конкретного відправника або особистих листів. Доступ до створення, редагування та видалення правил виконується через пункт «Сервіс», «Правила й оповіщення».
