Відділ кадрів – одне з найважливіших структурних підрозділів кожної організації. Його робота повинна бути чіткої і злагодженої. Допомагає досягти цього регламентуючий документ – положення про відділі кадрів. У статті ми відіб’ємо його основні пункти, а також розберемо структуру, завдання, функції, відповідальність і види взаємодії самого підрозділу.
Загальні положення
Головні приписи положення про відділі кадрів наступні:
Об’єкт розмови (відділ кадрів) – самостійний структурний відгалуження організації.
Створення та ліквідація відділу – за наказом директора компанії.
Підрозділ підпорядковується безпосередньо директору структури.
Начальник відділу кадрів – керівник даного відгалуження. Управлінцем також допустимо призначати заст. директора з персоналу.
У начальника відділу кадрів може бути n-е число заступників.
Обов’язки між заступниками” розподіляються головним конструктором підприємства.
Як заступники, інші працівники відділу призначаються і знімаються з посади за поданням голів. конструктора директором.
У своїй роботі структурний підрозділ повинен керуватися статутом організації, даним положенням про відділі кадрів та іншими локальними нормативними актами.
Структура
Тепер важлива інформація про структуру даного відгалуження. Це наступні пункти:
Чисельність працівників відділу кадрів, так і його структуру затверджує директор компанії, спираючись на особливості діяльності організації. Пропозиції виходять від технічного директора і головного конструктора. Рішення узгоджується з підрозділом організації праці, з/п.
Відділ розчленовується всередині себе на групи, бюро, лабораторії. Це підрозділи обліку, прийому, звільнення, роботи з трудящими.
Начальник відділу затверджує положення про даних групах, бюро та ін. Розподіл обов’язків між їх співробітниками – прерогатива керівників цих підрозділів, заст. начальника кадрового відділу.
Вектор мети
Основні задачі відділу кадрів наступні:
Набір, підготовка, розстановка трудящих.
Вивчення ділових і психологічних якостей персоналу щодо трудової діяльності.
Створення резервів для майбутнього висунення кадрів на матеріально відповідальні керівні посади.
Як організація, так і проведення навчання, підвищення кваліфікації персоналу.
Облік співробітників.
Забезпечення гарантій, пільг і прав працівників організації.
Функції відділу кадрів
Перейдемо тепер до найпоширенішого подзаголовку. Функції відділу кадрів наступні:
Розробка кадрової стратегії і політики компанії.
Як прогнозування, так і визначення поточної потреби в кадрах. Її задоволення шляхом вивчення ринків праці.
Комплектування кадрів робітниками, службовцями, фахівцями певних професій, кваліфікацій, грунтуючись на профіль, стратегію і цілі компанії, а також на мінливі під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів напрямки її діяльності.
Створення і ведення бази даних про якісний і кількісний склад співробітників.
Підбір і відбір працівників спільно з керівниками структурних підрозділів. Внесення пропозицій про призначення осіб на певні посади. Складання наказу про прийом на роботу і інших необхідних деталей.
Розробка запрошень на працевлаштування за конкурсом. Підготовка та організація діяльності конкурсної комісії.
Ще одна функція відділу кадрів – інформування своїх працівників про відкриті вакансії, використання ЗМІ для розміщення пропозицій про наймання персоналу.
Встановлення зв’язків з професійними навчальними закладами, службами зайнятості.
Документальне оформлення прийому, звільнення, переведення працівників на базі трудового законодавства, локальних нормативних актів.
Облік особистого складу.
Видача довідок про зайнятість працівників – теперішнього та минулого.
Прийом, зберігання, заповнення та видача трудових книжок.
Ведення встановлених документів по кадрам.
Підготовка документів для подання співробітників компанії до заохочення.
Підготовка матеріалів для залучення персоналу до відповідальності – адміністративної і дисциплінарної.
Розстановка кадрового складу в опорі на особисті і ділові якості, кваліфікацію.
Контроль за вірністю розподілу працівників за посадами, використанням їх праці.
Вивчення ділових, моральних, професійних якостей кадрового складу на продовження трудової діяльності.
Проведення атестації працівників, її забезпечення (інформаційне, методичне), участь в аналізі результатів заходу, постійне спостереження за виконанням постанов атестаційної комісії.
Підготовка необхідних документів співробітника компанії для подання комісії з встановлення вислуги років.
Підготовка документації з пенсійного страхування, подача оной органам соціального забезпечення.
Видача довідок про факт роботи на підприємстві, займаної посади, розміру оплати праці.
Забезпечення соцгарантій співробітників в сфері трудової зайнятості, дотримання алгоритму працевлаштування і перенавчання вивільненого персоналу, надання працівникам компенсацій та пільг.
Складанням документів з графіками відпусток. Облік використання їх (відпусток) кадрами. Оформлення належних відпусток згідно з графіком, так і додаткового відпочинку.
Табельний облік.
Облік та оформлення відряджень.
Контролювання трудової дисципліни в підрозділах компанії, дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку.
Положення про відділі кадрів пропонує також проводити аналіз плинності персоналу.
Розробка заходів, що сприяють зміцненню трудової дисципліни, зменшення втрат робочого часу, зниження кадрової плинності, а також контроль за виконанням всього перерахованого.
Розгляд заяв, скарг працівників з питань прийому, звільнення, переміщення по службі, порушень ТК РФ.
Вжиття заходів, які покликані виявити та усунути причини скарг працівників компанії.
Відповідальність підрозділи
Щодо відділу кадрів заводу, фірми або іншої організації:
Відповідальність за своєчасне і повне виконання перерахованих вище функцій підрозділом лежить на його начальника.
На керівника відділу також покладається персональна відповідальність за:
Організацію роботи підрозділу, виконання його основних завдань і приватних функцій. Організацію якісної та оперативної роботи з документацією та спільного ведення діловодства на основі діючих нормативних актів. Дотримання підлеглими виробничої і трудової дисципліни. Дотримання правил пожежної безпеки. Забезпечення збереження майна, яке перебуває в межах відділу. Підбір, розстановку і роботу своїх підлеглих. Відповідність чинним законодавчим актам РФ затверджуваних їм (начальником) інструкцій, положень, наказів, постанов та іншої документації.
Співробітники при оцінці ділових, особистих, професійних якостей працівника або кандидата на посаду повинні спиратися тільки на офіційні джерела. Розголошення особистих даних заборонено.
Посадові інструкції накладають на співробітників кадрового відділу їх частку відповідальності.
Взаємодія з усіма підрозділами
Розібравши структуру відділу кадрів, важливо знати як він пов’язаний з іншими підрозділами компанії.
| Отримує: |
Надає: |
| Пропозиції по відпускним графіками |
Рішення атестаційної комісії |
| Пояснювальні записки від порушили дисципліну |
Визированные графіки відпусток |
| Характеристики співробітників, притягнутих до матеріальної або дисциплінарної відповідальності |
Рішення про заохочення |
| Заявки на прийом нових кадрів |
Копії документів про звільнення, прийом, переміщення |
| Характеристики наданих до заохочення |
А тепер – більш приватні випадки.
Взаємодія з головною бухгалтерією
Розглянемо і тут питання підпорядкування відділу кадрів.
| Отримує: |
Надає: |
| Довідки з/п, оформлення пенсії |
Дані про прийом, переміщення, звільнення кадрів |
| Матеріали для довідок про факт працевлаштування, з/п тощо. |
Проекти наказів про вищепереліченому |
| Відпускні графіки |
| Табелі обліку робочого часу |
| Листи тимчасової непрацездатності |
Продовжуємо в наступному підзаголовку.
Взаємодія з підрозділом організації праці
Що ми відзначимо тут – в таблиці.
| Отримує: |
Надає: |
| Показники по з/п та праці |
Дані про кадрової плинності |
| Штатний розклад |
Інформація про чисельність персоналу |
| Формули посадових окладів, надбавок до з/п |
Відомості про звільнення, прийом, переміщення трудящих |
| Розрахунок потреби трудящих |
| Положення про преміювання |
| Розрахунки чисельності працівників |
Зв’язок ще з одним відгалуженням структури – далі.
Взаємодія з відділом підготовки кадрів
Взаємні обов’язки – в таблиці.
| Отримує: |
Надає: |
| Розрахунки потреб у кваліфікованих фахівцях за окремими професіями, посадами |
Пропозиції щодо атестаційним комісіям |
| Відомості про якісний склад персоналу |
Плани проведення занять |
| Дані про кандидатури на роль інструкторів, викладачів |
Графіки направлення на підвищення кваліфікації персоналу |
| Списки працівників, які отримують під час роботи друге освіта |
| Результати професійних конкурсів, підсумкових іспитів. |
Остання зв’язок – далі.
Взаємодія з юридичним відділом
Тепер – спільна робота з юр. підрозділом.
| Отримує: |
Надає: |
| Новини про зміну законодавства – соціального, трудового |
Накази для візування |
| Роз’яснення актуальних законів, порядку їх застосування |
Проекти трудових договорів |
| Заявки на пошук необхідних правових документів, їх роз’яснення |
Таким чином, ми в різних аспектах розібрали діяльність відділу кадрів. Вся важлива інформація про функціях, структурі, відповідальності даного підрозділу полягає в положенні про нього.
