У сучасному діловому світі досить багато офіційних, регламентованих, корпоративних, етичних та інших правил. Багато з них стосуються правильності оформлення документації. Крім ділового етикету, необхідно дотримувати юридичні та законодавчі рекомендації. В першу чергу це необхідно для фінансової та адміністративної безпеки власної організації та її учасників. Один з найбільш важливих моментів в оформленні ділових паперів – правильне складання різного роду договорів і додаткових угод. У цій статті докладно розглядається останнім. Нижче будуть описані зміст, розділи, зміст, реквізити та інші моменти, що стосуються даної теми. Також буде представлений зразок додаткової угоди.
Підстава для оформлення
У будь-господарської, економічної чи фінансової операції має бути підстава, відповідно до якого і складається описуваний в даному огляді документ. Для додаткової угоди таким є договір або контракт, укладений між організаціями або фізичними особами раніше, і вимагає внесення коректив на даному етапі співпраці. Причини, за якими може виникнути необхідність в оформленні цього паперу, можуть бути найрізноманітнішими. В деяких випадках її підписання може бути єдиним можливим виходом. В інших же це найбільш раціональний підхід до вирішення завдання. Є ситуації, в яких укладення додаткової угоди неможливо. Всі ці ситуації ми докладно розберемо нижче.
Опис терміна
Додаткова угода – акт, що укладається між сторонами договору при виникненні певних обставин. Полягає він тоді, коли виникає необхідність внести в договірні відносини які-небудь зміни. В подальшому умови додаткової угоди стають невід’ємною частиною договору. Якщо висловитися більш простою мовою, договір без цього додатка стає юридично недійсним. Така ж ситуація і в зворотному порядку – угода не має сили без договору.
В яких цілях оформляється
Підписання додаткової угоди практикується у багатьох сферах – від продажу до кадрів. У всіх свої нюанси, але по структурі і загальним змістом вони не тотожні. Їх використання має сенс при внесення різного роду змін в основні умови договору. Так, наприклад, додаткові угоди можуть бути оформлені в наступних ситуаціях:
- продовження строків договору, за яким ще не завершено відвантаження кількості заявленого товару;
- збільшення партії товару, що постачається у чинному договорі;
- продовження трудового контракту;
- переведення працівника на інше робоче місце;
- покладання на працівника додаткових обов’язків терміном більше, ніж на місяць із збільшенням оплати праці;
- розширення орендованої площі до договору оренди;
- відбулася реорганізація або зміна власника у фірмі працівника;
- зміна платіжних або податкових реквізитів однієї із сторін будь-яких договірних відносин;
- зміна адреси реєстрації однієї зі сторін відносин.
Як видно зі списку вище, додаткова угода може бути оформлена практично до будь-якої угоди, що носить договірний характер. Це можуть бути і договір поставки, оренди та трудовий контракт, договір підряду, позики, купівлі-продажу, лізингу, надання послуг. З боку законодавства немає яких-небудь особливих вимог до різновиду правових відносин між учасниками у цьому питанні.
Приблизний зміст документа
Будь-який документ повинен мати чітку структуру і конкретно відображати суть і сенс, заради чого він був оформлений. Пункти додаткової угоди повинні повністю відповідати цим принципом діловодства. До того ж неправильно оформлений документ може бути забракований юристами у судовому процесі, якщо проведення такого вимагатиме ситуація. Зразок додаткової угоди повинен містити такі пункти, щоб точно відображати умови, про які домовилися сторони:
- посилання на первинний договір, умови якого вносяться зміни, його номер і дата;
- найменування організацій-сторін і дані осіб, які їх представляють;
- дані документів, на підставі яких діють ці особи (статут, довіреність, наказ, свідоцтво про постановці на облік індивідуального підприємця);
- нові умови, які вносяться у договірні відносини;
- зобов’язання сторін;
- реквізити сторін (платіжні, податкові та реєстраційні);
- підписи відповідальних осіб та печатки організацій.
Форма документа
Договори різного роду, а також додаткові угоди не мають чітко встановленої форми. У кожен з них можна щось внести, щось прибрати. Природно, що форма додаткової угоди повинна містити той мінімум інформації, який необхідний юридично. Однак зовсім не обов’язково в ньому будуть всі пункти типових зразків, створених на прикладі величезних корпорацій, так часто миготять в інтернеті. У цей документ необхідно внести саме ту інформацію, яка повністю відображає суть операції, знижує шанси неправильного тлумачення операцій і зменшує ризики організації програти в суді при виникненні такої ситуації. Не обов’язково, щоб цей документ був оформлений на фірмовому бланку, не обов’язково перетворювати логотипи, хоча деякі компанії все-таки намагаються використовувати в своїх паперах тільки брендовані символи і запису. Досить того, що папір буде гарантувати організації дотримання її прав.
Особливості складання
При складанні додаткової угоди, слід особливо уважно поставитися до декількох нюансів. По-перше, в угоді до договору повинні бути чітко прописані пункти і конкретні умови первинного документа, які підлягають зміні. Перед тим, як підписати документ, всі сторони повинні уважно прочитати цей фрагмент тексту. Це необхідно, оскільки після підписання дані частини основного договору втратять юридичну силу, а нововведення угоди її придбають.
Також при складанні документа варто пам’ятати, що кожна із сторін-учасників договору повинна отримати свій примірник. На практиці сторін частіше всього дві, значить, і примірників додаткової угоди повинно бути стільки. Якщо більше сторін, відповідно і рівнозначних екземплярів друкується та підписується відповідно до їх кількості.
Всі правила оформлення договорів, додатків і угод до них прописані в Цивільному кодексі Російської Федерації. Всі ці вимоги повинні неухильно дотримуватися.
Коли не можна оформляти угоду
Вище було сказано, що практично до будь-якого договору може бути оформлено додаткову угоду. Проте є ситуації, в яких цього робити не можна. Яскравим прикладом є фактичне виконання договору або закінчення великого терміну часу з моменту його закінчення. Так, не має сенсу продовження договору поставки, коли його термін закінчився задовго до рішення продовжити співпрацю чи вже вичерпано ліміт партій, прописаний в основному документі, термін дії якого підійшов до кінця. Не можна скласти додаткову угоду до договору позики або лізингу, якщо борг за нього вже заплачено. Тобто, можна зробити висновок, що додаткова угода не слід оформляти в тих випадках, коли основний договір вже втратив своє значення для сторін.
Процедура затвердження і підписання
Рішення про оформлення додаткової угоди не є секундним справою. Для того щоб випустити цей документ і наділити його законною силою, необхідно пройти кілька етапів.
- На першому етапі виноситься пропозицію іншій стороні про внесення коректив в наявний договір. Друга сторона або сторони повинні підтримати цю пропозицію.
- На другому етапі розробляється проект угоди, вносяться необхідні умови, заповнюються реквізити. Далі проект представляють компаньйонові.
- На третьому етапі сторони розглядають проект, стверджують або скасовують пункти, додають свої корективи, йдуть на компроміси, і в підсумку приходять до консенсусу.
- На четвертому етапі відбувається випуск кінцевого варіанту угоди з обумовленими змінами, який підписується всіма сторонами і вручається кожній з них.
Термін дії документа
Терміни дії додаткової угоди повинні бути прописані в самому документі. Наприклад, якщо мова йде про продовження договору, у ньому повинна бути вказана конкретна дата, до якої доповнений договір буде діяти. Зазвичай продовження здійснюється на календарний рік.
Якщо точна дата не вказана, угода діє до моменту виконання сторонами зобов’язань за договором та умовами самого документа, прописаним у його тілі.
Додатка
Договір може доповнюватися різними додатками, що містять різну інформацію, важливу для конкретної угоди. Наприклад, це можуть бути специфікації, акти приймання, протоколи виявлення шлюбу, сертифікати якості та інші документи. Додатки до додаткових угод ж не завжди можуть бути оформлені. Ключовий момент – можливість наявності додатків повинна обумовлюватися в самому договорі і додатковій угоді. Якщо поставка товару супроводжується специфікацією за умовами договору, значить, програма має право на життя, навіть більше того, зобов’язана бути випущено. Якщо такого застереження в основному документі немає, то і юридичної сили вони мати не будуть.
Продовження договору з допомогою угоди
У договорах більшості різновидів є пункт про терміни дії. В ньому може стояти формулювання про автоматичну пролонгацію, якщо сторони не виявили бажання припинити співпрацю по закінченні певного часу, про припинення договору після виконання сторонами всіх зобов’язань один перед одним, або стояти певна конкретна дата закінчення дії. Додаткова угода про продовження договору оформлюється у тому випадку, якщо основний документ не пролонгується автоматично, а зобов’язання по факту не виконані повністю. Тоді створюється й обговорюється проект угоди. Потім підписуються оригінали, в яких зазначена дата закінчення дії. З моменту підписання угода вступає в силу.
Особливості угод про розірвання
Додаткова угода може укладатися не тільки з метою продовжити договірні зобов’язання, але і з наміром їх припинити. Такий підхід можливий, якщо у однієї із сторін (або обидві) залишились невиконані зобов’язання перед партнером, але продовжувати співпрацювати обидві компанії не бачать сенсу. У цьому випадку у додатковій угоді описуються пункти, виконання яких перестає бути значущим для угоди. Організації приходять до компромісів, підписують угоду і з цього моменту припиняють ведення операції.
Зазвичай компанії отримують вигоду з такого роду угод. Навіть якщо контрагент не в змозі виконати свої зобов’язання, з них можна стягнути штраф, недоплату або пеню. Зазвичай неспроможний партнер якось відшкодовує свою неможливість виконати умови договору. Все це прописується в тексті угоди і має законну юридичну силу.
Угоди в трудових договорах
Угоди до трудового договору – додаткові угоди, які часто застосовуються у відносинах між роботодавцем і підлеглим. Тут також є свої нюанси, але в цілому процедура складання та зміст відповідають загальним складом. Основними ситуаціями, при яких необхідно оформлення змін до трудового договору додатковою угодою, є наступні:
- переведення сумісника на основну роботу;
- зміна умов оплати праці (збільшення, зменшення, зміна тарифікації або способу нарахування зарплати);
- зміна графіка роботи;
- зміна штатного розкладу і найменування посад;
- зміна керівника, власника організації;
- переміщення між відділами компанії.
Самим головним нюансом є термін сповіщення про необхідність укласти додаткову угоду. Про всі зміни в роботі начальство повинно повідомляти працівників не менш ніж за два місяці до їх вступу в законну силу.
