Методи прийняття управлінських рішень і їх характеристика

Управлінське рішення – це вибір однієї з можливих альтернатив. Вибір здійснюється на підставі аналізу причин виникнення підлягає вирішенню ситуації. Відповідальність за них – найважливіша функція менеджменту. Методи розробки та прийняття управлінських рішень різноманітні і не схожі один на одного. Завдання менеджера – вибрати відповідний метод і правильно застосувати його.

Етапи прийняття управлінських рішень

Менеджер, перед яким виникає та чи інша проблема, не повинен кидатися стрімголов її вирішувати і не повинен хапатися то за одне, то за інше. Процес і методи прийняття управлінських рішень пов’язані між собою, однак при виборі будь-якого способу теорія управління рекомендує дотримуватися кілька етапів підготовки і здійснення вибору. Їх можна умовно розділити на підготовчі та завершальні.

Підготовчі етапи

Алгоритм прийняття рішень:

Ідентифікувати проблему. На цьому етапі з усього числа завдань, що стоять перед організацією, вибирається одна конкретна, яку потрібно вирішити. Одночасно призначається термін для вирішення проблеми. Не можна вирішити відразу всі і не можна вирішувати одне завдання вічно.

Зафіксувати факти. Тут документуються умови задачі, а також визначаються причини, що викликали цю ситуацію. Щоб проблема не повторювалася знову і знову, рішення має бути остаточним і усувати ці причини.

Провести пошук варіантів вирішення проблеми. Тут менеджерами застосовується все різноманіття методів вибору альтернатив. Головне – вибрати якийсь певний метод і не слідувати всім методикам відразу. Список альтернатив має бути чітким і кінцевим.

Оптимізація списку альтернатив дій. Звуження списку до двох-трьох альтернатив, що задовольняють умовам достатності матеріальних, людських, фінансових і часових ресурсів. Етап особливо важливий у разі колективного вибору. Початок обговорення безлічі варіантів легко і надовго перетворить нараду в порожню говорильню. Ускладнюється і організація процедури голосування.

Завершальні етапи

Послідовність:

• Прийняття рішення.

В цей момент здійснюється вибір однієї з альтернатив, і менеджер або колективний орган приймає на себе відповідальність за цей вибір. Він обов’язково повинен бути зафіксований документально, із зазначенням термінів, відповідальних і виділених ресурсів. Іноді в якості запасного варіанту дій (так званий «План Б») фіксується один з увійшли у короткий список варіантів. Це робиться в складних і надзвичайних ситуаціях для того, щоб у разі невдачі основного варіанту не повторювати всю процедуру вибору, а відразу перейти до вирішення.

• Реалізація рішення.

На цьому етапі конкретизується і деталізується загальний план дій, сформульований на документі. План виконується, і про результати доповідають керівникові або колегіальному органу.

Методи розробки та прийняття управлінських рішень

Тут також необхідний системний підхід. Методи теорії прийняття управлінських рішень можна систематизувати:

• За складом групи осіб, здійснюють вибір – групові та індивідуальні.
• По вживаному підходу – інтуїтивні і раціональні.
• По галузі науки, на якій базується метод – соціальні, імовірнісні, економічні і т. п.

Будь-яка класифікація умовна, один і той же по суті метод може належати до кількох класів. Завдання менеджера – не заглиблюватися в класифікацію, а відібрати відповідні методи прийняття управлінських рішень. І в підсумку вибрати з них оптимальний.

Групові методи

Групові методи прийняття управлінських рішень передбачають використання синергії декількох інтелектів з однієї сторони та розподіл відповідальності – з іншого. Використовуються при роботі колегіальних органів управління. Можуть також застосовуватися і при одноосібному здійсненні вибору менеджером і використовуватися в цьому випадку як додаткова інформація.

Основні експертні методи прийняття управлінських рішень наступні:

• Консенсус. Полягає у веденні обговорення, переговорів і взаємних поступок до тих пір, поки всі учасники групи (або заздалегідь визначену їх кількість) не погодяться з тим чи іншим варіантом.
• Голосування. Приймається той варіант, за який виступить кваліфіковане згідно заздалегідь затвердженою процедурою більшість учасників.
• Дельфі. Проводиться серія закритих анонімних опитувань експертів. Максимально виключається взаємовплив експертів один на одного. Застосовується за умови наявності достатнього часу.

Слід пам’ятати, що розподіл відповідальності повинно бути обумовлено заздалегідь.

Індивідуальні методи

Вони наступні:

• Метод Франкліна. Полягає в зіставленні для кожного варіанту плюсів і мінусів. Вибирається варіант, що дає найбільші вигоди при найменших витратах ресурсів.
• Проста підтримка. Вибір альтернативи з максимальною корисністю.
• Метод першого прийнятного. Перебираються варіанти, поки не буде знайдений перший мінімально прийнятний.
• Поступка авторитету або «експертові».
• Флипизм, або навмання. Впадає монетка, радяться з астрологами і т. п.
• Системи підтримки прийняття рішень. Використання програмного забезпечення підтримки рішень.
  

Існують і інші, менш поширені підходи.

Методи прийняття рішень з точки зору підходу

Ще одна класифікація методів – по вживаному підходу:

Інтуїтивні. Менеджер діє на основі особистих відчуттів і передчуттів. У реальному житті добре працює інтуїція є відображенням неусвідомленого досвіду ємства минулих рішень.

Здоровий глузд. Вибір робиться за аналогією на базі наявних історичних знань або наявного особистого досвіду.

Раціональні методи. Базуються на кількісному та/або якісному аналізі ситуації. Може суперечити накопиченому особою або організацією досвіду.

Математичні методи прийняття управлінських рішень

Відносяться до раціональним кількісних методів. Базуються на тій чи іншій математичної моделі ситуації, в якій існує організація і у якої потрібно зробити вибір. Математичні моделі та методи прийняття управлінських рішень численні і різноманітні:

Теорія ігор. Синтез військової науки та азартних ігор. Метод стратегічного моделювання відповідних заходів умовного противника в умовах зовнішнього оточення, в якості якого виступають продавці, покупці, конкуренти і т. п.

Теорія масового обслуговування. Оперативне ситуаційне моделювання розподілу ресурсів для найкращого обслуговування споживача за заданими критеріями. Приклади: мінімізація очікування клієнта в черзі клієнтів банку або машин на заправці, план ремонту устаткування з метою мінімізації простоїв

Управління запасами. MRP II і ERP теорії оперативного планування замовлення, постачання і витрачання ресурсів, оптимізації складських запасів і накопичення готових виробів.

Імітаційне моделювання. Поведінку реальної системи передбачається на основі вивчення варіантів поведінки під тим чи іншим впливом моделі, створеної з певним ступенем подібності.

Моделі лінійного програмування. Знаходження найкращого балансу між ресурсами і потребами, також для оптимізації утилізації обладнання.

Економічний аналіз. Заснований на макро – і мікроекономіки, що описують поведінку ринку і окремого підприємства відповідно. Застосовується найчастіше, оскільки пропонує нескладні і легко масштабовані в умовах конкретного підприємства та ринкову ситуацію моделі і алгоритми розрахунків. Суть цього методу – визначення умов економічної вигідності тих чи інших дій в конкретній ситуації.

Балансовий метод. Базується на побудові матеріальних, фінансових і інших балансів і вивченні зміщення точки їх рівноваги при певних управлінських впливах.

Платіжна матриця. Заснована на аналізі ризиків та імовірнісних методів. Шляхом оцінки ймовірності ризиків, що впливають на досягнення мети, вибирається рішення з мінімальною сумою ризиків.

Дерево рішень. Будується схематичне зображення (у вигляді ветвящегося дерева) варіантів дій з індикацією їх фінансових (або інших кількісних) показників. За заздалегідь визначеними критеріями обирається оптимальне рішення, що характеризується максимальною вірогідністю і кращими показниками.

Прогнозування. Полягає в передбаченні напряму зміни об’єкта або ситуації на основі накопиченого досвіду і актуальних значень показників, і екстраполяції цих напрямів на майбутнє.

Менеджер, як правило, не займається виконанням розрахунків та аналітичних викладок особисто. Його роль – коректно поставити завдання підлеглим йому аналітикам і взяти у них результат аналізу.

Помилки при прийнятті рішень

Багато управлінські помилки виникають з неправильного вибору. Якщо помилка виявлена на ранніх стадіях виконання, то шанси на її виправлення високі, а витрати на коригувальні дії невеликі. Якщо ж помилка виявляється після настання останнього терміну, то можливість її виправити істотно знижується, а витрати, відповідно, багаторазово зростають.

На помилковий вибір альтернативи впливають дві групи факторів: внутрішні та зовнішні по відношенню до керівника, що здійснює вибір.

Внутрішні фактори помилок

Визначаються властивостями індивіда, що зробив вибір:

• Навички розуміння та обробки даних.
• Нюанси особистісного розвитку.
• Індивідуальна або групова система цінностей.
• Мотивація.

В якості прикладу можна навести:

• прийняття тривіального рішення;
• непреднамеренную підгонку інформації під очікувану;
• опору на нерелевантні обстановці минулий досвід;
• необґрунтований і надмірний ризик;
• прокрастинацию (відкладання рішення);
• невірну оцінку значимості тієї чи іншої інформації, недооцінку ресурсів і т. п.

Щоб мінімізувати такий негативний вплив, керівник повинен розвивати в собі відповідні особистісні якості, і перш за все здатність до прийняття самостійних рішень. Для цього треба розвивати в собі критичне мислення, зосереджуватися тільки на тих вихідних даних, які мають вирішальне значення у конкретній ситуації.

Зовнішні фактори помилок

Визначаються негативним впливом зовнішнього середовища:

• Хибно зрозуміле почуття обов’язку.
• Вплив аудиторії.
• Брак часу.
• Вплив реклами.
• Вплив авторитетів.

Хороший менеджер вміє абстрагуватися від негативних впливів зовнішнього середовища, повністю зосереджуючись на ситуації і майбутньому виборі.

Помилки, викликані недостатністю контролю виконання рішення

Іноді саме рішення може бути правильним, але виконати його і досягти необхідних результатів не вдається. Контроль виконання є найважливішою функцією менеджменту.

Помилка може полягати:

• в некоректній постановці цілей для виконавців;
• у неправильному визначенні критеріїв досягнення мети;
• в помилку у завданні термінів.

Найбільш небезпечна помилка – неправильна постановка цілей виконавцям. Коректна мета повинна бути вимірною, досяжною, прив’язаною до часу і релевантної ситуації (т. зв. критерій цілепокладання S. M. A. R. T.).

Як уникнути помилок реалізації

Щоб мінімізувати ризик виникнення помилок в процесі прийняття та виконання рішення, керівникові необхідно:

• Цілепокладання здійснювати у відповідності з критеріями S. M. A. R. T.
• Чітко задавати критерії здійснення вибору.
• Розглядати лише релевантну інформацію.
• Дотримуватися строків прийняття рішення. Для цього треба вибирати відповідні методи прийняття управлінських рішень.
• Здійснювати чіткий і неослабний контроль виконання.
• Продумано призначати відповідальних, зони відповідальності та терміни реалізації.

Уникнути помилок також допоможе обов’язковий етап аналізу після виконання рішення. Методи аналізу прийняття управлінських рішень нескладні. Потрібно визначити, наскільки повно воно реалізовано, що вдалося, а що можна було зробити краще. Такий аналіз обов’язково стане в нагоді майбутньому.

Роль менеджера в прийнятті рішення

При всьому різноманітті методів аналізу ситуації і здійснення вибору, відповідальність за нього лежить на керівнику. У зону відповідальності менеджера входить вибір управлінських рішень, методів управління. Прийняття управлінських рішень – це і є той самий унікальний продукт, вироблений керівником. Саме тому йому платять зарплату вище, ніж у його підлеглих.

Які методи прийняття управлінських рішень вибрати, як відібрати інформацію, релевантну ситуації, як визначити критерії досягнення результату? Для цього менеджеру потрібні як теоретичні знання, так і практичний досвід багатьох зроблених виборів. Не можна скидати з рахунків і важко формалізований, але важливий чинник, який відрізняє успішних менеджерів – удачу. Історики підприємництва називають так довгу ланцюжок послідовно прийнятих правильних рішень, що призводять підприємство або організацію до успіху.