Інформаційні технології управління: види, характеристики та призначення

Сучасний світ змінюється з небаченою раніше швидкістю. Нові методи і підходи виникають тут і там. Вони базуються як на невідомих раніше технологіях, так і на соціальних механізмах взаємодії. Або ж на їх комбінуванні, одним із прикладів яких є інформаційні технології управління.

Загальна інформація

Спочатку, давайте розберемося з цілями. Інформаційні технології управління створюються для того, щоб задовольняти потреби в даних всіх без винятку працівників фірми, які займаються прийняттям рішень. Особливо хороший той факт, що вона може використовуватися на будь-якому рівні. Використання інформаційних технологій в системі підприємства або організації дозволяє структурувати завдання, які вирішуються і збільшити загальну ефективність роботи. Вони ідеально підходять для задоволення потреб у даних працівників різних окремих підрозділів і можуть бути використані на всіх рівнях управління фірми. Наявна інформація надає відомості про минулому і поточному положенні справ, а також дозволяє будувати прогнози на майбутнє. Дані представлені у вигляді спеціальних або регулярних відповідей. Щоб приймати успішні рішення, вони повинні мати агреговану форму, яка дозволяє переглядати тенденцію їх зміни, причини виникаючих відхилень, а також можливі рішення. Пріоритетним є розв’язання таких завдань:

Оцінка планів щодо стану об’єкта управління.

Розгляд відхилень від бажаного стану.

Виявлення причин виниклих проблем.

Аналіз доступних рішень/дій.

Про звітності

Застосування інформаційних технологій в управлінні дозволяє отримувати дані про результати діяльності, а також про поточний стан. Вони представлені в такому вигляді:

Регулярні звіти. Формуються згідно встановленому графіку, який визначається час їх створення, а також внесені дані. В якості прикладу можна навести інформацію про місячні продажі компанії.

Спеціальні звіти. Формуються за запитами уповноважених осіб (наприклад, директора) або у випадках, коли в компанії відбулося не передбачене подія.

Вони можуть приймати форму порівняльних, що підсумовують і надзвичайних звітів. Їх відмінність полягає в наступному:

Порівняльні звіти. Містять в собі дані, що отримані з різних джерел або класифіковані за не збігається ознаками. Використовуються, як можна здогадатися з назви, для порівняння.

Підсумовуючі звіти. Вони містять у собі дані, що об’єднуються в певні групи. Як правило, вони відсортовані і дозволяють дізнатися проміжні та остаточні підсумки.

Надзвичайні звіти. У них є дані виняткового характеру.

В яких випадках використання звітності є найбільш ефективним? Найкращий результат був показаний під час реалізації управління відхилень. Даний підхід передбачає концентрацію уваги на всіх відмінностях у господарській діяльності підприємства від заздалегідь встановлених певних стандартів.

Як вона будується?

Важливу роль відіграють основні компоненти, з яких і сформовано основні інформаційні технології управління. Узагальнено вони є такими:

Вхідна інформація. Вона надходить з різних систем, які формують операційний рівень.

Бази даних. Сюди передається вхідна інформація. Вона структурується і готується до використання

Вміст бази даних за допомогою потрібного програмного забезпечення перетворюється в необхідні звіти, що надходять до відповідальних фахівців, задіяних у прийнятті рішень в рамках організації. Для їх позначення використовується поняття «вихідна інформація».

У рамках розглянутої теми для нас найбільший інтерес представляють бази даних. З чого вони формуються? В якості основних компонентів розглядаються:

Дані, що накопичуються, як результат оцінки здійснюваних організацією операцій.

Планів, стандартів, бюджетів та інші нормативні документи, за допомогою яких позначається плановане стан керованого об’єкта (організації або її відокремленого підрозділу).

За допомогою цих основних компонентів і здійснюється автоматизація офісу. Розвиток інформаційних технологій дозволяє створювати все досконаліші і кращі напрацювання, які виводять ефективність на новий рівень. В якості прикладу можна навести бухгалтерська справа. Те, що ще двадцять років тому вимагало роботи п’яти-шести чоловік, зараз виконується одним. Це стало можливо завдяки автоматичному виконання цілого ряду операцій. У багатьох випадках чоловік потрібен тільки для того, щоб вводити дані. Завдяки цьому сучасні інформаційні технології змогли істотно полегшити робочі процеси. Але як це виглядає на практиці?

Про автоматизації

Розвиток інформаційних технологій торкнулося діловодство, управління, контроль, введення, пошук і оновлення інформації, створення звітів, складання розкладів, обмін даними між різними відділами, структурними підрозділами і навіть цілими підприємствами. В якості прикладу можна привести ряд типових процедур, уявити які на сучасному підприємстві без автоматизації вельми складно:

Обробка вхідної/вихідної інформації (читання та підготовка відповідей на листи, написання циркулярів, звітів та іншої документації, робота з малюнками та діаграмами).

Збір з наступним аналізом даних (результати діяльності за певний час різних підрозділів, виділення чогось за конкретними критеріями вибору).

Збереження всієї необхідної інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і інструментарію пошуку потрібних даних.

Для досягнення цих цілей потрібно виконати цілий ряд умов:

Необхідно скоординувати роботу між виконавцями.

Слід по можливості оптимізувати документообіг.

Надати інструменти взаємодії для підрозділів в рамках організації (або різних структур в об’єднанні).

Сучасні інформаційні технології залучають можливістю підтримки внутрішнього зв’язку, а також спілкуватися з зовнішнім світом. При цьому питання організації і підтримки процесів на базі комп’ютерної мережі грає першорядну роль. Додатково можна залучати і інші сучасні засоби для передачі і обробки інформації (наприклад, телефони).

Про використання

Комп’ютерні та інформаційні технології в управлінні відіграють значну роль в житті керівників, спеціалістів, секретарів і конторських службовців. Кажучи про їх використання, необхідно відзначити їх привабливість у разі потреби щось швидко вирішувати в групі. Адже від швидкості і правильності вибору залежить економічне процвітання. Одна справа, коли потрібно приймати рішення, не маючи можливості проконсультуватися у компетентних фахівців і досвідчених людей, і зовсім інша, коли можна отримати посильну допомогу від них. Основоположную роль при цьому відіграє програмне забезпечення. На даний момент широко використовується кілька десятків різних рішень, починаючи від засобів обліку для бухгалтерів і закінчуючи розробками для управління всієї організаційної структури. Весь програмно-апаратний комплекс, націлений на виконання цих завдань називається електронним офісом. Що в нього входить? Якщо говорити про апаратних засобах, то це:

Один (кілька) електронно-обчислювальних машин, які, можливо, об’єднані в мережу.

Друкуючі кошти.

Модем (якщо необхідно забезпечити підключення до глобальної мережі або територіально віддаленої електронно-обчислювальній машині).

Засоби копіювання документів.

Сканери.

Стримери.

Проекційне обладнання.

З програмних продуктів слід згадати про:

• текстовому редакторі;
• електронної таблиці;
• системи управління базами даних;
• програми для аналізу;
• графічному редакторі;
• програмі презентації;
• засоби обслуговування факс-модема;
• програми перекладу.

Це все може йти як окремо, так і в рамках інтегрованого пакету. Про останньому давайте поговоримо більш детально.

Про інтегрованому пакеті

Чому тільки про нього? Справа в тому, що окремих програм існує безліч. Тому про них вистачить і узагальнюючих слів, і простого перерахування. З інтегрованими пакетами справи значно цікавіші. Справа в тому, що в них входять взаємодіючі між собою програмні продукти. Якщо говорити про використання інформаційних технологій, то в першу чергу увагу слід приділити текстового редактора, електронних таблиць і систему управління базою даних. Але головною відмінною рисою програм, що входять в пакет, є наявність загального інтерфейсу користувача, що дозволяє застосовувати ті ж/схожі прийоми роботи з різними продуктами. Взаємодія відбувається на рівні документів. Тобто, якщо ми створили в одному додатку файл, то його можна вставляти в інше з того ж пакету, змінивши при необхідності. Спільність інтерфейсу дозволяє зменшити витрати на навчання людей. Ще одна перевага інтегрованих пакетів полягає в тому, що цілий комплект коштує значно нижче, ніж покупка програм окремо. В якості прикладу можна навести досить широко відомий “Майкрософт офіс”. Якщо говорити про інформаційні технології у державному управлінні, то цей пакет зустрічається повсюдно. Для більшості, щоправда, він обмежується текстовим редактором і інструментом для роботи з таблицями. Але це не всі його застосування. Адже він пропонує значний інструментарій для управління проектами, базами даних, презентації та багато чого іншого.

Про базах даних

Вони використовуються для концентрації у собі даних про всіх необхідних процесах і підсистемах організації, а також надають технологію їх обробки на оперативному рівні. Інформація може надходити як з внутрішніх, так і зовнішніх джерел. При цьому фахівці повинні вміти виконувати основні технологічні операції по роботі з даними. Розглянемо невеликий приклад. Припустимо, у нас є база даних, куди надходять відомості про щоденні продажі, що передаються торговими агентами підприємства на сервер, або що у нас збирається інформація про щотижневих постачання сировини. Не важливо. Як ще один варіант – по електронній пошті отримуються дані про курс валют, котирування цінних паперів – що сподобатися. Після того, як інформація занесена в базу даних, вона передається комп’ютерним програмам. Це може бути текстовий або табличний процесів, або будь-яка інша програма, з якою ведеться робота. Передача може бути запущена вручну або налаштована на автоматичний режим. Отримана інформація використовується для обробки, аналізу, передачі, зберігання або тиражування. Все залежить від переслідуваних цілей.

Що є ще?

Інформаційні технології в управлінні підприємством не вичерпуються однією базою даних. Крім них використовується:

Електронна пошта.

Аудиопочта.

Телеконференції. Використання комп’ютерів.

Електронний календар.

Аудіо – та відеоконференції.

Відеотекст.

Факсимільний зв’язок.

Зберігання документів.

Почнемо з електронної пошти. Цей інструмент базується на мережевому використанні комп’ютерів. Він надає можливість відправляти, отримувати і зберігати повідомлення. Але тут передбачена виключно однонаправлена зв’язок. Щоб зробити її двосторонньої потрібно багаторазово приймати і посилати повідомлення. Цей інструмент залежно від вкладених в нього функцій може пропонувати різні можливості. Так, один поштовий клієнт може передавати текстові, звукові та образотворчі файли, а інший – виключно слова. При використанні електронної пошти, можна створити свою власну або скористатися пропозиціями спеціальних організацій. У будь-якому випадку це вимагає грошей. Наступна інформаційна технологія – це аудиопочта. Вона використовується для передачі повідомлень голосом. В якості прикладу можна навести принцип роботи автовідповідача, який записує все, що сказав чоловік. Але в даному випадку все ж в основному використовується телефон, оскільки він є ідеальним пристроєм для перетворення аудіосигналів в цифровій код. До того ж, він може провести цей процес і в зворотному напрямку. Часті випадки і використання для цих цілей комп’ютерів. Можна використовувати аудиопочту і для групового вирішення проблем. В якості прикладу можна навести випадок, коли вказується список осіб, що повинні отримати дане повідомлення. І система буде передавати їм його. Головна перевага в порівнянні з першим варіантом – не потрібно використовувати клавіатуру.

Електронний календар конференції

Це значною мірою недооцінений інструменти, які суттєво полегшують управління персоналом. В першу чергу поговоримо про електронний календар. Це зручний інструмент, який дозволяє зберігати і маніпулювати робочим розкладом співробітників організацій. Управління персоналом завдяки йому значно полегшується, адже відповідальна особа може призначати людей на зміни, встановлювати час зустрічей чи інших заходів. І при цьому співробітникам не обов’язково йти кудись і щось у когось питати. Досить просто зайти електронний календар. Слід зазначити, що існує велика кількість подібних інструментаріїв, багато з яких можуть похвалитися значним функціоналом. Так, може в автоматичному режимі узгоджуватися час з уже встановленим розкладом і багато чого іншого.

Тепер давайте про конференціях. Всього їх виділяють три види. Узагальнено вони називаються «телеконференції». Хоча на практиці поділ більш суттєве. Отже, виділяють комп’ютерні, аудіо – та відеоконференції. Кожна з них має свої особливості. До речі, так вже склалося, що коли говорять про телеконференціях, то зазвичай мають на увазі роботу через комп’ютер. Її ми і розглянемо в першу чергу. Комп’ютерні конференції припускають використання мережі електронно-обчислювальних машин для забезпечення обміну інформацією між учасниками групи, які задіяні у вирішенні певної проблеми. Звичайно, коло осіб, що можуть до неї бути притягнуті досить обмежений. Хоча, учасників все ж більше, ніж аудіо – та відеоконференції. При роботі з комп’ютером кількість людей може становити десятки, сотні, і, якщо дозволяють потужності, навіть тисячі людей.

Аудіо – та відеоконференції

Це важливі інформаційні технології у сфері управління. Чому? Візьмемо, приміром, аудіоконференції. Вони дозволяють встановлювати зв’язок між територіально віддаленими підрозділами організації чи окремими працівниками. В якості прикладу реалізації можна навести розмову декількох абонентів у одному сеансі з’єднання за допомогою телефону. При цьому можуть використовуватися як стандартні (вбудовані) компоненти, так і додаткові пристрої. Суттєвою перевагою даного способу встановлення зв’язку є відсутність вимоги до значної великої кількості техніки. Зазвичай для цього достатньо мати тільки сучасний телефон. Таким способом значно полегшується процес прийняття рішень. Він зручний і значно здешевлюється. Відеоконференції використовуються для тих же цілей. Але в цьому випадку застосовується певна апаратура. Хоча наявність комп’ютера все так само не обов’язково. У цьому випадку учасники конференції, перебуваючи на значній відстані, можуть бачити на екрані телевізора своїх співрозмовників, і, залежно від функціоналу, себе. Разом із зображенням передається і звуковий супровід. Використання цих інструментів дозволяє економити витрати на відрядження і транспортні витрати, а також залучати максимальну кількість потрібних працівників до вирішення певних проблем.

Відеотекст, зберігання документів та факсимільний зв’язок

Деякі інформаційні технології в економіці і управлінні вже втрачають свої позиції і часто (не) згадуються як морально застарілі варіанти. До таких можна віднести факсимільний зв’язок. Але вона тим не менш буде розглянута. Давайте про все по порядку. В першу чергу поговоримо про відеотекст. Ця технологія базується на використанні комп’ютера, за допомогою якого виходить і виводиться на екран графічна і текстова інформація. У такому разі діють трьома шляхами: створюють файли самостійно, укладають договори зі спеціалізуються організаціями на розробку, отримують доступ до вже створених іншими документами. Найбільшу популярність подібний підхід набув у справі обміну каталогами і цінниками продукції. Іншим перспективним напрямком є зберігання документів. Що воно собою являє? В останні кілька століть намітилася тенденція збільшення документообігу. І необхідно зберігати все більше. Причому не тільки текстові, але і графічних і відео, і аудіо, і ряд інших. Часом кількість документів може досягати такого обсягу, що зберігання викликає значні проблеми. Тому набуває поширення практика їх оцифрування і збереження або в хмарі, або на певному фізичному носії на території організації. При необхідності їх можна спокійно отримати, обробити, змінити, вивести на екран та/або роздрукувати. При цьому для зберігання даних необхідно надзвичайно мало місця. На одному оптичному диску може спокійно вміститися приблизно 200 тисяч текстових сторінок! Особливо ця важливо, якщо хтось шукає інформаційні технології управління проектами. Адже зберігання документів зазвичай супроводжується зручністю координації їх використання. І наостанок – факсимільний зв’язок. Для чого вона? Ця зв’язок базується на використанні факс-апаратів, які дозволяють швидко розсилати документи учасникам групи. Вони можуть читати документи на одному кінці каналу зв’язку і відтворювати його на іншому.

Висновок

Ось коротко і були розглянуті інформаційні технології. Слід зазначити, що розміру статті явно не вистачає для того, щоб розглянути всі робочі моменти і їх проникнення в наше життя. Можна було б приділити увагу і розповісти про інформаційні технології в муніципальному управлінні. Читач знав, що зараз у багатьох містах взаємодіяти з ЖКГ допомогою онлайн-служби? Якщо щось не задовольняє або зламалося з їх ведення, то достатньо написати відповідним структурам, і вони вишлють спеціаліста (електрика, сантехніка), щоб він виправив проблему. Погодьтеся, це зручно. При цьому вони проникають у всі сфери життя, і одним ЖКГ не обмежуються. Інформаційні технології в управлінні освітою, медициною та іншими необхідними для нас державними послугами дозволяють відчувати себе більш комфортно. Розглянемо приклад? Давайте торкнемося сферу освіти. В останні роки з’являються електронні журнали, де проставляються оцінки школярів і студентів. Розклад уроків і пар викладається в Інтернет. Все менше паперів залишається в побуті, і все сильніше вплив інформаційних технологій.