Основні вимоги
Інструкція щодо заповнення трудової книжки закріплює основні правила коректного заповнення даного документа. Компанія-роботодавець зобов’язана своєчасно відображати всі факти професійного життя працівника. При цьому обов’язково потрібно використовувати гелеву або пір’яну ручку синього, чорного або фіолетового кольору.
Серед основних правил ведення трудових книжок можна виділити оформлення наскрізної нумерації. Іншими словами, вказівка всіх фактів трудової діяльності відбувається під своїм порядковим номером відповідно до хронології подій. Інформацію заносять в документ лише російською мовою. Винятком є території, на яких прийнято крім російської ще одну мову. У цьому разі запис можна занести російською мовою та продублювати на іншому, прийнятому на даній території. Інструкція щодо заповнення трудової книжки зобов’язує роботодавця повністю прописувати формулювання без використання скорочень.
Документ містить окремий розділ, який називається «Відомості про роботу». До нього вносять дані, які стосуються переміщення, вступу, навчання в період роботи. Також можна внести інформацію про підвищення кваліфікації, службу в армії та інших структурах. Крім цього, в розділі відображають дані щодо перейменування окремих структур підприємства, інформацію щодо звільнення і т. д. Відомості підлягають посвідченню не тільки підписом відповідальних осіб, але і власноручним підписом співробітника. Працівник повинен особисто ознайомитися з інформацією, яку кадровий співробітник вносить в трудову книжку. Графа для запису призначена для занесення даних про назву підприємства, структурних підрозділів та посади працівника. Останній розділ включає в себе інформацію про те, які затверджені трудовим кодексом РФ або Колективним договором компанії. Такі заохочення надають не завжди. У разі необхідності слід внести у відповідне поле інформацію про посади, компанії і вигляді заохочення. Наступна графа містить посилання на відповідну основу. Слід враховувати, що в цьому розділі не відображаються премії.
Інструкція щодо заповнення трудової книжки та правила ведення регламентують певний період часу, під час якого роботодавець повинен зафіксувати відомості про співробітника. Цей строк складає 1 тиждень з дня видання наказу про призначення на посаду. При звільненні дана інформація повинна бути внесена в останній день роботи. Причини звільнення фіксують у трудовій книжці в суворій відповідності з Трудовим кодексом.
Роботодавець зобов’язаний протягом 2 днів надати копію трудової книжки або витяг з неї при отриманні письмової заяви з відповідним проханням від співробітника. Правила встановили, що це документ суворої звітності, тому він підлягає зберіганню в компанії протягом всього періоду роботи працівника. Якщо працівник залишив трудову книжку в компанії після звільнення або за фактом смерті, роботодавець зберігає її до моменту запитання у відповідності з правилами архівної справи. Документ може зберігатися в архіві компанії протягом 75 років, а потім підлягає утилізації.
