Додатковий аркуш
Такий лист вшивають, як правило, під обкладинку документа в самому кінці. Однак це не обумовлено регламентом. Його вставляють між обкладинкою і останньою сторінкою в розгорнутому вигляді. Після цього працівник виробляє наскрізні отвори шилом. Для прошивки використовують особливу щільну нитку, за допомогою якої вставку прикріплюють до бланку. Залишилися кінці закріплюють всередині палітурки звичайними вузлами. Правила не вимагають опечатувати отриману зшивку пломбою або сургучем. Коректне, своєчасне і точне внесення інформації в трудову книжку на кожному етапі трудової діяльності співробітника дозволяє значно полегшити процес оформлення пенсії.
Правила обліку
Трудова книжка, як і різні вкладиші, бланки до неї, є документом суворої звітності. Відділ кадрів зберігає всі кадрові документи і веде їх суворий облік. У спеціальній книзі відображають повні відомості про рух документів. Вона містить інформацію про трудових книжках працівників установи як нинішніх, так і колишніх. Дана книга прошнурована, пронумерована і засвідчена печаткою організації. Аналогічним чином відбувається облік і зберігання бланків ТК бухгалтерією підприємства. Трудові книжки на постійній основі зберігають у відділі кадрів. В окремих випадках їх можна отримати на руки за вимогою під розписку і на обумовлений строк. Трудову книжку видають працівникові при звільненні і фіксують цей факт його підписом у книзі реєстрації. Якщо працівник в силу певних причин не забрав трудову книжку, вона буде зберігатися окремо від інших документів у відділі кадрів два роки. Потім її передають в архів компанії, де вона зберігається протягом наступних 75 років.
