Особливі ситуації
Згідно п. 3.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, якщо за час роботи працівника в організації відбувається зміна її найменування або інші структурні зміни, які безпосередньо стосуються конкретного підрозділу, дана інформація негайно заноситься у трудову книжку. Працівник кадрової служби робить запис про те, що компанія з певного числа перейменована з відповідного наказу або іншого рішення. Запис в обов’язковому порядку запевняють нової печаткою та підписом працівника, який відповідає за ведення кадрових документів.
Інструкція щодо заповнення трудової книжки у РФ зобов’язує компанію-роботодавця вносити будь-які зміни особистих даних працівника. У випадку зміни прізвища співробітника необхідно перекреслити стару і зверху внести нову. Поруч треба розшифрувати підстава заміни і завірити її підписом та печаткою відповідальної особи. Дане перекреслення – це єдиний варіант виправлення, який допустимо здійснювати у трудових книжках. Якщо відбулося незаконне звільнення працівника, і судовий орган зобов’язує роботодавця поновити його, необхідно внести запис, яка повністю анулює попередні відомості про звільнення. При цьому важливо посилатися на документ, що обґрунтовує таке рішення.
Факт смерті працівника призводить до припинення трудового договору, при цьому необхідно вказати дату смерті відповідного документа.
Не завжди в трудовій книжці вистачає сторінок для здійснення всіх записів. Тому дозволено оформити вкладиш до даного документу. Для вкладишів до трудових книжок інструкція щодо заповнення мало чим відрізняється від загальної. Вкладиш просто підшивають в трудову книжку, і він стає її продовженням. Даний документ заповнює роботодавець або інші відповідальні особи. Під кожним записом проставляють печатку і підпис кадровика. Не обумовлено гранична кількість таких сторінок, тому їх може бути скільки завгодно. Вкладиш підшивають до трудовій книжці і проставляють штамп на першій сторінці. Можна замінити штамп звичайної записом від руки “Виданий вкладиш”. Відмітка повинна бути розташована так, щоб були зрозумілі та передбачувані інші записи. Якщо місце для записів закінчилося, роботодавець зобов’язаний придбати бланк і продовжити оформлення і облік документа. При цьому вартість бланка буде вирахувана із заробітної плати працівника.
