Трудова книжка представлена документом, що відображає досвід роботи конкретної людини. В ній містяться відомості про те, де громадянин був працевлаштований у своєму житті, з якої причини був звільнений, а також вказуються різні нагороди та інші важливі відомості. Тому нерідко необхідно отримати копію трудової книжки. Кожен роботодавець повинен знати, як правильно формується даний документ, як він засвідчується, а також які відомості до неї включаються.
Коли потрібно?
Необхідність у такому документі може виникати з різних підстав. Надавати її у різні державні органи, причому копія трудової книжки вважається дійсно значущим документом. Якщо втрачається оригінал, то це призводить до численних негативних наслідків, так як відновити раніше наявні записи досить складно, а особливо це актуально, якщо громадянин змінює за короткий проміжок часу багато місць працевлаштування.
Для чого потрібна копія трудової книжки? Найбільш часто даний документ потрібно в наступних ситуаціях:
- Оформлення візи, необхідної для відвідування інших держав.
- Передача інформації в ПФ щодо місця роботи громадянина.
- Надання документації в ПФ для розрахунку стажу роботи при виході на пенсію.
- Оформлення закордонного паспорта.
- Відновлення оригіналу документа.
- Складання резюме, яка далі передається потенційному роботодавцю.
- Отримання кредиту в банку або іншому аналогічному закладі.
Здавалося б, все і так зрозуміло. Але у багатьох з вищезгаданих ситуацій люди цікавляться, для чого потрібна копія трудової книжки. На підставі цього документу працівники різних державних органів можуть отримати інформацію про місце працевлаштування і стаж роботи громадянина.
Які вимоги пред’являються?
Щоб копія мала юридичною силою і приймалася різними державними інстанціями, керівництво компанії, де працює громадянин, має розбиратися в правилах оформлення і засвідчення цього документа. Тому враховуються вимоги:
- самостійно зробити її не вийде, так як оригінал знаходиться в кадровій службі, тому саме працівники даного відділу займаються цим процесом;
- для отримання документа потрібно грамотно написати заяву на видачу копії трудової книжки, складене на ім’я керівника фірми, причому в ньому неодмінно вказується причина для підготовки папери;
- щоб вона була дійсною, вона повинна візуватися керівником підприємства.
Якщо буде просто зроблена копія, то вона не буде мати юридичної сили, тому буде отримана відмова у прийманні документації.
Як завіряється?
Засвідчення документа повинно виконуватися за певними правилами. Як завірити копію трудової книжки? Для цього враховуються нюанси:
- спочатку повинні бути зняті всі сторінки оригіналу, для чого використовується стандартне копіювальне обладнання, але при цьому не допускається наявність нечитаемого тексту;
- не дозволяється робити копії на двох сторонах одного аркуша;
- вірність інформації, що міститься на кожній сторінці, підтверджується за допомогою печатки та підпису керівника або відповідальної особи;
- відсутні будь-які вимоги до форми друку, тому може використовуватися будь-штамп компанії або печатка канцелярії;
- видається документ безкоштовно, тому роботодавець не має права вимагати від працівника сплати будь-якої винагороди;
- створюється документація виключно на підставі раніше отриманої від працівника письмового заяви.
Дуже важливо знати, як завірити копію трудової книжки. Роботодавець у такому разі зможе надати працівникові за запитом правильний документ володіє юридичною силою.
Як швидко робиться?
Нерідко необхідний даний документ терміново. Оформлення копії трудової книжки не повинно займати більше трьох днів з того моменту, коли передається роботодавцю заяву на її створення. При порушенні цього терміну може керівник компанії притягуватися до адміністративної відповідальності на підставі ст. 5.27 КоАП.
Допускаються порушення даного терміну тільки за наявності вагомих причин. Запізніла видача копії трудової книжки може бути обумовлена такими факторами:
- працівник відсутній на робочому місці в той день, коли потрібно передати йому документацію;
- відмовляється сам співробітник приймати завірену роботодавцем документацію.
Стандартно формується документ протягом одного дня, тому не доводиться чекати дуже довго.
Коли визнається недійсною?
Існують ситуації, при яких виданий на місці роботи документ різними організаціями визнається недійсним. Копія трудової книжки не буде прийматися при умовах:
- у документі є недостовірна інформація або помилки в особистих відомостей громадянина;
- на титульному аркуші немає підпису керівника або печатки підприємства;
- дата, коли був випущений бланк, не збігається з датою, коли він був заповнений.
Якщо на той момент, коли вимагається документ, що людина не є офіційно працевлаштованим, то для засвідчення копії доведеться звертатися до нотаріуса. Послуги даного фахівця є платними, але в результаті буде отримана правильна копія трудової книжки.
Термін дії документа
У законодавстві відсутні точні відомості про те, як довго може використовуватися правильно завірена документація. Термін дії копії трудової книжки може бути різним, так як він залежить від того, яка політика ведеться організацією, попросила цей документ.
Стандартно вимагають банки і різні державні установи оформлення даного документа протягом місяця. Нерідко зовсім термін дії скорочується до 2 тижнів. Це обумовлено тим, що різні установи повинні переконатися в платоспроможності громадянина, а також слід встановити, де він працює в конкретний період часу.
Якщо передається копія трудової книжки в суд, то відсутні обмеження терміну її дії.
Якщо з якихось причин пропустив строк дії, то не доведеться виконувати процес запевнення заново, так як достатньо лише оновити посвідчення, для чого повторно ставиться печатка і вказується дата вчинення даного процесу.
Навіщо завіряється остання сторінка?
Важливим етапом формування правильної копії книжки виступає грамотне оформлення останньої сторінки. Це обумовлено тим, що на ній міститься багато важливих відомостей. До них відноситься інформація про те, де зараз працює громадянин. Вказується тут Ф. В. О. людини, а також варто дата засвідчення та печатка компанії.
Обов’язково на цій сторінці повинна бути фраза «копія вірна». Зразок копії трудової книжки можна подивитися нижче.
Від правильності запевнення залежить, чи зможе користуватися документацією громадянин для отримання різних державних послуг, оформлення важливих документів або отримання кредиту. При наявності порушень може бути отримана відмова у прийнятті.
Якщо після формування копії людина змінює місце роботи або навіть змінюється його посаду, то вона перестає володіти юридичною силою, тому не може застосовуватися для будь-яких цілей.
Покрокова інструкція оформлення
Процес створення та засвідчення копії даного документа реалізується в кілька послідовних етапів:
- Спочатку співробітником компанії складається заява. Воно формується на ім’я керівника підприємства. У ньому вказується найменування компанії, Ф. І. О. та посада керівника, Ф. В. О. і посаду самого заявника, а також наводиться прохання зробити копію трудової книжки. Додатково рекомендується залишити посилання на ст. 62 ТК, де прописано, що роботодавець повинен безкоштовно на вимогу працівника формувати цей документ. Наприкінці вказується дата складання цієї заяви.
- Розглядається заява протягом трьох днів. Нерідко приймається рішення відразу в день його подання. На підставі документа видається наказ про надання копії. Додатково може призначатися відповідальний співробітник, який буде займатися цим процесом, якщо сам роботодавець не бажає або не може виконувати процедуру.
- Робляться копії всіх сторінок трудової книжки, після чого всі вони завіряються печаткою і підписом керівника або відповідальної особи.
- На останній сторінці робиться запис, в якому вказується, що громадянин працює в компанії по теперішній час. Вноситься інформація про посаду відповідальної особи, що займається засвідченням копії. Проставляється дата її формування, а також ставиться підпис.
- Усі аркуші нумеруються та скріплюються. Зроблена за всіма правилами копія далі передається співробітнику компанії.
Правильно засвідчена роботодавцем копія трудової книжки далі може використовуватися для будь-яких цілей. Процес її створення не займає багато часу, тому нерідко видається документ в той же день, коли складається заява працівником підприємства.
Не допускається робити?
У процесі формування даного документа не допускається виконувати деякі дії відповідальними особами. Вони можуть призвести до того, що така копія не буде володіти юридичною силою, тому не буде прийматися різними організаціями. Копія буде визнана недійсною, тому у самого працівника можуть виникнути певні складнощі із зверненням в державні інстанції.
Не допускається при формуванні копії виконувати дії:
- не можна сканувати документ;
- у процесі створення копій сторінок не дозволяється змінювати масштаб;
- відповідальна особа, що займається даним процесом, не може вносити які-небудь позначки або виправлення в документ або його копію;
- повинні дотримуватися певні вимоги, що пред’являються до якості наявного зображення, тому всі дані повинні читатися, а також найменші букви або цифри зобов’язані бути добре помітні;
- якщо потрібно передавати копію в ПФ, то створювати її треба відразу перед зверненням в цю установу, так як приймається тільки документ, створений протягом останнього місяця;
- якщо вносяться якісь корективи в трудову книжку або змінюється місце роботи громадянина, то наявна у нього правильно сформована копія визнається недійсною, а тому не може застосовуватися для будь-яких цілей.
Роботодавець повинен або самостійно займатися процесом формування такого документа, або довіряти цей процес тільки відповідальним і кваліфікованим працівникам, що володіє відповідними знаннями і повноваженнями. Якщо з вини керівництва фірми не зможе працівник оформити різні документи, так як не буде прийматися копія, то він може вимагати компенсацію.
Нюанси для ПФ
Найбільш часто необхідність в копії трудової книжки виникає при зверненні до ПФ. Саме на підставі цього документа громадянин зможе довести свій стаж. У ст. 66 ТК вказується на можливість з боку працівників даного фонду вимагати від громадянина подання копії трудової книжки.
Нерідко зовсім вимагають працівники ПФ оригінал, хоча в більшості випадків роботодавець відмовляє у видачі цього документа. Це обумовлено тим, що по вимогам НПД саме роботодавець у процесі роботи кожного громадянина в компанії відповідає за зберігання різних документів, до яких зараховується і трудова книжка. Тому зазвичай формується письмову відмову, передається далі в ПФ.
Для оформлення кредиту
Деякі банківські установи перед видачею позикових коштів громадянину вимагають від нього підготовки численної документації, до якої зараховується і грамотно завірена копія трудової книжки.
Для формування документа треба, щоб на кожній сторінці напис «копія вірна», а також проставляється дата складання копії. Обов’язково має бути на кожній сторінці печатку фірми і підпис особи, що займається даним процесом. Печатку треба ставити таким чином, щоб її відбиток покривав підпис відповідальної особи і написаний текст.
Якщо на кожній сторінці не ставиться підпис і друк, то всі аркуші треба зшити, а також нитки фіксуються листом із зазначенням кількості сторінок. Додатково на цьому аркуші ставиться печатка і підпис.
Рідко банками потрібна копія трудової книжки, так як зазвичай різним установам достатньо наявності довідки з місця роботи.
Кредитори вимагають документ, зроблений перед безпосереднім зверненням за позиковою сумою, так як хочуть бути впевнені, що копія містить дійсно актуальні відомості.
Особливості звернення до нотаріуса
Якщо людині потрібна копія трудової книжки, а при цьому він є безробітним, то йому доведеться звертатися за послугами до нотаріуса. Для цього важливо надати спеціалісту паспорт, оригінал трудової книжки та інші документи при необхідності.
Засвідчення такого документа вважається простим і швидким процесом, але при цьому доведеться заплатити нотаріусу за послуги досить значну суму коштів. Правильно завірений документ діє безстроково, тому втрачає юридичну силу виключно після того, як в оригінал вносяться які-небудь зміни.
Таким чином, може знадобитися копія трудової книжки для закордонного паспорта, візи, оформлення пенсії або одержання інших державних послуг. Тому важливо розібратися, як правильна вона оформляється, як засвідчується, а також протягом якогось часу володіє юридичною силою. Керівництво фірми має добре знати, як правильно завіряється документ. Якщо людина на момент оформлення різних посібників або державних послуг є безробітним, то він може звернутися до нотаріуса за засвідченням.
