Етапи
Порядок документообігу передбачає дотримання всіх його етапів. Їх проходження забезпечує правильну роботу будь-якої організації. На підприємстві повинні діяти схеми документообігу. До етапів обробки відносять:
1. Складання і перевірку документації відповідальною особою.
2. Узгодження дані.
3. Підписання паперів.
4. Реєстрацію.
5. Виконання завдань.
6. Оформлення.
7. Знищення і передавання до архіву.
Зовнішні папери мають 2 потоку: вихідний і вхідний. Вихідна документація проходить:
1. Складання і перевірку.
2. Узгодження і підписання.
3. Реєстрацію та зняття ксерокопій.
4. Відправку.
У вхідної документації наступна схема документообігу:
1. Вступ, прийом.
2. Розгляд, реєстрація.
3. Направлення на розгляд.
4. Виконання.
5. Оформлення звіту.
6. Переміщення в архів.
Організація
Для правильної організації документообігу створені правила, виконання яких дозволить виконувати наступні принципи:
1. Мінімізація числа служб, через які проходять папери.
2. Зменшення кількості повернень, тобто необхідно дотримуватися послідовності обробки документів.
3. Переміщення та обробка за єдиними правилами.
З виконанням даних правил вийде досягти основної мети діловодства – оперативності та ефективності. При безлад у цій сфері робота підприємства не буде якісною.
