Зберігання
У процесі діяльності будь-якого підприємства оформляються документи, які мають наукове, практичне значення. Багато з них містять відомості, потрібні у вирішенні певної задачі. Після того як інформація використана, папери втрачають своє значення. А деякі можуть зберігати значення багато років.
В залежності від цінності інформації папери зберігаються:
1. Тимчасово – до 10 років.
2. Тимчасово – від 10 років.
3. Постійно.
Другий і третій тип зберігається 2 роки у підрозділах. Потім вони переходять в архів документів. Термін зберігання не визначається від форми: електронній або паперовій. Звичайний і електронний архів працюють за єдиним принципом.
Електронний документообіг
У деяких фірмах діє електронна обробка документів і обміну між одержувачами. Для цього створюється на сервері бази даних, де і знаходиться вся інформація. Доступ здійснюється за допомогою браузера. Допускається доступ через інтернет і по локальній мережі.
Документацію завантажують або зберігають у конкретні папки, які розподіляються на основі ієрархії. На створення, зміна, видалення мають право особи, які наділені такими обов’язками. В інших випадках це будуть незаконні дії. Електронний архів створений для зберігання електронних паперів.
Організація роботи з документацією є серйозною сферою на будь-якому підприємстві. Важливо, щоб вона працювала організовано і на основі встановлених законом засадах. Лише тоді забезпечується злагоджена діяльність фірми.
