Облік
Обсяг документообігу виражається загальною кількістю документів, що надійшли на підприємство та створених нею за певний період. Під даним терміном передбачається число оригіналів паперів та звернень за конкретний час. Враховуються і копії документів, виготовлених технічними засобами.
Результати підрахунку оформляють у зведення, довідки. Розробкою їх форм займається організація. Наприклад, на кожному підприємстві може діяти своя періодичність підрахунку документообігу: за кожен місяць, тиждень, рік, квартал. Підсумки обсягу використовуються у встановленні штатної чисельності і структури діловодної служби. Так виконується облік документообігу.
Виконання
Коли документ надійшов на підприємство, повинна бути поставлена відповідна відмітка. Йому присвоюється порядковий номер і дата. Це може бути штамп. Потім папери, які необхідно зареєструвати, вносять у спеціальну форму, наприклад журнал.
Завдяки інформаційно-довідкової система можна відшукувати документи за різними показниками. Оскільки там реєструється термін, можна знайти їх за часом виконання. Саме з цієї інформації здійснюється контроль виконання паперів. Виконується це відповідальними особами, а в невеликих компаніях – секретарем.
Відповідальність за вирішення питань, зазначених у документації, лежить на керівництві структурних підрозділів. Контроль за термінами передбачає:
1. Фіксацію при реєстрації документів.
2. Перевірку паперів.
3. Наповнення виконавцям про закінчення строків виконання робіт.
4. Внесення інформації.
5. Інформування відповідальних осіб.
6. Внесення даних про виконання.
7. Оформлення довідок по контролю за виконанням.
Обов’язково контролюються папери, які потребують відповіді та виконання. Оскільки в розпорядчої документації предметом контролю вважаються знаходяться в ній рішення, повинен контролюватися кожен пункт.
