Форми
Основним правилом, що належать до організації документообігу, обсягу документообігу, вважається оптимізація. Важливо зменшити проміжні «зупинки» для забезпечення оперативності руху паперів.
Існує 3 форми організації документообігу:
1. Централізована. Папери знаходяться в одному місці. Звичайно для цього застосовується секретаріат або канцелярія. Дані відділи виконують безліч обов’язків, що стосуються реєстрації, обробки, зберігання паперів.
2. Децентралізована. Папери зосереджені в декількох підрозділах, де виконуються необхідні операції. Дана форма прийнятна в тій компанії, в якій присутній жодний підрозділ, та які перебувають на віддаленій відстані.
3. Змішана. Має характеристики минулих видів.
Форму вибирають за розміром і структурою фірми. Наприклад, для маленької компанії потрібна централізована, де даною роботою займається секретар-референт. У великих фірмах при змішаній формі створюються спеціальні служби, які займаються діловодством. Децентралізація актуальна там, де є кілька офісів для зберігання паперів.
