Внутрішній контроль і аудит повинен займати почесне місце в будь-якій компанії, яка володіє обмеженими ресурсами і не бажає розоритися. На просторах Росії цей аспект не втрачає своєї актуальності як в законодавчому, так і в інституційному і професійному плані. Так що ж собою представляє організація внутрішнього аудиту?
Розбираємося з термінологією
Давайте приділимо увагу базовим поняттям і в першу чергу розберемо, що собою представляє внутрішній аудит. Це словосполучення використовується для позначення регламентована внутрішніми документами організації діяльність з контролю різних аспектів роботи структури і ланок управління, який здійснюється представниками уповноваженого органу у встановлених рамках.
Кінцевим споживачем інформації може бути рада директорів, загальні збори акціонерів або учасників товариства, виконавчий орган і так далі.
Переслідувана мета – допомогти ланці управління ефективно контролювати різні елементи системи. Головне завдання – надавати достовірну інформацію з різних питань, що представляють інтерес. Внутрішні аудитори виконують загальні функції:
Оцінюють адекватність систем(и) контролю. Під цим мається на увазі проведення перевірок ланок, надання аргументованих та обґрунтованих пропозицій, спрямованих на усунення виявлених недоліків, а також підготовка рекомендацій, що дозволяють збільшити ефективність управління.
Оцінка ефективності діяльності. Передбачає виставлення експертних оцінок для різних аспектів функціонування організацій, а також надання аргументованих пропозицій щодо їх вдосконалення.
Видове різноманіття
Якою може бути система внутрішнього аудиту? Виділяють:
Функціональний аудит систем(и) управління. Проводиться для того, щоб оцінити продуктивність і ефективність будь-якого розрізу господарської діяльності.
Межфункциональный аудит. Оцінює якість виконання різноманітних завдань, а також взаємозв’язок та взаємодію в країні.
Організаційно-технологічний аудит систем(и) управління. Відображається у здійсненні контролю над різними ланками. Інтерес представляє все, пов’язане з управлінням. Особлива увага приділяється технологічній та/або організаційної раціональності.
Аудит видів діяльності. Передбачає проведення об’єктивного обстеження і всебічного аналізу всіх напрямів роботи і здійснюваних проектів з метою виявити можливості для їх поліпшення. Крім того, може бути запущена перевірка елементів, що пов’язують організацію із зовнішнім середовищем. В якості прикладу можна навести професійні зв’язки, імідж тощо. Тут перед аудиторами стоїть питання пошуку сильних і слабких сторін роботи організації і оцінка стійкості її положення в системах вищого порядку і перспективи розвитку і зростання.
Якщо одночасно проводиться перевірка по чотирьох попередніх пунктів, то її позначають як всебічний аудит системи управління організацією.
Перевірка на відповідність приписам. У даному випадку встановлюється, чи дотримуються закони, нормативно-правові акти та приписи органів управління організаційної структури.
Перевірка на відповідність доцільності. Передбачає здійснення контролю за діяльністю посадових осіб на предмет раціональності, розумності, доцільності, корисності, обґрунтованості прийнятих ними рішень.
Теоретичний аспект будівництва системи
Ось ми і розглянули теоретичні моменти. А як же формується служба внутрішнього аудиту? Спочатку адміністрацією розробляється політика і виконувані процедури компанії. Але персонал не завжди може зрозуміти їх, часто просто ігнорує, а у керівників, часом, не вистачає часу на перевірку та своєчасне виявлення недоліків. Саме з цією метою і створюється служба внутрішнього аудиту. Їхнє завдання – допомагати керівникам у питаннях контролю, забезпечувати захист від зловживань службовим становищем і помилок, визначати зони ризику і працювати над усуненням майбутніх недостач або недоліків. Крім того, вони можуть сприяти ідентифікації та усунення слабких місць у системах управління. Все це повинно обговорюватися з вищими органами керівництва, для яких і збирається інформація.
Етапи побудови системи
Припустимо, нам необхідно забезпечити якісний і повний внутрішній аудит на підприємстві. Для цього слід організувати багатоступінчастий процес, який включає в себе такі етапи:
Критичний аналіз з подальшим зіставленням певних раніше господарських цілей функціонування організації, стратегії і тактики структури, прийнятого курсу дій, можливостей.
Розробка і подальше закріплення у документальному вигляді вдосконаленої ділової концепції, що відображає всі потреби і нестатки. Також в ній повинен бути передбачений комплекс заходів, який дозволить її успішно реалізувати і розвиватися надалі. Додатково необхідно приділити увагу найбільш важливих моментів. Для них можна підготувати окремі положення, що зачіпають кадрову, облікову, постачальницьку, збутову, інноваційну, виробничо-технологічну, фінансову та інвестиційну політики. Вони повинні базуватися на глибокому аналізі кожного елемента і вибирати найбільш прийнятні варіанти для організації.
Аналіз ефективності діючої структури з наступним коригуванням. Розробляється положення, що охоплює організаційну структуру, в якій необхідно описати всі організаційні ланки, вказавши адміністративну, функціональну та методичну підпорядкованість, напрями діяльності, виконувані функції, регламент взаємовідносин. Також створюється схема документообігу.
Створення підрозділу внутрішнього аудиту.
Розроблення типових процедур. Передбачає створення формальних інструкцій щодо контролю за конкретними господарськими та фінансовими операціями. Вони потрібні для оцінки рівня якості (достовірності) інформації, ефективного управління ресурсами та впорядкування взаємовідносин між фахівцями.
Навіщо необхідний внутрішній контроль і аудит?
Доцільність такого рішення може бути виражена в наступних тезах:
Дозволить виконавчого органу забезпечити ефективний контроль за окремими підрозділами організації.
Здійснюються аудиторами цільові перевірки та аналіз дає можливість виявити резерви виробництва і закласти базис для збільшення ефективності, а також перспективні напрямки розвитку.
Фахівці, на плечах яких лежить здійснення контролю, часто виконують консультативні функції щодо бухгалтерських та фінансово-економічних служб, а також посадових осіб головної організації, її філій і дочірніх компаній.
У таких випадках використовується, як правило, одна загальна схема, яка забезпечує максимальне охоплення і результативність. Виглядає вона приблизно так:
Виявляється і чітко визначається конкретний коло питань, які має вирішувати відділ внутрішнього аудиту. Для них створюється система цілей, відповідна політики компаній.
Визначаються основні функції, необхідні для досягнення поставлених завдань.
Об’єднання однотипних показників у групи, та створення на їх основі структурних одиниць, які спеціалізуються на їх обробці, виконанні та досягненні.
Розробляється схема взаємовідносин, що визначає обов’язки, права і відповідальність. Це необхідно опрацювати для кожної структурної одиниці, закріпивши результат документально у положеннях та посадових інструкціях.
З’єднання всіх елементів системи в єдине ціле. Визначення організаційного статусу.
Інтеграція відділу внутрішнього аудиту в інші ланки структури управління підприємства.
Розробка внутрішніх стандартів роботи.
Після цього можна говорити про проведення внутрішнього аудиту.
Про принципи і вимоги
Що необхідно зробити, щоб отримати ефективно функціонуючу систему? Для цього необхідно забезпечити дотримання таких моментів:
Принцип відповідальності. Він говорить, що коли йде внутрішній аудит, людина (група людей), що здійснює(ють) перевірку, за неналежне виконання своїх обов’язків повинен нести дисциплінарну, адміністративну та економічну відповідальність.
Принцип збалансованості. Нерозривно пов’язаний з попереднім. Він говорить, що аудитора не можна наділяти контролюючими функціями, не забезпечивши засобами для їх виконання. Також не повинно видаватися нічого зайвого, що не буде використано в робочому діяльності.
Принцип своєчасного інформування про відхилення. Говорить про те, що будь-яка зайва інформація, виявлена в період, коли проводиться внутрішній аудит, має бути передана керуючій ланці за максимально короткий термін. Якщо ця вимога не виконується і небажані відхилення збільшуються, то втрачається сам сенс здійснення контролю.
Принцип відповідності керованої і керуючої систем. Він свідчить, що система контролю повинна бути достатньо гнучкою, щоб забезпечувати ефективну та адекватну перевірку даних.
Принцип комплексності. Він говорить, що повноцінний внутрішній контроль і аудит повинен охоплювати об’єкти різного типу.
Принцип розділення обов’язків. Він передбачає поділ функцій між фахівцями таким чином, щоб вони мінімізували зловживання повноваженнями і не дозволяли приховати окремими особами проблемних фактів.
Принцип схвалення і дозволу. Він передбачає, що має бути забезпечено формальне узгодження всіх здійснюваних фінансово-господарських операцій відповідними офіційними особами в межах їх повноважень.
Основні вимоги для успішної діяльності
Ми вже досить непогано розглянули внутрішній аудит. Якості, необхідні для росту рівня ефективності – це:
Вимога ущемлення інтересів. Передбачає необхідність створення специфічних умов, які організацію або її працівника (їх групи) ставлять у невигідне становище і стимулюють усунення відхилень.
Недопущення надмірної концентрації первинного контролю одним обличчям, який може призвести до отримання недостовірних даних та/або зловживань.
Вимога зацікавленості адміністрації. Необхідно забезпечити чесне і взаємне співробітництво посадових осіб контролю і управління.
Вимога придатності (прийнятності) методології внутрішнього контролю. Передбачає, що цілі і завдання повинні бути раціональними і доцільними, як і розподіл виконуваних функцій.
Вимога безперервного вдосконалення і розвитку. З часом навіть найбільш прогресивні методи застарівають. Тому система повинна бути гнучкою і пристосованою до виконання нових завдань, нехай навіть з коригуваннями.
Вимога пріоритетності. Контроль за незначними операціями не повинен відволікати від дійсно важливих завдань.
Виключення непотрібних етапів контролю. Слід організовувати діяльність раціонально, не витрачаючи додаткові кошти і працю.
Вимога одиничної відповідальності. Попит за дії і спостереження повинен бути з єдиного центру (людини або конкретної групи).
Вимога регламентації. Ефективність роботи системи внутрішнього нагляду безпосередньо залежить від того, які і скільки проблем були передбачені нормативною документацією.
Вимога потенційного функціонального заміщення. Якщо один суб’єкт внутрішнього контролю тимчасово вибув з процесу перевірки, це не повинно негативно позначатися на процедурах або переривання заходів.
Про ефективності та результативності
Коли порівнюється зовнішній і внутрішній аудит, то формується два значний табори, кожен з яких має своє бачення того, що найбільше підходить. Вони підкріплюють свої позиції досить вагомими аргументами. Так, якісне проведення внутрішнього аудиту може спиратися на знання внутрішніх механізмів в організації і виявити безліч потенційно небезпечних або перспективних моментів, тоді як залучення зовнішніх фахівців дозволяє мінімізувати особисту симпатію і забезпечити неупередженість перевірки. Загалом кожна організація в залежності від обставин приймає самостійне рішення про те, чиїми послугами користуватися, але в силах керівників поліпшити результат їх роботи.
Як поліпшити показники результативності служби внутрішнього контролю?
Всі ми хочемо більшого при менших витратах ресурсів. Можна розглянути процес здійснення внутрішнього аудиту і збільшити його результативність? Цілком. Що для цього необхідно зробити? Найпростіший варіант – це розробка етичних норм та професійних стандартів. Якщо вони адекватні, то одне їх дотримання дасть змогу досягти високої якості роботи.
Крім того, вища ланка управління повинно періодично проводити аудит системи внутрішнього контролю. Що ж повинні робити перевіряючі? Який їхній ідеальний портрет? У США з 1941 року діє інститут внутрішніх аудиторів. У Російській Федерації ця структура тільки починає зароджуватися, тому використовуємо досвід зарубіжних колег. Інститут внутрішніх аудиторів випустив цілий ряд рекомендаційних документів, в яких основна ставка робиться на:
Незалежність. Мається на увазі неупереджене виконання своїх обов’язків і висловлення об’єктивних суджень. При цьому не потрібно орієнтуватися на судження колег.
Об’єктивність. Цей пункт випливає з попереднього. Об’єктивність вимагає, щоб робота виконувалася кваліфіковано і чесно. При складанні звіту фахівець повинен чітко відокремити факти від домислів.
Лояльність. Це передбачає, що внутрішні аудитори не повинні бути свідомо втягнуті в неналежну або нелегальну діяльність, яка може викликати дискредитацію результатів.
Відповідальність. Передбачається, що фахівець повинен виконувати роботу виключно в рамках своїх можливостей і професійної компетенції. Також він повинен нести відповідальність за свої дії.
Конфіденційність. Необхідно бути обережним у плані застосування інформації, доступ до якої був отриманий під час виконання обов’язків.
Заключний приклад
Ось і підходить статтю до кінця. Ми вже розглянули, що собою представляють внутрішні аудити. Приклад дозволить закріпити отримані знання. Припустимо, у нас є комерційна структура. Раптово починає фіксуватися падіння виручки, хоча завантаженість і оборот не змінювалися. Щоб дізнатися причину, починається внутрішній фінансовий аудит. Спочатку відбувається ознайомлення з документацією, в якій описується пересування коштів, проведення операцій тощо. Вивчається правильність оформлення і відсутність ознак підробки. Якщо в даному випадку нічого підозрілого виявити не вдалося, то внутрішній фінансовий аудит переходить до етапу звірки стану та відображеної у документації ситуації. Як приклад – перевіряє на складі, дійсно є зазначені матеріали, заготовки, одиниці техніки. Увага приділяється і розхідників. Так, якщо один автомобіль за день проїжджає 100 кілометрів і при цьому примудряється витрачати 50 літрів бензину – це повинно викликати підозри. Необхідно уважно вивчити всі можливі аспекти виникнення нестач, розтрат і крадіжок. Після закінчення внутрішнього аудиту необхідно невідкладно подати документацію вищому керівництву, щоб не допустити посилення виявлених проблем і посприяти прийняттю адекватних оперативних заходів по усуненню помилок.
