Великі підприємства постійно шукають нових партнерів для продуктивної співпраці і збільшення власного прибутку. У хід йдуть самі різні засоби – особисті зустрічі, переговори, надсилання прес-релізів. Деяких підприємців вдається схилити на свою сторону тільки складеним за формою комерційною пропозицією, в якому вказується максимально докладна інформація про плановане співпрацю. Скласти його досить просто, з цим може впоратися будь-який досвідчений менеджер.
Що таке КП?
За своєю формою комерційна пропозиція є продають текстом, який повинен мотивувати читача на вчинення певної дії, в даному випадку – дзвінка менеджерам. Саме в цьому і полягає сенс його створення, при цьому необхідно враховувати особливу специфіку – письмове спілкування не здатне передавати наші емоції, тому його не можна порівнювати з очною бесідою. Всі переваги співпраці з вами повинні бути викладені на папері таким чином, щоб інформація була повною, короткою, і стимулюючої клієнта на спілкування з вами.
Особливо важливу роль комерційну пропозицію грає на B2B-ринку, коли мова йде про вибудовування партнерських відносин між великими організаціями. Після 2008 року купівельна спроможність великої кількості підприємств пішла на спад, і тому маркетологи активно почали впроваджувати можливість складання індивідуальних планів співробітництва для кожної установи виходячи з її потреб.
За словами топ-менеджерів, найбільший ефект дають ті продають тексти, які враховують до 80% бажань клієнта. Існують різні способи дізнатися його потреби, найпростіше зв’язатися з менеджерами і уточнити інформацію, що цікавить вас. На основі отриманих даних ви зможете скласти перші форми комерційної пропозиції, зразок якого найкраще написати разом з безпосереднім керівником вашого підприємства. Таким чином, клієнт, що отримав вашу оригінальну заявку, що відповідає всім його вимогам, просто не зможе встояти.
Що воно повинно включати в себе?
Існує законодавчий акт, що регламентує різні форми комерційної пропозиції – 44 ФЗ (федеральний закон). З його допомогою укладаються контракти по закупівлях різних послуг і товарів, покликаних забезпечити муніципальні і приватні потреби. У складеному документі обов’язково має бути дата створення, назва організації-замовника, повні реквізити потенційного учасника.
Далі слід вказати найменування тих товарів або послуг, які ви плануєте надати клієнту. Після чого необхідно уточнити вартість кожної позиції, якою ви займаєтеся, а також проінформувати замовника про її різних характеристиках. Особливу увагу приділіть коректного оформлення вашого ділового листа, візуальна складова в деяких випадках допомагає домогтися потрібного результату.
У формі комерційного пропозиції на постачання товару або послуги також може бути відображена інформація про умови постачання і оплати. Якщо ви плануєте співпрацювати з компаніями з інших регіонів, безперечно варто вказати терміни виконання замовлення. У цьому випадку також можуть допомогти фотографії товару, які ви плануєте поставити, клієнт зможе відразу визначитися з тим, чи дійсно продукція відповідає його вимогам.
Обов’язково вкажіть у своєму реченні Ф. В. О. менеджера, що відповідає за роботу з новими клієнтами. Печатка організації підтвердить ваші наміри, і тоді потенційний замовник буде розглядати вас всерйоз. Якщо вся інформація, надіслана вами, має обмежений термін дії, про це також необхідно сказати в листі.
Які види продає листи існують?
Форма комерційної пропозиції буде відрізнятися в залежності від виду останнього. Наприклад, якщо мова йде про її базової різновиди, коли продає лист відправляється відразу декільком клієнтам. Майбутні замовники не знають про вас, і відправлена інформація може допомогти привернути їх увагу до вашої організації. Головна перевага такого підходу – великий охоплення потенційної цільової аудиторії і значна економія часу. Серед недоліків можна виділити відсутність унікального контенту, а також те, що лист, швидше за все, буде розглядатися особою, яка не має права приймати які-небудь рішення.
Розсилати такі види продають листів можна тоді, коли ви плануєте запропонувати одиничний товар, цікавий великій кількості споживачів. Сюди можна віднести листи з ідеями доставки їжі додому, створення власних сайтів, а також виконання різних послуг – прибирання приміщень, ремонт автотранспортних засобів і т. д.
Існують також форми комерційної пропозиції на виконання робіт або постачання товарів, які відправляються одному конкретному співробітнику після проведення попередніх переговорів. Їх називають «теплими», і їх клієнти, як правило, дуже сильно чекають, якщо залишилися задоволені спілкуванням з постачальником. Такий лист слід складати з урахуванням тих потреб, які були виявлені раніше, рекомендується починати його з фраз у стилі “Згідно з нашими домовленостями, направляю Вам…” і т. д.
Як тільки ви направили свою комерційну пропозицію, дайте клієнту кілька днів для прочитання і осмислення. По закінченні цього терміну можна зателефонувати потенційному покупцеві для обговорення отриманого листа. У такому діалозі зазвичай вишиковуються точки взаємодії, з’ясовуються плюси і мінуси вашої ділової ідеї, висуваються нові умови, обидві сторони роблять ще один крок до того, щоб підписати договір.
Коли варто писати листа?
Досвідчені підприємці стверджують, що спочатку краще особисто поспілкуватися з представниками клієнта, тоді шанси отримати його в свою базу стають вище. У деяких компаніях існують традиції, коли всі листи, які приходять із незнайомих адрес, автоматично відправляються в папку «Кошик», ніхто їх не читає. У подібних організаціях новим контактам готові лише в разі попереднього дзвінка секретаря або менеджера.
Саме тому необхідно спочатку налагодити контакт з представником замовника, який і буде приймати безпосередню рішення про те, співпрацювати з вами чи ні. Тільки після цього можна буде підготувати форму комерційної пропозиції 44 ФЗ, зразок при цьому можна злегка видозмінити, щоб він відповідав потребам клієнта. Важливо, щоб ваше ділове лист було відправлено лише після того, як ви отримали попередню згоду від замовника, тоді шанси на підписання договору будуть максимально високими.
Чому ваше КП може залишитися без відповіді?
Навіть якщо ви прикладете величезні зусилля і складете оригинальнейшую форму комерційної пропозиції на послуги або товари, що потенційний замовник може його проігнорувати. І причин цьому може бути кілька, але головна з них – неправильний вибір адресата. Бізнесмени-початківці часто роблять помилку, коли розсилають свій лист абсолютно всім підряд, не піклуючись про те, чи прочитають його ті, хто буде зацікавлений у вигідному співпрацю. Окремою причиною є нездатність ваших розцінок конкурувати з тими, що були спрямовані конкурентами.
Якщо ви не врахували потреб власних клієнтів, не розраховуйте на якусь відповідь від них. Невикористання форми комерційної пропозиції робить його незручним для читання даних та додаткового аналізу, тому вона просто необхідна тим, хто хоче домогтися успіху. Ви можете зазнати невдачі, якщо ваш лист є величезним за своїм розміром, в ньому немає конкретики і не вказана вигода, яку може отримати покупець.
Що слід врахувати при створенні КП?
В незалежності від того, електронну або друковану форму комерційної пропозиції ви складаєте, потрібно розуміти, навіщо ви це робите. Не вываливайте на клієнта купу інформації, зосередьтеся на якості вашого ділового листа. Головне в КП – дані, які повинні стимулювати клієнта на підписання контракту. Бажано ставити себе на місце потенційного покупця, фокусуватися саме на його потреби і постійно відповідати на питання: «Яку користь принесе клієнту контракт з нами?».
Принцип формування розцінок повинен бути зрозумілий клієнта, він повинен знати, на основі яких факторів ви пропонуєте йому товари саме за такою вартістю. Тому слід відправити навздогін з КП прайс-лист на свої послуги. Ваша пропозиція має закликати до певних дій, покупець повинен розуміти, що необхідно зробити, щоб зв’язатися з вами. Дуже важливо, щоб після здійснення першої покупки ви подякували свого клієнта за співпрацю, цим ви здивуєте його і розташуйте її до себе.
Як посилити свою КП?
Як тільки ви заповнили форму комерційної пропозиції на постачання товару або послуги, доповніть її маркерами-підсилювачами. Достовірність ваших слів можуть надати факти, виражені в цифрах і описі результатів проведених досліджень. Чим більше коректних розрахунків, що символізують про потенційну вигоду для клієнта, буде у вашому діловому листі, тим вище шанси на тривале співробітництво.
В якості додаткового підсилювача можна використовувати фотографії власного товару, щоб покупець відразу міг бути впевнений в тому, що не купує «кота в мішку». При необхідності можна вкласти в лист графіки або таблиці, вказують на зростання вашої організації, а також список клієнтів, з якими ви раніше співпрацювали. Серед останніх найкраще вказувати відомі компанії, також рекомендується прикладати позитивні відгуки від уже діючих партнерів.
На які питання він має відповідати?
Зовсім не обов’язково постійно створювати оригінальні форми комерційної пропозиції на постачання товару, зразка, на який можна орієнтуватися, буде цілком достатньо. Його можна модифікувати і доповнювати різною інформацією. Шаблон повинен відповідати на питання про потенційної аудиторії, якій ваші послуги припадуть до вподоби. Подумайте про те, коли можна скористатися ними і які проблеми вирішити з їх допомогою. Чи Можете ви щось розповісти про формування пропонованого вами пакету послуг? Або ж про те, що вас надихає на їх розробку? Якщо так – сміливо включайте це ваш лист.
Один з головних питань, який вам може задати клієнт – у чому користь ваших послуг і товарів? Ви повинні бути готові відповісти на нього в будь-який момент, а заодно пояснити покупцеві, яких результатів він зможе досягти, уклавши з вами контракт. Згадайте в своєму реченні декілька чинників, що відрізняють вашу продукцію від тієї, що реалізується конкурентами. Продумайте ситуацію, в яких клієнт може відмовитися від покупки, і постарайтеся запобігти її виникненню.
Чи можуть компанії самостійно шукати постачальників?
Деякі підприємства воліють не чекати ділових листів від потенційних продавців, оскільки це вимагає певних тимчасових витрат. На власних сайтах вони публікують форму запиту комерційної пропозиції, в якій описують необхідний обсяг робіт або послуг, вказують докладні терміни їх виконання, а також порядок фінансових розрахунків між замовником і постачальником.
У такому документі зазвичай прийнято описувати місце надання послуг, а також додаткову інформацію – наявність забезпечення контракту. Єдиної форми запиту комерційної пропозиції як такої не існує, кожне підприємство формує власний документ. Чим точніше він сформований, тим швидше потенційний виконавець контракту зможе озвучити вартість його виконання.
Якщо у вас цікавить компанії немає власного сайту, зверніться до менеджера, він також може надати вам докладну інформацію про те, в чому зацікавлена дана організація. Робота з подібним запитом дозволяє заощадити велику кількість часу, а також забезпечити клієнта усіма необхідними товарами або послугами.
Які методи самоперевірки можна використовувати?
Якщо ви вже скористалися формою комерційної пропозиції, зразки періодично розсилаються клієнтам, але результату немає, слід перевірити роботу менеджерів з продажу. По-перше, всі підсумкові цифри в документах повинні бути розміщені на початку наявних таблиць, оскільки це дозволяє покупцеві максимально ефективно сприймати отриману інформацію. Всю схожу інформацію рекомендується скомпонувати так, щоб вона була доступна для сприйняття.
Приділіть увагу оформлення таблиць, важливо, щоб у них всі дані різного формату були рознесені по відповідних стовпцях. Особливо це стосується цін, зазначених абсолютно в різних валютах. Використовуються таблиці не повинні бути занадто великими і складними для сприйняття, в ідеалі кожна з них повинна уміщатися на стандартному аркуші паперу. Якщо аркуша А4 вам не вистачає, використовувати альбомну орієнтацію, це допоможе хоча б вмістити всі стовпці на одну сторінку.
Важливо, щоб всі формули у вашій таблиці працювали коректно, щоб навчитися вибудовувати їх, потрібно лише пройти навчання щодо роботи з програмним забезпеченням. Акуратне оформлення документа дозволить клієнту зробити висновок, що до роботи ви підходите максимально відповідально і скрупульозно, а це означає, що з вами можна мати справу.
Після відправки свого ділового листа рекомендується почекати два-три дні, а потім зв’язатися з представником потенційного клієнта і уточнити, чи надійшло комерційну пропозицію. Якщо ви почуєте позитивну відповідь, не соромтеся поцікавитися про те, в які терміни воно буде розглянуто. Клієнт ні в якому разі не відмовиться від співробітництва з-за цього, навпаки, у нього з’явиться розуміння того, що ви цінуєте свій час, а воно є найважливішим ресурсом для всіх представників сучасного бізнесу.
