У трудовій книжці відображають дані про кожному робочому місці. Даний документ оформляють з моменту його видачі першим роботодавцем. Після цього працівник подає її на кожному наступному підприємстві. Фахівець відділу кадрів вносить дані згідно з визначеними інструкціями та правилами.
Головні правила
Ринок праці умовно можна класифікувати на тіньовий та офіційний. Більшість громадян прагнуть офіційно працевлаштуватися і отримати трудову книжку, яка надає переваги, пов’язані зі стажем. Вона представляє собою основний документ, в якому відображені факти трудової діяльності. Загальні правила заповнення трудової книжки регламентують певний порядок її ведення. З плином часу трудова книжка наповнюється важливою інформацією про накопичений стажі.
Відповідно до Трудового кодексу, працівник надає трудову книжку роботодавцю. Винятком будуть лише випадки, коли він є сумісником. У тому випадку, якщо раніше працівник ніде не працював, трудову книжку йому зобов’язаний виписати роботодавець. Це правило діє і тоді, коли кандидату ще не виповнилося 18 років. Основними документами, якими керується роботодавець при її оформленні, є Інструкція щодо заповнення трудової книжки, а також різні правила і норми.
Трудова книжка містить відомості про всіх організаціях, у яких раніше працював фахівець протягом усього життя. Разом з тим, якщо працівник виконує трудові обов’язки за сумісництвом і бажає, щоб інформація про іншому місці роботи була відображена в трудовій книжці, можна звернутися до роботодавця за основним місцем роботи з даної проханням. Це пов’язано з тим, що саме він здійснює зберігання документів співробітника, тому має право вносити доповнення до них. Інструкція Мінпраці щодо заповнення трудових книжок встановлює загальний порядок заповнення.
Трудова книжка містить інформацію про будь-які зміни, пов’язані зі службовим становищем. Інструкція щодо заповнення трудової книжки вимагає певним чином оформляти заохочення, переведення на іншу посаду, підвищення кваліфікації та отримання нагород. У графу 2 слід внести дату нагородження, у третій вказати особу, яка нагородила працівника з конкретизацією досягнення і види заохочення (грамота, звання тощо). Графа 4 призначена для зазначення найменування документа, на підставі якого вносять запис. Тому Інструкція щодо заповнення трудової книжки заохочення та інші нагородження регламентує оформляти певним чином. Розроблені уніфіковані правила, яких дотримуються співробітники кадрової служби.
Стягнення не фіксують в трудовій книжці. Однак якщо в результаті вчинення певної проступку працівника звільнили з роботи, що називається, «по статті», роботодавець зобов’язаний вказати дану інформацію у ній. У тому випадку, якщо вона була загублена, роботодавець зобов’язаний завести на співробітника новий документ. Постанова Мінпраці, Інструкція щодо заповнення трудових книжок зобов’язують вести їх коректний облік і оформляти при цьому спеціальну книгу по їх руху. Якщо працівник не отримав її при догляді, компанія зберігає даний документ згідно з правилами архівної справи. В результаті трудова книжка може зберігатися протягом тривалого періоду часу в компанії до запиту співробітника.
Якщо розірвання трудового договору відбувається з причин, зазначеним у 77-й статті ТК РФ, фахівець з кадрів робить запис про звільнення і вказує посилання на певний пункт норми. Якщо договір припинений у результаті виникнення таких обставин, які не залежать від волі сторін, слід внести відповідний запис.
Основні вимоги
Інструкція щодо заповнення трудової книжки закріплює основні правила коректного заповнення даного документа. Компанія-роботодавець зобов’язана своєчасно відображати всі факти професійного життя працівника. При цьому обов’язково потрібно використовувати гелеву або пір’яну ручку синього, чорного або фіолетового кольору.
Серед основних правил ведення трудових книжок можна виділити оформлення наскрізної нумерації. Іншими словами, вказівка всіх фактів трудової діяльності відбувається під своїм порядковим номером відповідно до хронології подій. Інформацію заносять в документ лише російською мовою. Винятком є території, на яких прийнято крім російської ще одну мову. У цьому разі запис можна занести російською мовою та продублювати на іншому, прийнятому на даній території. Інструкція щодо заповнення трудової книжки зобов’язує роботодавця повністю прописувати формулювання без використання скорочень.
Документ містить окремий розділ, який називається «Відомості про роботу». До нього вносять дані, які стосуються переміщення, вступу, навчання в період роботи. Також можна внести інформацію про підвищення кваліфікації, службу в армії та інших структурах. Крім цього, в розділі відображають дані щодо перейменування окремих структур підприємства, інформацію щодо звільнення і т. д. Відомості підлягають посвідченню не тільки підписом відповідальних осіб, але і власноручним підписом співробітника. Працівник повинен особисто ознайомитися з інформацією, яку кадровий співробітник вносить в трудову книжку. Графа для запису призначена для занесення даних про назву підприємства, структурних підрозділів та посади працівника. Останній розділ включає в себе інформацію про те, які затверджені трудовим кодексом РФ або Колективним договором компанії. Такі заохочення надають не завжди. У разі необхідності слід внести у відповідне поле інформацію про посади, компанії і вигляді заохочення. Наступна графа містить посилання на відповідну основу. Слід враховувати, що в цьому розділі не відображаються премії.
Інструкція щодо заповнення трудової книжки та правила ведення регламентують певний період часу, під час якого роботодавець повинен зафіксувати відомості про співробітника. Цей строк складає 1 тиждень з дня видання наказу про призначення на посаду. При звільненні дана інформація повинна бути внесена в останній день роботи. Причини звільнення фіксують у трудовій книжці в суворій відповідності з Трудовим кодексом.
Роботодавець зобов’язаний протягом 2 днів надати копію трудової книжки або витяг з неї при отриманні письмової заяви з відповідним проханням від співробітника. Правила встановили, що це документ суворої звітності, тому він підлягає зберіганню в компанії протягом всього періоду роботи працівника. Якщо працівник залишив трудову книжку в компанії після звільнення або за фактом смерті, роботодавець зберігає її до моменту запитання у відповідності з правилами архівної справи. Документ може зберігатися в архіві компанії протягом 75 років, а потім підлягає утилізації.
Правила коректного заповнення
Роботодавець призначає відповідальних осіб, які займаються заповненням, зберіганням та видачею цих документів на підприємстві. Інструкція щодо заповнення трудової книжки і прийняті правила регламентують внесення записів на підставі випущених наказів. Інформація, яка записана в трудову книжку, повинна дублюватися в особистій картці працівника. Працівник згодом повинен ознайомитися з записом під розписку. Даного документу присвоюється певний реєстраційний номер. Особиста картка також містить персональні дані, інформацію про стаж, освіту і різних нагороди. Роботодавець зобов’язаний строго слідувати правилам, зазначеним в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, зразок якої подано нижче.
Заносити інформацію дозволяється з використанням гелевою або кульковою ручки. У п. 3.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок підкреслюється, що найменування організації необхідно вказувати повністю, а не скорочено. Неприпустимо використовувати будь-які абревіатури та скорочення в назві підприємства. Третя графа призначена для внесення інформації про призначення або прийняття в структурний підрозділ компанії. Необхідно детально вказати найменування посади, професії, спеціальності і кваліфікації. Теорія і практика порядку ведення трудових книжок повинні йти рука об руку. Фахівці кадрової служби повинні уважно стежити за всіма змінами законодавства в цьому питанні і вчасно на них реагувати. Правила забороняють використовувати будь-які види скорочень, у тому числі «РФ». Тому необхідно замінювати всі абревіатури розгорнутими формулюваннями. Фахівець, якого призначають особою, відповідальною за правильне ведення трудових книжок працівників та їх первинне заповнення, ставить свій підпис. Також на ній ставлять печатку компанії і підпис співробітника. Заборонено виправляти записи шляхом виправлень і закреслень. Не дозволяється використовувати будь-які види коректорів. У таких випадках слід прописати, що дана запис містить помилки. Потім необхідно вказати коректну інформацію. Працівник, у свою чергу, повинен уважно перевірити дані, які були занесені в документ.
Якщо звернутися до п. 1.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, можна дізнатися, що в документі неприпустимі будь-які закреслення і виправлення. Коригування можна проводити після відповідного запису з новим порядковим номером на новому рядку. У графу 3 потрібно внести “Запис за номером таким-то недійсний”. Потім можна внести коректний запис і вказати у графі 4-номер і дату наказу чи іншого розпорядчого документа роботодавця.
Загальні відомості
Трудову книжку заводять на кожного окремого працівника, який пропрацював в компанії не менше п’яти днів. Трудящі можуть відноситися до категорії позаштатних, сезонних або тимчасових, але на них поширюється соціальне страхування та Інструкція по веденню їх трудових книжок. Вся інформація заноситься без скорочень, оскільки це може призвести до неправильного прочитання і тлумачення. Інструкція щодо заповнення та ведення трудових книжок вимагає оформляти кожну нову запис з нового рядка. Всі записи супроводжуються унікальним порядковим номером. При оформленні дати необхідно відображати день і місяць, а при заповненні року необхідно внести 4 цифри. Ведуть трудові книжки російською мовою або прийнятому національному.
Постанова про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок, опублікований 10 жовтня 2003 року під номером 69, включає основні правила по їх веденню. Трудова книжка поділена на п’ять розділів (три основних та два додаткових). Перший включає в себе титульний аркуш, на якому відображені прізвище, ім’я та по батькові працівника без скорочень у називному відмінку. Також слід вказати спеціальність, професію і освіту працівника. Компанія, яка надала трудову книжку працівникові, ставить печатку на даному аркуші. Другий розділ включає інформацію про роботу співробітника. Третій розділ містить дані про нагороди і заохочення, які отримав працівник протягом трудової діяльності. Останні два розділи призначені для вказівки документів, на підставі яких фахівець оформляв запис. Як правило, це номери оформлених замовлень та їх дати.
Відповідальність компанії-роботодавця
Керівник компанії є відповідальною особою, яка відповідає за наявність трудових книжок працівників, а також за правильне оформлення. Він видає наказ про призначення працівника, який буде відповідати за коректне заповнення, зберігання і облік кадрових документів. Фахівець кадрової служби оформляє документ згідно з правилами, які вказані в Інструкції щодо заповнення трудових книжок. У РБ (Республіка Білорусь) дане питання регулює опубліковане офіційно 14 вересня 2014 року під номером сорок Постанова Мінпраці.
Законодавство РФ допускає призначення додаткового працівника, який буде підміняти головне відповідальна особа в період його відсутності на робочому місці. Як правило, це працівники кадрової служби.
Посадова особа може бути притягнута до відповідальності у разі неналежного виконання обов’язків. Якщо роботодавець не дотримується правил, зазначених в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, то він несе фінансову відповідальність у розмірі до 5000 рублів. У разі вчинення правопорушення юридичною особою у сфері оформлення трудових відносин штраф становить від 30 000 до 50 000 рублів. У свою чергу, порушення правил зберігання документа тягне за собою штрафи в розмірі від 100 до 300 рублів для фізичних осіб Для юридичних осіб розмір грошового стягнення становить від 300 до 500 рублів.
Трудова книжка належить до категорії офіційних документів, вона підтверджує трудовий стаж громадянина. На підставі цієї інформації йому буде нараховуватися пенсія. Саме тому на законодавчому рівні закріплені норми ведення, обліку та зберігання цього документа. Інструкція щодо заповнення і зберігання трудових книжок являє собою головний нормативний документ у цьому питанні, який фахівці кадрової служби повинні знати назубок. Некоректне заповнення, ведення і зберігання трудових книжок – це підстава для притягнення відповідальних осіб до адміністративної або дисциплінарної відповідальності.
Особливі ситуації
Згідно п. 3.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, якщо за час роботи працівника в організації відбувається зміна її найменування або інші структурні зміни, які безпосередньо стосуються конкретного підрозділу, дана інформація негайно заноситься у трудову книжку. Працівник кадрової служби робить запис про те, що компанія з певного числа перейменована з відповідного наказу або іншого рішення. Запис в обов’язковому порядку запевняють нової печаткою та підписом працівника, який відповідає за ведення кадрових документів.
Інструкція щодо заповнення трудової книжки у РФ зобов’язує компанію-роботодавця вносити будь-які зміни особистих даних працівника. У випадку зміни прізвища співробітника необхідно перекреслити стару і зверху внести нову. Поруч треба розшифрувати підстава заміни і завірити її підписом та печаткою відповідальної особи. Дане перекреслення – це єдиний варіант виправлення, який допустимо здійснювати у трудових книжках. Якщо відбулося незаконне звільнення працівника, і судовий орган зобов’язує роботодавця поновити його, необхідно внести запис, яка повністю анулює попередні відомості про звільнення. При цьому важливо посилатися на документ, що обґрунтовує таке рішення.
Факт смерті працівника призводить до припинення трудового договору, при цьому необхідно вказати дату смерті відповідного документа.
Не завжди в трудовій книжці вистачає сторінок для здійснення всіх записів. Тому дозволено оформити вкладиш до даного документу. Для вкладишів до трудових книжок інструкція щодо заповнення мало чим відрізняється від загальної. Вкладиш просто підшивають в трудову книжку, і він стає її продовженням. Даний документ заповнює роботодавець або інші відповідальні особи. Під кожним записом проставляють печатку і підпис кадровика. Не обумовлено гранична кількість таких сторінок, тому їх може бути скільки завгодно. Вкладиш підшивають до трудовій книжці і проставляють штамп на першій сторінці. Можна замінити штамп звичайної записом від руки “Виданий вкладиш”. Відмітка повинна бути розташована так, щоб були зрозумілі та передбачувані інші записи. Якщо місце для записів закінчилося, роботодавець зобов’язаний придбати бланк і продовжити оформлення і облік документа. При цьому вартість бланка буде вирахувана із заробітної плати працівника.
Додатковий аркуш
Такий лист вшивають, як правило, під обкладинку документа в самому кінці. Однак це не обумовлено регламентом. Його вставляють між обкладинкою і останньою сторінкою в розгорнутому вигляді. Після цього працівник виробляє наскрізні отвори шилом. Для прошивки використовують особливу щільну нитку, за допомогою якої вставку прикріплюють до бланку. Залишилися кінці закріплюють всередині палітурки звичайними вузлами. Правила не вимагають опечатувати отриману зшивку пломбою або сургучем. Коректне, своєчасне і точне внесення інформації в трудову книжку на кожному етапі трудової діяльності співробітника дозволяє значно полегшити процес оформлення пенсії.
Правила обліку
Трудова книжка, як і різні вкладиші, бланки до неї, є документом суворої звітності. Відділ кадрів зберігає всі кадрові документи і веде їх суворий облік. У спеціальній книзі відображають повні відомості про рух документів. Вона містить інформацію про трудових книжках працівників установи як нинішніх, так і колишніх. Дана книга прошнурована, пронумерована і засвідчена печаткою організації. Аналогічним чином відбувається облік і зберігання бланків ТК бухгалтерією підприємства. Трудові книжки на постійній основі зберігають у відділі кадрів. В окремих випадках їх можна отримати на руки за вимогою під розписку і на обумовлений строк. Трудову книжку видають працівникові при звільненні і фіксують цей факт його підписом у книзі реєстрації. Якщо працівник в силу певних причин не забрав трудову книжку, вона буде зберігатися окремо від інших документів у відділі кадрів два роки. Потім її передають в архів компанії, де вона зберігається протягом наступних 75 років.
Помилки при заповненні
У трудову книжку відомості вносять вручну, тож ніхто не застрахований від помилок при здійсненні тих або інших записів. Коригування помилок, які були допущені при заповненні документа, може проводитися згідно з такими правилами:
- Всі неправильні відомості автоматично визнаються недійсними. При цьому нижче роблять відповідний запис під наступним номером.
- Якщо порушена нумерація даних, необхідно зробити виправлення вищевказаним способом. Запис, яка була внесена під неправильним номером, визнають недійсною. Потім її повторюють під наступним номером.
- Якщо здійснена незначна помилка в особистих відомостей про працівника (наприклад, неправильна літера в імені та прізвища), то виправлення робить той роботодавець, який здійснив її.
- На титульному аркуші виправлення недопустимі. Якщо це сталося, трудову книжку визнають зіпсованою і знищують. Працівник кадрової служби складає акт за певною формою. Працівник отримує нову трудову книжку з коректними відомостями.
- Заборонено проводити будь-які закреслювання неправильних записів.
Заповнення дубліката ТК
Якщо трудова книжка втрачена, пошкоджена, анульована, пропала в результаті стихійних лих або сталася НП на підприємстві, необхідно отримати її дублікат. У цьому випадку працівник зобов’язаний подати заяву в кадрову службу про надання дубліката трудової книжки. У заяві необхідно вказати причину видачі нового документа. Оформляти його протягом 15 робочих днів. Титульний аркуш трудової книжки буде містити напис «Дублікат». Якщо записи у зіпсованому документі не можна відновити, слід документально підтвердити наявність стажу роботи за відповідний період часу. В іншому випадку відновити документ буде неможливо.
При видачі дубліката співробітник кадрової служби зробить відповідний запис у журналі обліку трудових книжок. В особливих ситуаціях трудовий стаж можна визначити спеціально скликаній комісією. Для цього їй надають необхідні папери. Якщо факт роботи людини неможливо відновити всі відсутні відомості і дані можна заповнити з допомогою свідків. Комісія складає про це спеціальний акт. Найчастіше, відновлення трудової книжки – тривалий і складний процес. Тому краще не ризикувати цим важливим документом.
Резюме
Інструкція щодо заповнення трудових книжок в Росії була прийнята в 2003 році. Заповнення цього документа – досить кропіткий процес, який вимагає знання багатьох нюансів і законодавчих тонкощів. Фахівець кадрового відділу повинен заповнювати його зрозумілим і чітким почерком. Будь-які виправлення небажані в даному документі. Не можна допускати будь-які скорочення імен, дат, назв і прізвищ. Категорично заборонено використання римських цифр для оформлення дат. Не допускається закреслення записів і використання замазки.
Інструкція про порядок ведення трудових книжок закріплює за роботодавцем обов’язок фіксувати в ній всі факти трудової та професійної діяльності співробітника: прийом на роботу, отримання нагород, будь-які зміни службового становища, переклад, переміщення на іншу роботу, звільнення і т. д. Співробітник повинен пам’ятати про те, що трудова книжка повинна містити тільки актуальну інформацію. Тому при зміні, наприклад, прізвища необхідно звернутися до роботодавця з метою відображення цієї інформації і внесення відповідних коригувань. Інструкція щодо заповнення трудових книжок (Постанова Уряду РФ, яким вона була затверджена, зазначено вище) та інші документи наказують правила, які роботодавець зобов’язаний неухильно дотримуватися. Вивчений в даній статті питання дуже важливий, оскільки вимагає пильності з боку фахівців кадрової служби. Необхідно регулярно стежити за змінами законодавства та наданими з цього приводу Минтрудом роз’ясненнями.
