Правила коректного заповнення
Роботодавець призначає відповідальних осіб, які займаються заповненням, зберіганням та видачею цих документів на підприємстві. Інструкція щодо заповнення трудової книжки і прийняті правила регламентують внесення записів на підставі випущених наказів. Інформація, яка записана в трудову книжку, повинна дублюватися в особистій картці працівника. Працівник згодом повинен ознайомитися з записом під розписку. Даного документу присвоюється певний реєстраційний номер. Особиста картка також містить персональні дані, інформацію про стаж, освіту і різних нагороди. Роботодавець зобов’язаний строго слідувати правилам, зазначеним в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, зразок якої подано нижче.
Заносити інформацію дозволяється з використанням гелевою або кульковою ручки. У п. 3.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок підкреслюється, що найменування організації необхідно вказувати повністю, а не скорочено. Неприпустимо використовувати будь-які абревіатури та скорочення в назві підприємства. Третя графа призначена для внесення інформації про призначення або прийняття в структурний підрозділ компанії. Необхідно детально вказати найменування посади, професії, спеціальності і кваліфікації. Теорія і практика порядку ведення трудових книжок повинні йти рука об руку. Фахівці кадрової служби повинні уважно стежити за всіма змінами законодавства в цьому питанні і вчасно на них реагувати. Правила забороняють використовувати будь-які види скорочень, у тому числі «РФ». Тому необхідно замінювати всі абревіатури розгорнутими формулюваннями. Фахівець, якого призначають особою, відповідальною за правильне ведення трудових книжок працівників та їх первинне заповнення, ставить свій підпис. Також на ній ставлять печатку компанії і підпис співробітника. Заборонено виправляти записи шляхом виправлень і закреслень. Не дозволяється використовувати будь-які види коректорів. У таких випадках слід прописати, що дана запис містить помилки. Потім необхідно вказати коректну інформацію. Працівник, у свою чергу, повинен уважно перевірити дані, які були занесені в документ.
Якщо звернутися до п. 1.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, можна дізнатися, що в документі неприпустимі будь-які закреслення і виправлення. Коригування можна проводити після відповідного запису з новим порядковим номером на новому рядку. У графу 3 потрібно внести “Запис за номером таким-то недійсний”. Потім можна внести коректний запис і вказати у графі 4-номер і дату наказу чи іншого розпорядчого документа роботодавця.
