На кожному підприємстві діє свій документообіг. При правильній його організації організація буде успішно розвиватися. Причому це стосується паперового та електронного документообігу. Обсяг документообігу на підприємствах зазвичай великий, тому для дотримання всіх норм за дану сферу призначаються відповідальні особи.
Визначення
Що ж таке документообіг, обсяг документообігу? Даний процес припускає складання, узгодження, прийом, передачу відправлення документації. Також він визначається як рух від складання до отримання або переміщення в архів документів.
Самі документи бувають:
1. Входять – надходять від інших установ.
2. Вихідними – відправляються за межі фірми.
3. Внутрішніми – створюються і залишаються всередині компанії.
Ці категорії встановлюють документопотоки, що володіють різною спрямованістю – горизонтальної та вертикальної. Перша означає, що папери та електронні файли здійснюють переміщення між підрозділами 1 рівня. Друга з’єднує підрозділів різних рівнів.
Нюанси документообігу обсяг документообігу на підприємствах можуть відрізнятися. В сучасних умовах паперові носії замінені електронними файлами. Але все ж більшість компаній працюють за змішаною системою.
Форми
Основним правилом, що належать до організації документообігу, обсягу документообігу, вважається оптимізація. Важливо зменшити проміжні «зупинки» для забезпечення оперативності руху паперів.
Існує 3 форми організації документообігу:
1. Централізована. Папери знаходяться в одному місці. Звичайно для цього застосовується секретаріат або канцелярія. Дані відділи виконують безліч обов’язків, що стосуються реєстрації, обробки, зберігання паперів.
2. Децентралізована. Папери зосереджені в декількох підрозділах, де виконуються необхідні операції. Дана форма прийнятна в тій компанії, в якій присутній жодний підрозділ, та які перебувають на віддаленій відстані.
3. Змішана. Має характеристики минулих видів.
Форму вибирають за розміром і структурою фірми. Наприклад, для маленької компанії потрібна централізована, де даною роботою займається секретар-референт. У великих фірмах при змішаній формі створюються спеціальні служби, які займаються діловодством. Децентралізація актуальна там, де є кілька офісів для зберігання паперів.
Принципи
Про неправильному виконанні документообігу свідчать затримки, невідповідна доставка паперів. Це призводить до порушення роботи підприємства. Тому важливо, щоб процес документообігу має наступні принципи:
1. Чіткість. Означає, що у паперів повинно бути чітке спрямування без перешкод. Тому в компаніях слід дотримуватися певної схеми руху.
2. Безперервність. Повинні забезпечуватися умови для постійного руху документопотоку.
3. Ритмічність. Без встановлення строків обробки паперів не буде безперебійної роботи фірми. Регламент дозволяє регулювати цю сферу.
4. Паралельність. Без цього принципу не буде оперативної і злагодженої роботи. Один і той же процес не виконується кількома учасниками.
Хоч принципи є самостійними, вони взаємопов’язані один з одним. Якщо навіть один з них буде порушений, відбувається розлад системи.
Етапи
Порядок документообігу передбачає дотримання всіх його етапів. Їх проходження забезпечує правильну роботу будь-якої організації. На підприємстві повинні діяти схеми документообігу. До етапів обробки відносять:
1. Складання і перевірку документації відповідальною особою.
2. Узгодження дані.
3. Підписання паперів.
4. Реєстрацію.
5. Виконання завдань.
6. Оформлення.
7. Знищення і передавання до архіву.
Зовнішні папери мають 2 потоку: вихідний і вхідний. Вихідна документація проходить:
1. Складання і перевірку.
2. Узгодження і підписання.
3. Реєстрацію та зняття ксерокопій.
4. Відправку.
У вхідної документації наступна схема документообігу:
1. Вступ, прийом.
2. Розгляд, реєстрація.
3. Направлення на розгляд.
4. Виконання.
5. Оформлення звіту.
6. Переміщення в архів.
Організація
Для правильної організації документообігу створені правила, виконання яких дозволить виконувати наступні принципи:
1. Мінімізація числа служб, через які проходять папери.
2. Зменшення кількості повернень, тобто необхідно дотримуватися послідовності обробки документів.
3. Переміщення та обробка за єдиними правилами.
З виконанням даних правил вийде досягти основної мети діловодства – оперативності та ефективності. При безлад у цій сфері робота підприємства не буде якісною.
Облік
Обсяг документообігу виражається загальною кількістю документів, що надійшли на підприємство та створених нею за певний період. Під даним терміном передбачається число оригіналів паперів та звернень за конкретний час. Враховуються і копії документів, виготовлених технічними засобами.
Результати підрахунку оформляють у зведення, довідки. Розробкою їх форм займається організація. Наприклад, на кожному підприємстві може діяти своя періодичність підрахунку документообігу: за кожен місяць, тиждень, рік, квартал. Підсумки обсягу використовуються у встановленні штатної чисельності і структури діловодної служби. Так виконується облік документообігу.
Виконання
Коли документ надійшов на підприємство, повинна бути поставлена відповідна відмітка. Йому присвоюється порядковий номер і дата. Це може бути штамп. Потім папери, які необхідно зареєструвати, вносять у спеціальну форму, наприклад журнал.
Завдяки інформаційно-довідкової система можна відшукувати документи за різними показниками. Оскільки там реєструється термін, можна знайти їх за часом виконання. Саме з цієї інформації здійснюється контроль виконання паперів. Виконується це відповідальними особами, а в невеликих компаніях – секретарем.
Відповідальність за вирішення питань, зазначених у документації, лежить на керівництві структурних підрозділів. Контроль за термінами передбачає:
1. Фіксацію при реєстрації документів.
2. Перевірку паперів.
3. Наповнення виконавцям про закінчення строків виконання робіт.
4. Внесення інформації.
5. Інформування відповідальних осіб.
6. Внесення даних про виконання.
7. Оформлення довідок по контролю за виконанням.
Обов’язково контролюються папери, які потребують відповіді та виконання. Оскільки в розпорядчої документації предметом контролю вважаються знаходяться в ній рішення, повинен контролюватися кожен пункт.
Зберігання
У процесі діяльності будь-якого підприємства оформляються документи, які мають наукове, практичне значення. Багато з них містять відомості, потрібні у вирішенні певної задачі. Після того як інформація використана, папери втрачають своє значення. А деякі можуть зберігати значення багато років.
В залежності від цінності інформації папери зберігаються:
1. Тимчасово – до 10 років.
2. Тимчасово – від 10 років.
3. Постійно.
Другий і третій тип зберігається 2 роки у підрозділах. Потім вони переходять в архів документів. Термін зберігання не визначається від форми: електронній або паперовій. Звичайний і електронний архів працюють за єдиним принципом.
Електронний документообіг
У деяких фірмах діє електронна обробка документів і обміну між одержувачами. Для цього створюється на сервері бази даних, де і знаходиться вся інформація. Доступ здійснюється за допомогою браузера. Допускається доступ через інтернет і по локальній мережі.
Документацію завантажують або зберігають у конкретні папки, які розподіляються на основі ієрархії. На створення, зміна, видалення мають право особи, які наділені такими обов’язками. В інших випадках це будуть незаконні дії. Електронний архів створений для зберігання електронних паперів.
Організація роботи з документацією є серйозною сферою на будь-якому підприємстві. Важливо, щоб вона працювала організовано і на основі встановлених законом засадах. Лише тоді забезпечується злагоджена діяльність фірми.
