Посадові інструкції адміністратора: обовязки та основні функції

Під посадою адміністратора мається на увазі кваліфікований спеціаліст, у якого є повноваження керувати в компанії тією чи іншою сферою. Працівник цієї сфери є розпорядником, відповідальним організатором, які мають здібності до управлінської діяльності та адміністрування процесів.

Цей співробітник аналізує роботу загального механізму, виявляє збої в його роботі і усуває їх, з метою поліпшення діяльності компанії. Раніше ця професія торкалася виключно сферу управління людськими ресурсами і діяльністю відділів компанії. Зараз посадові інструкції адміністратора можуть включати в себе і управління базами даних, інформаційних систем.

Які бувають адміністратори

Існують адміністратори з управління людськими ресурсами та працівники, які займаються господарською діяльністю. Перші контролюють якість і своєчасність виконання підлеглими покладених на них завдань. Це можуть бути продавці, офіціанти, бармени та інше.

Адміністратор повинен стежити, щоб працівники виконували свою роботу відповідно до стандартів і статутом компанії. Другі ж керують штатом мерчендайзерів, займаються укладанням договорів від імені компанії, приймають і передають товари, тощо. Більш детальну інформацію на цей рахунок містить посадова інструкція адміністратора.

Положення

Працівник, який одержав посаду адміністратора є фахівцем. В момент його відсутності, права та обов’язки працівника перекладаються на іншого працівника, призначеного керівництвом заміщати його. Тільки генеральний директор може вирішувати питання про прийняття або звільнення адміністратора. Щоб отримати цю роботу, претенденту необхідно мати диплом про закінчення середньої спеціальної освіти.

Крім того, роботодавці часто вимагають від претендентів наявність досвіду роботи в аналогічній сфері від одного року і вище. В основному, безпосереднім начальником адміністратора є керуючий. Посадова інструкція адміністратора передбачає, що у своїй діяльності він повинен керуватися статутом компанії, законодавчими актами, наказами і розпорядженнями начальства. Також він повинен враховувати керівні акти, і, власне, саму інструкцію.

Знання

Поступаючи на роботу, у співробітника повинні бути певні знання, у тому числі він повинен ознайомитися з постановами, розпорядженнями, наказами та іншими нормативними матеріалами, що належать до сфери його діяльності. Крім цього, він повинен вивчити правила і способи організації роботи обслуговуючого персоналу.

Працівник повинен знати організаційну і штатну структуру, мається на увазі, які у його підлеглих обов’язки, повноваження та умови праці. Щоб правильно і якісно виконувати обов’язки адміністратора, співробітник повинен вивчити види послуг, які надає компанія, де він працевлаштований, знати, як правильно складати звітні документи, використовувати на практиці ділове спілкування та етикет. Також співробітникові потрібно мати знання в області права і маркетингу.

Функції

При вступі на роботу, на працівника покладаються певні функції. Він займається запобіганням і ліквідацією конфліктів, приймає від клієнтів претензії і зауваження, щодо неякісного обслуговування в установі, де він працевлаштований. Крім цього, обов’язки адміністратора включають в себе консультування відвідувачів щодо питань, пов’язаних з наданням послуг і продажу товарів, а також бонусних програм та акцій. Він повинен налагоджувати роботу персоналу, підвищуючи ефективність обслуговування, а також створюючи комфортні умови для відвідувачів і працівників. Працівник контролює порядок, чистоту у відвідинах і роботу прибиральників.

Обов’язки

Основні функції адміністратора включають в себе інформування персоналу про прибуття клієнтів, фіксацію даних відвідувачів в клієнтську базу, звітність перед керівництвом щодо виниклих проблем і конфліктних ситуацій. Крім цього, адміністратор зобов’язаний контролювати дотримання працівниками дисципліни, та інших пунктів статуту організації.

Він повинен виконувати всі доручення свого начальника, контролювати збереження товарів та інших матеріальних цінностей, норми оформлення залів, розміщення, стан і заміну рекламної продукції. Також саме цей співробітник стежить за тим, щоб весь персонал виконував розпорядження начальства.

Інші функції

Посадова інструкція адміністратора припускає, що він повинен займатися підготовкою матеріального і технічного забезпечення перед переговорами з майбутніми клієнтами та партнерами компанії. Співробітник веде звітність і фіксує це документально. Крім цього, він проводить телефонні розмови, займається обробкою звернення клієнтів, контрагентів інших організацій та службовців державних органів.

Права

Інструкція з охорони праці для адміністратора передбачає, що працівник має певні права, в тому числі приймати самостійні рішення, якщо вони не виходять за рамки його компетенції. Також цей фахівець має право представляти інтереси компанії, перестати виконувати свої функції, якщо є небезпечна ситуація, що загрожує його здоров’ю та життю, підписувати документацію, яка входить в його компетенцію.

У працівника є право повідомляти керівництво про виявлені проблеми в роботі організації та пропонувати шляхи їх вирішення, а також вносити пропозиції щодо підвищення ефективності його діяльності і роботи всієї компанії. Він має право співпрацювати з іншими підрозділами установи для вирішення покладених на нього завдань, запитувати інформацію і документи, а також вимагати від керівництва створення нормальних умов праці.

Відповідальність

Працівник несе відповідальність за недолжное виконання своїх обов’язків, а також за порушення правил інструкції з пожежної безпеки для адміністратора. Його можуть притягнути до відповідальності, якщо він повідомив своєму керівництву або клієнтам організації недостовірну інформацію. Він відповідає за якість ведення звітних документів, за порушення норм етикету в спілкуванні з відвідувачами і за наслідки самостійно прийнятих рішень.

Його можуть притягнути до відповідальності, якщо він неправомірно розпорядився особистими даними клієнтів, розголошував конфіденційну інформацію та комерційну таємницю розкрив. Він відповідальний за заподіяння матеріального збитку компанії, де він працевлаштований, державі, контрагентів або співробітників фірми. Крім цього, працівник несе відповідальність за порушення правил та статуту компанії.

Вимоги до адміністратора

Коли професія тільки впроваджувалася в ділову сферу країни, вимоги до співробітників були не дуже серйозними, вистачало навіть просто наявності середньої освіти. Досвід роботи також мало цікавив роботодавців. Зараз же умови посилилися, і компанії вимагають від претендентів не тільки наявність вищої освіти у сфері економіки або менеджменту, але і знання іноземних мов, вміння використовувати персональний комп’ютер і вести ділову документацію.

Що стосується особистих якостей, то роботу отримає людина з грамотно поставленим мовленням, має приємну зовнішність. Дуже важлива комунікабельність, вміння правильно проводити телефонні розмови і вирішувати конфліктні ситуації.

Висновок

Типова інструкція адміністратора містить в собі основні відомості, необхідні працівникові для розуміння його місця в компанії. Її пункти можуть змінюватися в залежності від організації, її масштабу і потреб керівництва. Без узгодження цього документа працівник не має права приступити до своїх обов’язків. Для отримання посади претендент повинен відповідати вимогам компанії, мати певні знання та особисті якості, необхідні для якісного виконання покладених на нього функцій і поставлених перед працівником завдань.