Загальні вимоги
Перше, на що ми звертаємо увагу, отримавши листа, – це папір. Згідно з вимогами етикету ділового листа папір для нього завжди повинна бути кришталево чистою і ні в якому разі не пом’ятою. У адресатів послання складеться краще враження про організацію, якщо лист виявиться написаним на фірмовому бланку з емблемою компанії. Перша сторінка не нумерується, на всіх інших проставляються арабські цифри.
Є ще один дуже важливий момент в етикеті ділового листування. Діловий стиль письма передбачає високу грамотність і відсутність орфографічних помилок. Тому в тому випадку, якщо в знанні російської граматики спостерігаються пропуски, рекомендується не поспішати з відправкою кореспонденції, а перевірити її на наявність можливих недоліків.
Також загальною рекомендацією для паперового, так і для електронного листа є побажання не вживати у своїй письмовій промови складних конструкцій – таке доречно тільки в юридичних документах. Не слід використовувати і скорочення – виключно загальноприйняті. А ось в норму ділового етикету входять різноманітні штампи і арго – це професійний жаргон. Весь документ витримується в офіційно-діловому стилі.
Ще один важливий момент, який читається з листа: воно повинно бути максимально ввічливим і доброзичливим. Ні про яку нетактовності, брутальності не може йти і мови. Крім того, діловий лист припускає конкретику, чітке виклад своїх думок.
Якщо адресат листа не володіє російською, текст послання слід складати на його мові, або на міжнародному – англійською. До речі, написаний подібний документ повинен бути тільки на одній стороні аркуша, друга в обов’язковому порядку залишається чистою.
Оформлюючи документи, треба стежити за тим, щоб не було переносів. Сам текст набирати необхідно через півтора-два інтервали, з шириною полів зліва в два сантиметри.
