Електронний лист: діловий етикет
Другий можливий варіант листування по електронній пошті. Тут теж існує цілий ряд своїх особливостей. Так, наприклад, якщо послання адресат отримає вперше, то необхідно почати його з представлення власної компанії, опису своєї діяльності, з можливих завдань, які передбачається виконувати. При тривалому листуванні потрібно зберігати історію минулих листів, на основі яких будується кожне наступне послання.
У першому листі неодмінно має бути присутнім привітання та звернення. У наступних, при необхідності швидкого відповіді, можна звернення опустити (якщо це доречно). В інтернет-спілкуванні багато хто не вважають за потрібне ставити знаки пунктуації, а також пишуть без великих літер. У діловому етикеті електронного листа подібне неприпустимо.
Розмір електронного листа не повинен бути занадто великим – як правило, він вдвічі менше паперового аналога. У тому ж випадку, якщо потрібно повідомити адресату великий обсяг відомостей, що в тілі листа необхідно вказати лише коротку супровідну запис, а сам матеріал прикріпити як вкладення вордовским або будь-яким іншим файлом, – так того вимагає етикет ділового листа по електронній пошті. Приклад такого послання може бути таким: «Добрий день, шановний пане Іванов! Надсилаємо Вам зразки наших рекламних буклетів. Ви можете ознайомитися з ними у вкладенні…».
Що стосується підпису, то вона зобов’язана. Можна підписуватися в кінці кожного листа, а можна зробити автоматичну підпис, який буде проставлятися машинально. Подібним варіантом часто користуються представники великих компаній. Підпису необхідно вказувати свої ім’я, прізвище, посаду, контактну інформацію, місце роботи. Оформити її потрібно таким чином, щоб вона вклалася в сімдесят символів і займала не більше п’яти-шести рядків.
Потрібно сказати кілька слів про відповіді на послання. Діловий етикет електронного листа передбачає отримання відповіді на повідомлення протягом двох діб – не більше. Якщо ж потрібно ще час, слід повідомити про це співрозмовника. Відповідна реакція на всі повідомлення підтримує репутацію компанії або підприємця. Для того щоб знати точно, чи дійшло до адресата лист, можна скористатися функцією повідомлення про отримання підтвердження про доставку прийде автоматично. Крім того, не забороняється зробити контрольний дзвінок.
