Нюанси
У ділового листа є своя чітка, особлива структура. При цьому єдиного стандарту оформлення паперових документів не існує: у різних компаній можуть бути свої варіації. Дотримуються вони лише певного складу частин письма: у них неодмінно повинні бути “шапка”, привітання, основна частина і прощання. Не потрібно забувати і про особисту підпис в кінці листа.
До речі, так зване обрамлення послання – початкові і завершальні фрази – іменуються этикетной рамкою. Саме вона допомагає налагодити з адресатом потрібні відносини. Крім того, правила етикету ділових листів та приклади їх написання демонструють вживання в посланнях різноманітних мовних кліше (про них буде сказано далі).
Важливим нюансом оформлення ділового листа залишається правильно використане звернення. До революції в нашій країні в ходу було звернення “пане” або “пані”: воно вважалося універсальним, так називали кого завгодно. Тепер такого універсального звернення немає, хоча часто в ділових листах зустрічається слово “пан” або “пані” – втратив раніше свою популярність, воно поступово знову повертається в обіг. Звернутися так можна до ділового партнера, посадовій особі, але не до клієнта або колезі.
Найбільш поширеним і універсальним в даний час вважається звернення “Шановний” або “Шановний пане”, але насправді не є таким і воно. Подібним чином, наприклад, можна звернутися до так званих віпам – особливо важливим персонам, якими вважаються губернатори, мери, президенти. В даному випадку починати свій лист потрібно з обігу “Вельмишановний” (ще варіант – “Вельмишановний”).
Якщо послання адресоване відразу кільком людям, і всі вони є представниками однієї професії, доречним буде використання такого звернення, як “Шановні колеги” (у разі, якщо всі адресати – жінки, допускається написати “Шановні пані”, якщо ж чоловіки “Шановні добродії”). Якщо лист направлено на адресу однієї людини, категорично забороняється використовувати поіменне або пофамильное звернення. Подібне можливе лише у вищевказаному випадку (коли адресатом є група осіб) або при взаємодії з юридичною особою.
Що стосується завершення послання, то потрібно пам’ятати: воно не менш значуще, ніж початок. Саме в кінці листа висловлюється сподівання на подальше співробітництво, впевненість у благополучному та/або швидкому вирішенні питання тощо. Тут не слід також вказувати на мали місце раніше складності – наприклад, на затягування з відповіддю або взагалі неотримання такого. Дані фрази вважаються негативними знаками етикету ділових листів і розглядаються як небажання продовжувати стосунки, а також як неповага до співрозмовника. Важливо розуміти, що це неприпустимо.
