Будь-які дії, що вчиняють нотаріуси, підлягають реєстрації у спеціальному реєстрі за відповідним номером. Цей номер зазначається в удостоверительных написах і на всіх примірниках документа, який оформлюється. Реєстрація нотаріусами своїх дій – найважливіший ознака, що відрізняє нотаріальну діяльність від будь-якої іншої. Зважаючи на специфічність роботи цих осіб Міністерства юстиції і Федеральна нотаріальна палата спільно затвердили Правила нотаріального діловодства. У статті розглянемо основні з них.
Структура діяльності
Нотаріальне діловодство включає в себе кілька напрямків:
Контроль за виконанням Правил нотаріального діловодства державними конторами покладається на Мін’юст. Перевірка приватнопрактикуючих нотаріусів здійснюється цим же відомством, але разом з нотаріальними палатами.
Особливості ведення реєстрів
Згідно Правил нотаріального діловодства, всі реєстри прошнуровуються, а їхні аркуші – нумеруються. Кількість аркушів засвідчується підписом компетентної посадової особи органу юстиції за відповідним нотаріальному округу та скріплюється печаткою. Кількість сторінок у реєстрах приватного нотаріуса підписується посадовою особою палати, членом якої є нотаріус, а також співробітником ИФНС, розташованої за місцем його діяльності.
З дозволу палати або органу юстиції допускається вести кілька реєстрів. У такому випадку кожен документ отримує самостійний індекс. На документах номери вказуються так: № 1-1, № 1-2, № 2-1 та ін Перша цифра вказує на номер індексу, друга є порядковим номером запису.
Якщо самостійні реєстри призначені для фіксації нотаріальних дій певного виду, до індексу повинна бути додана літера, яка вказує на них. Приміром, № 1К використовується для засвідчення вірності копій, № 3И – для фіксації виконавчого напису, № 4Н – реєстрації св-во про спадщину. Номери на документах при цьому будуть виглядати так: № 1К-1, № 3И-2, № 4Н-3 та ін.
Структура реєстрів
В документі присутній 7 граф. Перша призначена для зазначення порядкового номера нотаріальної дії. Нумерація починається з нового року і триває протягом нього. У кожному наступному реєстрі вона триває. Номер реєстрації дії і календарне число, відображене у 2-й графі, повинні збігатися з даними, зазначеними на документах.
Перед оформленням повинна бути встановлена особистість заявника. У зв’язку з цим у третій графі фіксуються дані про особу та її місце проживання. Від імені заявника може діяти представник. У такому разі в графі наводяться їх Ф. В. О.
Перед посвідченням угод та деяких інших юридичних подій нотаріусу слід перевірити дієздатність звернулися суб’єктів. Для цього необхідний документ, що засвідчує особу. Четверта графа носить саме таку назву. У ній відображаються реквізити відповідного документа, рік народження заявника, чим підтверджується його дієздатність.
У п’ятій графі міститься опис нотаріальної дії. ФЗ “ПРО нотаріат” допускає ситуації, коли примірник оформленого документа залишається в нотаріальній конторі. У таких випадках його вміст у реєстрі можна не наводити, а коротко вказати найменування. Наприклад, може зазначатися у графі “Заповіт”, “Договір дарування” та ін
У шостій графі фіксується сума державного мита або тарифу, величина якого їй відповідає. При цьому окремо наводиться розмір відрахування за вчинення юридично значущих дій і складання документів. Якщо для документа заявника або законом передбачено можливість звільнення від сплати державного мита, відповідні відомості повинні міститися в гр. 6. У таких ситуаціях суб’єкти, яким видаються документи, у сьомій графі вказують, що отримали їх безкоштовно.
Відповідно до Правил нотаріального діловодства, зміни та виправлення в документах повинні обумовлюватися нотаріусом. Реєстри слід поводитися акуратно. Заштриховывание і підчистки не допускаються. Якщо були допущені помилки в нумерації, складається спеціальний акт, що фіксує відповідний факт. Він долучається до реєстру. Вільні рядки в документі прокреслюються. В реєстрі не повинно залишатися порожніх граф.
Документообіг в нотаріальному діловодстві
Одним з основних документів, що видаються нотаріусом, є свідоцтво, яке засвідчує право на спадщину. Воно готується на чистому аркуші або спеціальному бланку. Печатки і штампи нотаріус використовує при засвідченні свідоцтв відповідно з Інструкцією. Зміст документів викладається за формами, затвердженими Мін’юстом.
У свідоцтві, що засвідчує право спадкування, обов’язково описується склад майна, наводиться його оцінка. Якщо до наступникам переходить нерухомість, зазначається її адреса. У разі спадкування грошових вкладів їх величина не наводиться.
При спадкуванні майна, щодо якого були реалізовані охоронні заходи, у свідоцтві може бути посилання на опис, складений нотаріусом. При цьому вказується дата опису і вартість цінностей. Якщо в складі майна присутні речі, щодо яких право власності може виникнути виключно після держреєстрації, свідоцтва на них видаються окремо або відповідні об’єкти зазначаються відокремлено.
При спадкуванні за заповітом декількома спадкоємцями конкретних цінностей в нотаріальному документі вказуються предмети, що переходять до кожного особі, та їх оцінка. Треба сказати, що в сучасній практиці одне свідоцтво на кілька спадкоємців практично не видається. При цьому не має значення, як саме здійснюється спадкоємство за законом або заповітом, вказані чи ні конкретні речі або майно успадковується в частках. Справа в тому, що свідоцтво – це правовстановлюючий документ. У громадян нерідко виникають проблеми при реєстрації прав, коли він знаходиться у когось одного. Сьогодні нотаріуси, як правило, оформляють свідоцтво кожному спадкоємцю на конкретні цінності, частку або вид майна.
Успадкування нерухомості
У рамках нотаріального діловодства РФ оформлення свідоцтв, що засвідчують перехід нерухомих об’єктів і транспортних коштів від власника до наступникам, здійснюється з дотриманням спеціальних вимог.
Так, у змісті документа зазначаються:
У свідоцтві має бути вказівка на його обов’язкову реєстрацію за адресою розташування майна.
Посвідчення фактів
При вчиненні цієї нотаріальної дії також оформляється свідоцтво. При його видачі слід враховувати ряд особливостей. Якщо посвідчення факту здійснювалося не в нотаріальній конторі, необхідно вказати точну адресу, за якою було здійснено дію. Обов’язково наводиться назва лікувального закладу, якщо документи засвідчувалися там.
Нотаріальні дії щодо неповнолітніх
При оформленні свідоцтв необхідно вказувати, що громадянин, який не досяг 18 років, з’явився у супроводі батьків. Якщо неповнолітній прийшов до нотаріуса з опікуном чи піклувальником, то слова “батько (мати)” замінюються відповідними словами. При цьому у свідоцтві зазначається, що особистість суб’єктів встановлена, і перевірений факт призначення особи опікуном/піклувальником.
Передача заяви
Свідоцтво, що посвідчує даний факт, може викладатися на звороті примірника. Якщо заявник просить відобразити зміст відповіді або вказати, що відповіді не послідувало, відповідна інформація також вноситься в св-во. Формулювання можуть бути такими: “На заяву від “__”_______20__р. отримана наступна відповідь” або “Відповідь на заяву до “__”_______20__р. не отримано”.
Посвідчувальний напис
При прийомі документів на зберігання нотаріусу слід скласти їх опис. Вона візується особою, що надала документи, і самим нотаріусом. Опис має бути скріплена зі свідоцтвом про прийняття паперів.
Відповідно до основ нотаріального діловодства, документи визнаються остаточно оформленими тільки після вчинення посвідчувального напису та візування. Після цього вчинений нотаріусом дія підлягає реєстрації в реєстрі.
Зміст посвідчувального напису посадова особа може надрукувати на комп’ютері, акуратно написати від руки або проставити мастичным штампом. У тексті повинні бути розбірливо і чітко зазначено прізвище та ініціали самого нотаріуса, назва контори. ФЗ “ПРО нотаріат” допускає використання спеціальних штампів з прізвищем нотаріуса.
Як правило, посвідчувальний напис викладається на лицьовій частині документа. Однак вона може бути присутнім і на зворотному боці. У першому випадку навпроти напису на зворотній частині документа нотаріус ставить прочерк. У другому – на лицьовому боці зазначається частина назви населеного пункту, в якому знаходиться контора, а на зворотному – частина найменування.
Якщо напис на документі не міститься, її можна викласти на окремому бланку, прикріпленому до удостоверяемой папері. У цьому випадку усі аркуші мають бути прошнуровані, а їх кількість завіряється печаткою та підписом нотаріуса.
Посвідчення угод
У тексті довіреностей, договорів, заповітів дату здійснення вказують словами. У зв’язку з цим у змісті посвідчувального напису календарне число може стояти в скороченому варіанті. Наприклад, 1 квітня 2018 р.
Якщо сторонами був наданий договір, оформлений належним чином та підписаний, в напису нотаріус не вказує, що угода була підписана в його присутності. Замість цього використовується наступна формулювання: “Сторони підтвердили, що договір підписаний ними”. Дана вимога поширюється на будь-які документи, завізовані особами не в присутності нотаріуса.
Якщо громадянин, який попросив про вчинення нотаріальної дії, не може розписатися у документі по хворобі або з інших причин, за нього це може зробити інша особа. Даний факт в обов’язковому порядку відображається в посвідчувального напису. В даний час громадяни часто звертаються з проханням зробити відразу ж і переклад документа. У таких ситуаціях в посвідчувального напису нотаріус зазначає про скоєння 2 нотаріальних дій.
Видача дублікатів посвідчених документів
Нотаріуси надають виписки з реєстрів на письмове прохання зацікавленої особи, у відношенні або за дорученням якої вчинялася дію, на письмовий запит суду (арбітражного у т. ч.), органів дізнання/слідства, прокуратури.
У разі втрати виданих чи засвідчених документів оформляються їх дублікати. Нотаріуси оформляють дублікати заповітів, отриманих на зберігання від осіб, уповноважених засвідчувати їх у відповідності з чинним законодавством.
Видача документів замість втрачених здійснюється з дотриманням правових положень, які стосуються збереження конфіденційності нотаріальних дій. Дублікат повинен містити весь текст посвідченого папери. На ньому також повинна бути посвідчувальний напис.
Закон допускає видачу дубліката заповіту заповідачеві. Після його смерті документ надається спадкоємцям при наданні ними св-ва про смерть. Якщо спадкоємці, зазначені в заповіті, померли, дублікат видається їх спадкоємцям. При цьому вони повинні надати св-ва про смерть початкового заповідача та його спадкоємців. При необхідності пред’являються папери, що підтверджують родинні зв’язки із спадкодавцем.
Діловодство приватнопрактикуючих нотаріусів
Воно здійснюється по тих же правилах, які передбачені для державних нотаріальних контор і закріплені в Інструкції. Організація діловодства нотаріусами у відповідності з діючими нормами має найважливіше значення для належного виконання нотаріусами прийнятих ними зобов’язань.
У кожній конторі, кожним частнопрактикующим посадовою особою повинен вестися облік документів може здійснюватися контроль їх виконання. Для цього необхідно вести журнали вхідної та вихідної кореспонденції, розносну книгу для внутрішніх паперів, книгу скарг і пропозицій, контрольну картотеку або папку.
За належну організацію та ведення справ у державній конторі відповідає керівник. За правильний документообіг приватного нотаріуса несе відповідальність він сам. При цьому він має право призначити іншу відповідальну особу, якщо в конторі є інші посадові особи або їх помічники.
Службові документи
Їх підготовка здійснюється у відповідності з правилами, затвердженими Мін’юстом, вимог нормативних актів СРСР і РРФСР, що зберегли силу. Дане положення поширюється і на ведення реєстрів, оформлення документів, у т. ч. щодо дій за кордоном.
При оформленні організаційно-розпорядчої документації посадові особи зобов’язані керуватися Інструкцією з діловодства, дотримуватися вимоги положень Єдиної системи діловодства.
На будь-якому папері вказується найменування (довідка, наказ, звіт тощо), а також заголовок. Він формулюється безпосередньо упорядником і повинен бути коротким, точно відображає зміст тексту.
При написанні адреси необхідно дотримувати ряд вимог. Так, у документі повинна бути інформація про одержувача. Назва установи (його підрозділу), наводиться в називному відмінку, а Ф. І. О. та посада адресата – у давальному. Після назви зазначається поштова адреса.
Календарне число і рік до дати зазначаються цифрами, а місяць – прописом. Якщо для складання документу використовувався чистий аркуш, а не бланку, дату проставляють внизу з лівого боку нижче підпису. До її складу входить найменування посади громадянина, що підписує папір, і розшифрування підпису.
