Структура реєстрів
В документі присутній 7 граф. Перша призначена для зазначення порядкового номера нотаріальної дії. Нумерація починається з нового року і триває протягом нього. У кожному наступному реєстрі вона триває. Номер реєстрації дії і календарне число, відображене у 2-й графі, повинні збігатися з даними, зазначеними на документах.
Перед оформленням повинна бути встановлена особистість заявника. У зв’язку з цим у третій графі фіксуються дані про особу та її місце проживання. Від імені заявника може діяти представник. У такому разі в графі наводяться їх Ф. В. О.
Перед посвідченням угод та деяких інших юридичних подій нотаріусу слід перевірити дієздатність звернулися суб’єктів. Для цього необхідний документ, що засвідчує особу. Четверта графа носить саме таку назву. У ній відображаються реквізити відповідного документа, рік народження заявника, чим підтверджується його дієздатність.
У п’ятій графі міститься опис нотаріальної дії. ФЗ “ПРО нотаріат” допускає ситуації, коли примірник оформленого документа залишається в нотаріальній конторі. У таких випадках його вміст у реєстрі можна не наводити, а коротко вказати найменування. Наприклад, може зазначатися у графі “Заповіт”, “Договір дарування” та ін
У шостій графі фіксується сума державного мита або тарифу, величина якого їй відповідає. При цьому окремо наводиться розмір відрахування за вчинення юридично значущих дій і складання документів. Якщо для документа заявника або законом передбачено можливість звільнення від сплати державного мита, відповідні відомості повинні міститися в гр. 6. У таких ситуаціях суб’єкти, яким видаються документи, у сьомій графі вказують, що отримали їх безкоштовно.
Відповідно до Правил нотаріального діловодства, зміни та виправлення в документах повинні обумовлюватися нотаріусом. Реєстри слід поводитися акуратно. Заштриховывание і підчистки не допускаються. Якщо були допущені помилки в нумерації, складається спеціальний акт, що фіксує відповідний факт. Він долучається до реєстру. Вільні рядки в документі прокреслюються. В реєстрі не повинно залишатися порожніх граф.
