Важливі аспекти
У нормі терміни, в які в рамках контролю виконання документів здійснюються попередні перевірки, фіксуються у документації, що регламентує роботу підприємства. Якщо регламенту немає, тоді вказівку на такі правила повинне бути в інструкції або посадових обов’язки діловода.
Має право зняти офіційний папір з контролю керівник, згідно з рішенням якого контроль був введений. На підставі доручення вищестоящого особи це може зробити делопроизводственная служба. Про факт зняття з контролю ставиться відповідна відмітка в реєстраційній системі, автоматизованої облікової. Документ, зазначений як виконаний, для тривалого зберігання направляється в справу. Повідомленням про це стає заповнення 28-го реквізиту.
Зміна статусу
Щоб офіційну папір віднести до числа виконаних, необхідно в реальності виконати всі ті доручення, які прописані в її тексті. Виконання повинно мати підтвердження у документальній, офіційній формі. Призначений виконавцем по папері посадова особа зобов’язана відзвітувати перед керівництвом за підсумками проведеної роботи. Крім того, звіти необхідно надати вищестоящим організаціям, інстанціям, особам, якщо такі зацікавлені в отриманні інформації. У деяких випадках посадова особа отримує проект на доопрацювання або стикається з додатковими дорученнями. У цій ситуації говорити про виконання документації рано. Якщо документ був переданий на виконання від однієї посадової особи до іншої, важливість його контролю не зменшується, делопроизводственная служба в будь-якому випадку повинна відслідковувати дотримання термінів, а також контролювати перенесення таких, якщо в цьому є необхідність. Служба, відповідальна за контроль за роботою над документами, може порахувати, що підготовлене посадовою особою за формою, суттю, змістом не відповідає виданим керівництвом завдання. У такій ситуації документацію направляють виконавцю на обробку, не зрушуючи часові рамки.
Всі відомості (як про процес контролю за документацією, так і її підсумки) повинні чітко фіксуватися в обліковій системі. Час від часу інформацію зводять воєдино, аналізують, надають на розгляд керівнику. Найбільш поширена практика – щомісячні звіти про роботу діловодної служби. Керівнику направляють документ у вигляді зведення. Його структуру зазвичай встановлюють в інструкції з виробництва, з місяця в місяць папери надходять, оформлені за однаковим шаблоном. Це спрощує порівняння підсумків за різний час. Результати проведеного аналізу допомагають зрозуміти, які слід вжити заходів для підвищення ефективності робочого процесу та прискорення обробки документації. Конкретні посадові особи відповідальні за формулювання пропозицій щодо оптимізації роботи, а керівники приймають рішення, що з цього слід втілювати і в які часові рамки необхідно виконати роботу.
