Що робити?
Контроль виконання документів і доручень починається з формування такої системи, через яку можна стежити, в який момент виповнюється документація в межах компанії. Необхідно опрацювати систему таким чином, щоб через неї відображалися як вхідні документи, так і надсилаються зовнішнім адресатам, сформовані і призначені для внутрішньої взаємодії. Звичайно, увагу необхідно приділяти не всім без винятку, а в першу чергу важливих документів, щодо яких керівники сформулювали свої вказівки щодо подальших заходів, операцій. Співробітники, відповідальні за виконання такої системи, повинні узагальнювати дані, отримані при аналізі всього обсягу документації, доводити їх до керівників. Їх завдання – надавати інформацію в такій формі, щоб її можна було легко зрозуміти, сприйняти, проаналізувати та зробити правильні висновки. При необхідності посадові особи відповідальні за надання роз’яснень стосовно зібраної статистики.
Програма контролю виконання документів дозволяє зрозуміти, які проблеми є всередині компанії, які недоліки спостерігаються, а значить, сформулювати припущення щодо вдосконалення чинної системи. Ідеї, що допомагають прискорити потоки документації, їх обробку, а отже, зміцнити дисципліну виконавців, можуть бути реалізовані – це залишається на розсуд керівників компанії. У будь-якому випадку саме контролююча система – основне джерело корисних, об’єктивних відомостей. Без них приймати адекватні рішення щодо удосконалення документообігу не представляється можливим.
