За чим стежимо?
Контроль виконання документів у діловодстві реалізується стосовно деяким категоріям документації – немає необхідності відстежувати всі без винятку папери, які надходять у фірму, що формуються всередині або спрямовані зовнішнім адресатам. В обов’язковому порядку доведеться контролювати в першу чергу вказівки, документи, рекомендації, направляються підприємству вищестоящими інстанціями, структурами, органами. Не менш важливі розпорядчі документи, прийняті в межах конкретної компанії, а також специфічна документація, запроваджена на основі вибраного підходу до управління підприємством. Якщо керівником встановлені терміни виконання, значить, вони повинні дотримуватися беззастережно. Якщо стосовно певного типу документів прийнято наказ, що регламентує часові проміжки, такі теж треба виконувати без найменших відхилень.
Не завжди облік і контроль виконання документів – сферу відповідальності служби документообігу. Керівництво може прийняти рішення про покладення таких обов’язків на кожного працевлаштованого в межах компанії. В даний час така практика поширюється все ширше. Іноді керівники беруть контроль на себе, іноді – призначають відповідальних за це, приміром, начальників підрозділів, відділів. Можна покласти контроль за підготовкою документа на будь-якого працівника, якому це максимально близько в силу специфіки його посади. Відділ, що відповідає за документообіг, повинен централізувати всі процеси, відстежуючи виконання важливих паперів. Тільки такий підхід допомагає зробити паперову роботу в межах компанії результативної, ефективної, уникнути «проколів».
