Важливі моменти
Особи, на яких покладено здійснення контролю за виконанням документів, повинні пам’ятати, що документація, яка прибула в організацію, виконується протягом одного місяця з моменту надходження, якщо у тексті документа або резолюції керівника немає ніяких спеціальних вказівок, а також офіційна папір не підпадає під перелік типових документів. Якщо ж у тексті є конкретні терміни, в яких, наприклад, інформація повинна спрямовуватися адресату, тоді надійшов ставлять на контроль, враховуючи ці часові обмеження. Іноді такі рамки більше стандартних, іноді – значно коротше.
Важливо забезпечити коректний контроль виконання документів, що надходять від вищестоящих інстанцій, організацій, включають якісь доручення. Зазвичай така офіційна папір містить терміни, в які всі повинно бути виконано. Якщо документ надходить від колегіального органу, належить до числа розпорядчих, як правило, у тексті також є терміни стосовно до кожного з пунктів. Якщо такого не прописано чітко, необхідно орієнтуватися на типові правила та рішення керівництва підприємства. Цілком можливо, що вхідний документ містить питання, вже не раз зустрічався в робочій практиці компанії. Оптимальний підхід у цьому випадку – сформулювати загальну групу такої документації та відобразити правила роботи з нею у внутрішній інструкції. Це допоможе оптимізувати роботу та скоротити терміни аналізу документів.
