Крок за кроком
Загальноприйняті етапи контролю виконання документів передбачають послідовну постановку офіційної папери на контроль, перевірку того факту, що вона доведена до виконавця, попередню відстеження сформованих у ході її виконання документів, рішень. При цьому керівник може регулювати хід виконання доручення. За підсумками роботи документацію знімають з контролю, після чого всі результати аналізують, враховують, узагальнюють.
Самий перший і самий важливий крок реєстрації і контролю виконання документів – виявлення, що конкретна офіційна папір підлягає такій обробці в межах компанії. Постановка на контроль фактично відбувається в той момент, коли деякий документ формується в межах підприємства або надходить сюди від зовнішнього адресата. Вже в тексті може міститися строго визначена дата, до якої всі доручення повинні бути виконані. У деяких випадках строки встановлюються спеціальним переліком для типової документації – це стосується ситуації, коли офіційна папір підпадає під один із пунктів такого списку. Постановкою на контроль займається служба, яка реалізує документообіг у межах компанії. Послідовність проста – реєстрація, слідом – постановка на контроль. Індивідуальні строки може призначити керівництво підприємства, розглядаючи вхідний документ і сформулювавши на нього резолюцію. Це також стає приводом для постановки на контроль.
Технологія контролю виконання документів вимагає особливу увагу звертати на тип документації, що обробляється службою, відповідальними особами. Якщо така належить до числа розпорядчої, тоді необхідно контролювати кожне з рішень, представлених у тексті офіційної папери. Класичний приклад – наказ вищестоящого органу. Для кожного пункту необхідний чіткий, беззастережний контроль. Якщо в документі є доручення, завдання, їх виконання також доведеться відстежувати.
